Soepele migratie naar Microsoft 365 door adoptietraject voor alle 800 Zorg van de Zaak arbomedewerkers
Zorg van de Zaak is hét bedrijfsgezondheidsnetwerk voor werkend Nederland. Bij de organisatie werken mensen die met mensen werken. Denk aan bedrijfsartsen, psychologen, loopbaanadviseurs, et cetera. En samen bieden ze oplossingen voor de ontwikkeling van vitale organisaties waarin mensen worden versterkt in het voeren van eigen regie over hun gezondheid, werk en leven. Een missie naar ons hart!
Toen zij migreerden van hun oude werkplek naar Microsoft 365, was dat voor alle 800 arbomedewerkers een grote stap. En voor Frits van Dijk, opleider ICT-middelen Zorg van de Zaak, lastig om in één keer goed te managen. Frits: “Ons vraagstuk was ‘wat hebben de organisatie, het team en de eindgebruiker nodig om zo optimaal en efficiënt mogelijk gebruik te maken van de Microsoft 365-omgeving?’. En daarvoor schakelden we de hulp van e-office in.”
In deze case vertelt Frits meer over de samenwerking met e-office en het adoptieproces.
Adoptietraject Microsoft 365
“Mensen zijn gelukkiger als zij kunnen deelnemen in werk en maatschappij. Daarom streven we ernaar om iedereen sterker aan het werk te houden en helpen we op momenten dat het nodig is. Hiermee willen wij een wezenlijke bijdrage leveren aan een gezonder, vitaler en gelukkiger Nederland. We zijn dan ook trots dat we het verschil kunnen maken voor meer dan 1,3 miljoen werkenden en hun naaste omgeving. En hiervoor is ICT als hulpmiddel vaak een ‘noodzakelijk kwaad’ volgens onze mensen.”
Dus toen Detron alle lokale werkplekken migreerde naar Microsoft 365, werd e-office naar voren geschoven om het adoptietraject te verzorgen. “En dit hadden we ook écht nodig”, vertelt Frits. “Mijn rol is om onze professionals te leren werken met ICT. Maar ikzelf heb niet de tijd of expertise om al onze mensen tegelijkertijd erbij te betrekken, zodat zij de waarde van ICT voor digitaal (samen)werken en communiceren zien én ze hun dagelijkse werk zo goed mogelijk kunnen doen na zo’n grote migratie.”
Zo goed mogelijk je werk kunnen doen
“Onze mensen komen van een vrij afgeschermde omgeving met alleen een Office-pakket en moesten nu ineens over naar een veel modernere omgeving. Met on- en offline mogelijkheden. Eerlijk: dit hebben veel van onze medewerkers als een shock ervaren. Nieuwe mogelijkheden te over, dan snap ik wel dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Maar na het volgen van de adoptietraining zien ze de voordelen. En dat betekent dat wij ons werk goed gedaan hebben.”
“Voor de vraagstukken die wij hