Van ambitie naar adoptie: de Copilot-aanpak van Amarant
Veerle Huinen, mei 2026
“Hoe je AI in de zorg niet alleen implementeert, maar ook echt laat landen in de organisatie.”
‘Hoe zorgen we ervoor dat onze ca. 5.500 medewerkers op een veilige én zinvolle manier met AI gaan werken?’ Met die vraag stapte Nina de Gouw, Projectmanager Digitalisering bij Amarant, in november 2025 bij haar nieuwe werkplek binnen. Er was al veel te doen over AI in de organisatie, en het werd ook door sommigen gebruikt, maar er waren nog geen stappen gezet om er écht mee aan de slag te gaan. Aan Nina de taak om Microsoft 365 Copilot in de organisatie te brengen, onder forse tijdsdruk, met een diverse pilotgroep van 200 collega’s. In dit artikel vertelt zij hoe die reis tot nu toe is verlopen: van een hectische start, via 13 decentrale copilotreizen, tot de eerste stappen met Agents.
Amarant is een grote zorgorganisatie in Noord-Brabant met zo’n 5500 medewerkers, 1400 vrijwilligers en zo’n 6000 cliënten. Ze biedt ondersteuning, zorg en behandeling aan kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking, autisme of niet-aangeboren hersenletsel. “Toen ik begon bij deze mooie organisatie, hadden we al wel AI-ambities, maar er gebeurde nog vrij weinig in de praktijk”, vertelt Nina. “En tja, die nieuwe technologie is er wél. Die kun je niet omzeilen. Je kunt als organisatie wel zeggen ‘het komt er niet’, maar je ziet hoeveel het kan opleveren bij andere organisaties, zowel binnen als buiten onze sector. Wij wilden niet aan de zijlijn blijven staan en óók aan de slag met AI. Maar wel op een manier die bij ons past.”
“Wij wilden niet aan de zijlijn blijven staan en óók aan de slag met AI. Maar wel op een manier die bij ons past.”
Niet alleen techniek, maar vooral adoptie
De keuze om de eerste stappen in de wereld van AI te gaan zetten met Copilot, lag voor de hand: Amarant werkt al volop met de Microsoft 365 suite. “We zagen meteen de voordelen van Copilot binnen onze bestande digitale werkomgeving in Teams en Outlook. Bijvoorbeeld voor notuleren bij vergaderingen, want dat doen we superveel, zeker bij de ondersteunende diensten. Maar ook teksten herschrijven, bestanden makkelijker vinden. Dat soort werk.”
Voor de partnerkeuze keek Nina samen met haar collega naar meerdere partijen. Uiteindelijk werd het e-office. “We hadden jullie al gesproken tijdens een round table bij Microsoft. De doorslag gaf dat jullie niet alleen kijken naar de techniek, maar ook naar de mens en de organisatie. Je kunt iets technisch wel inrichten en zeggen ‘het is geïmplementeerd’, maar dat wil nog niet zeggen dat het ook gebruikt wordt. De adoptie is voor ons de grootste uitdaging, en daar wilden we specifiek hulp bij. Bovendien hadden jullie Copilot al bij andere zorgorganisaties succesvol geïmplementeerd én geadopteerd. Dat gaf vertrouwen. We hebben zeker geen spijt van onze keuze! Ik zie écht verschil ten opzichte van andere projecten waar de mens niet centraal staat.”
“Je kunt iets technisch wel inrichten en zeggen ‘het is geïmplementeerd’, maar dat wil nog niet zeggen dat het ook gebruikt wordt. De adoptie is voor ons de grootste uitdaging, en daar wilden we specifiek hulp bij.”
Stevige pilot: 200 medewerkers, 13 groepen
Nina ging meteen aan de slag: het projectvoorstel werd in december 2025 geschreven, met de ambitie om in januari al van start te gaan. “We wilden graag van de mooie aanbieding op Copilot-licenties én funding vanuit Microsoft gebruik maken. Hiermee zouden zij de uitrol van Copilot bij Amarant financieel kunnen ondersteunen. Die kans wilden we niet laten schieten, dus we wilden zo snel mogelijk veel ervaring op gaan doen.” Begin januari werd als startmoment voor de pilot gekozen.
Maar echt een ontspannen start was het niet: “Het voorstel kon vlak voor de kerst niet meer getekend worden door alle vakanties. Voor we het wisten was het halverwege januari en hadden we al een achterstand op onze eigen planning.” Daarnaast moest het bestaande AI-beleid worden vertaald naar een tactisch AI-gebruikersbeleid en, een laag dieper, naar concrete werkafspraken. Daarbovenop kwamen een heleboel zaken die geregeld moesten worden vóór de pilot van start kon gaan: AI-geletterdheidstrainingen, webinars, een community in Teams en labeling met Microsoft Purview. “Allemaal belangrijke randvoorwaarden die moesten staan voordat de eerste groepen aan de slag konden.”
Amarant koos voor een stevige pilot: 200 medewerkers, verdeeld in 13 groepen, en niet ingedeeld per afdeling, maar op functie: collega’s met vergelijkbare rollen kwamen bij elkaar. “We hebben gekeken naar welke mensen overkoepelend werk doen. Beleidsadviseurs uit verschillende afdelingen zitten bijvoorbeeld samen in één groep. Managementassistenten en secretaresses ook. Zo kunnen ze van elkaar leren en use cases delen.” Er zitten niet alleen kantoorfuncties in de pilotgroep: ook behandelaars, gedragsdeskundigen, begeleiders zitten in de pilot, plus het zorgmanagement. “Een mooie dwarsdoorsnede van de hele organisatie. Ik heb persoonlijk contact opgenomen met alle divisiedirecteuren en concernmanagers om ze bij de pilot te betrekken. Ik was nieuw, dus zo leerde ik gelijk iedereen kennen. Dat vond ik eigenlijk heel mooi.”
Elke groep kreeg een groepsvertegenwoordiger uit eigen kring, die door e-office werd begeleid bij onder andere het organiseren van terugkomsessies en het invullen van de nul- en nameting. Per groep volgden vijf trainingen over het gebruik van Microsoft 365 Copilot. “Wat ik terug hoor, is dat de meeste mensen het echt heel positief hebben ervaren. Sommige toepassingen, zoals notuleren, mailen en herschrijven, leveren direct heel veel op. Bij Excel is de meerwaarde wat minder. Dat verschilt gewoon per applicatie en per persoon.”
Van pilotgroep naar organisatiebrede beweging
Parallel aan de decentrale reizen in de pilotgroepen, liep er een centrale campagne voor de overige medewerkers van Amarant, die (nog) geen betaalde licentie hebben. “Bij een organisatie van onze omvang willen we niet alles tegelijk neerleggen. We zijn pas eind vorig jaar overgegaan op de nieuwe digitale werkomgeving met Sharepoint, Teams en alles eromheen. Dat is voor sommige zorgmedewerkers nog steeds zoeken. Maar we zagen wél veel schaduw-AI: er werd veel gebruik gemaakt van AI-oplossingen die niet door onszelf werden aangeboden. Dat vormt een risico. Daarom zijn we in de centrale campagne, die zich richt op álle Amarant-medewerkers, gefocust op AI-geletterdheid en het veilige gebruik van Copilot Chat, de gratis Copilot variant. En natuurlijk op communicatie via intranet, mail en een AI-community, om iedereen de juiste informatie over het gebruik van AI op de werkvloer te geven.”
Het effect is zichtbaar in het Copilot-dashboard. “Toen de mailing uitging naar al onze collega’s over Copilot Chat, zagen we direct een piek in het gebruik. En die hield aan. Inmiddels gebruiken ongeveer 600 medewerkers Copilot Chat. En wat ik vooral mooi vind: we krijgen steeds vaker de vraag ‘mag ik óók een betaalde licentie?’. Het enthousiasme is aanstekelijk!” Inmiddels wordt er ook geëxperimenteerd met Agents.
“Het is prachtig om te zien wat er gebeurt zodra mensen het zelf in handen krijgen, zien wat het kan én er de vruchten van plukken.”
Eén van de mooiste plannen rondom Agents die Nina deelt gaat over de IT-Helpdesk-Agent. Oorspronkelijk was die als derde fase van het project ingepland: een agent die buiten kantoortijd eerste hulp kan bieden aan zorgmedewerkers die niet kunnen inloggen of een ander acuut IT-probleem hebben. Door omstandigheden viel die fase tijdelijk stil. “Maar vanuit puur enthousiasme is mijn collega tóch aan de slag gegaan”, lacht Nina. “In ongeveer vijf uur tijd heeft hij een agent gebouwd die de kennisbankartikelen uit ons ticketsysteem raadpleegt, antwoorden geeft op veelvoorkomende vragen zoals camera’s die niet doen of problemen met inloggen, en als iemand er nog niet uit is, dan vraagt de agent de contactgegevens uit en stuurt automatisch een mail die in ons ticketsysteem belandt. Het is prachtig om te zien wat er gebeurt zodra mensen het zelf in handen krijgen, zien wat het kan én er de vruchten van plukken.”
Balanceren tussen veiligheid en gebruiksgemak
Amarant heeft, vanuit een sterke focus op privacy en informatieveiligheid, een aantal Copilot-functies bewust dichtgezet. Zo staat de webzoekfunctie in de werk omgeving uit. “Daar zijn we wel tegenaan gelopen: we krijgen merkbaar minder bruikbare antwoorden terug. En je kunt geen geplande prompts meer doen met externe websites, of Agents bouwen die een externe bron raadplegen. Terwijl dat juist veel waarde kan opleveren.”
“Want als je iets dichtzet, schuiven mensen toch weer terug naar onveilige alternatieven buiten de organisatie. Dat is uiteindelijk een groter risico.”
Via gesprekken die e-office faciliteerde met andere zorgorganisaties kreeg Nina inspiratie en inzichten in een andere balans. “Daar staat de webzoekfunctie gewoon aan, en hun Functionaris Gegevensbescherming denkt actief mee: wat zijn de risico’s én wat zijn de voordelen? En eigenlijk is het risico minimaal en kun je het goed mitigeren met heldere werkafspraken en monitoring. Bij ons lag er bij de start veel focus op de risico’s. Maar door erover te spreken, en door wat we in de praktijk leren, schuift dat nu op. De stuurgroep heeft inmiddels uitgesproken dat we de webzoekfunctie liever weer aan willen zetten en we gaan dit dus ook opnieuw intern bediscussiëren. Want als je iets dichtzet, schuiven mensen toch weer terug naar onveilige alternatieven buiten de organisatie. Dat is uiteindelijk een groter risico.”
De resultaten van de pilot
Niet óf we doorgaan, maar hóe
Inmiddels zijn de mooie resultaten van de pilot bekend. De vraag is daardoor niet meer óf Amarant doorgaat, maar hoe het gebruik van Copilot veilig en duurzaam kan worden opschaald. Want van de 200 betaalde licenties werden er 197 actief gebruikt, naast 754 Copilot Chat-gebruikers, en het groeiend aandeel terugkerende gebruikers laat zien dat mensen Copilot structureel in hun werk opnemen. 96,7% gebruikt Copilot wekelijks. Dagelijkse gebruikers stegen van 49 naar 59 en de groep niet-gebruikers liep terug van 3 naar 0.
Het vaardigheidsniveau groeide mee: beginners daalden van 45 naar 10, gevorderden stegen van 19 naar 41. Nulmeting versus nameting verbeterde op een schaal van 1 tot 5 over de hele linie, met mooie scores op het gebied van kennis (2,53 → 3,33), kwaliteit (3,71 → 4,01), werkplezier (3,61 → 3,80), aanbevelen aan collega’s (3,82 → 4,22). Er zijn sterke scores behaald op draagvlak (95,8%), licentiebehoud-intentie (98,3%) en waardering voor de training (78,7%).
Wat deelnemers zelf zeiden
Ook de uitgesproken waardering was groot: “We willen Copilot nooit meer kwijt, het idee roept al angst op” (Zorgmanagement) en “Heb je het eenmaal, dan wil je het niet meer kwijt” (Informatiemanagement). De meerwaarde werd concreet verwoord met “Ik heb het nu verwerkt in mijn dagelijkse werk” (Inkoop) en “Veel tijdwinst behaald, vooral toegevoegde waarde om Copilot als kritische sparringspartner te gebruiken” (Directie).
Van Copilot naar een duurzame AI-beweging
Wat in de pilot al snel duidelijk werd: Amarant wil AI niet benaderen als een losse toepassing of experiment, maar als een duurzame beweging binnen de hele organisatie.
Dat vraagt om meer dan het inzetten van één oplossing zoals Microsoft 365 Copilot. Het vraagt ook om duidelijke governance: afspraken, kaders en eigenaarschap die ervoor zorgen dat AI veilig, verantwoord én schaalbaar wordt ingezet.
Tegelijkertijd wil Amarant het beheer overzichtelijk houden, bijvoorbeeld vanuit één centraal AI-platform. Maar de grootste uitdaging zit niet in de techniek. Die is vaak snel ingericht. De échte opgave is de organisatie meenemen in een nieuwe manier van werken. En juist die beweging geven Amarant en e-office stap voor stap samen vorm.
Het vervolg
De pilot heeft uitgewezen dat praktische training, directe toepassing in het werk en een gefaseerde uitrol het beste werken voor de adoptie van Copilot. Voor een duurzaam vervolg zijn nog duidelijkere afspraken over privacy en verantwoord gebruik, meer AI-geletterdheid, structurele begeleiding (key users, coaching, helpdesk) en een op orde gebrachte Microsoft 365/Teams-basis nodig.
Amarant blijft inzetten op Copilot, waarbij ze behouden wat werkt, gericht opschalen en randvoorwaarden parallel borgen. Dat betekent dat ze de 200 licenties behouden en kiezen voor brede toegang met gefaseerde begeleiding.
Stoppen doen we zeker niet!
En hoe ziet de toekomst eruit, nu de pilot eind juni afloopt? “Stoppen doen we zeker niet. Voor sommige groepen, zoals directie en managers, zien we een paar uur tijdwinst per week. We houden de 200 licenties in ieder geval. De vraag die nu speelt per groep is of we gaan opschalen of niet? Dat baseren we op de evaluaties. Een Copilot-licentie is een serieuze investering. Het moet ook écht iets toevoegen, en gelukkig zien we dat het dat doet!”
Daarnaast kijkt Amarant naar agents die dieper in de zorgprocessen meedraaien. “We willen agents niet alleen inzetten voor ondersteunende diensten, maar ook echt in onze zorgapplicaties. Bijvoorbeeld in ons Elektronisch Cliëntendossier, om het opstellen van rapportages en zorgplannen te ondersteunen. Dat scheelt onze begeleiders tijd die direct terugvloeit naar de cliënt.”
“De samenwerking met e-office heb ik echt als heel waardevol ervaren. De collega’s met wie we samenwerkten zijn kwalitatief sterk, makkelijk in de communicatie en flexibel. We zijn door hen niet alleen goed geholpen op het gebied van techniek en adoptie, maar ook met security en Purview. Collega’s die in het begin veel weerstand hadden zijn stap voor stap meegenomen in de mogelijkheden, risico’s en werkafspraken. Dat we nu allemaal de neuzen dezelfde kant op hebben en de cijfers omtrent gebruik én tijdswinst zien toenemen, is mede de verdienste van e-office. Voor mij heeft hun aanpak echt het verschil gemaakt!”
Over Amarant
Amarant is ontstaan vanuit verschillende zorginstellingen met jarenlange ervaring in ondersteuning aan mensen met een (verstandelijke) beperking, autisme of hersenletsel. De organisatie draagt bij aan het welzijn en geluk van cliënten door problemen te verminderen, zelfredzaamheid te stimuleren en samen met verwanten, medezeggenschap en samenwerkingspartners te werken aan een hogere kwaliteit van leven. Verbindend, nieuwsgierig en lef zijn de kernwaarden die richting geven aan het denken en doen. In het strategisch kader ‘Koersvaste Avonturiers’ staan de ambities voor de komende jaren.
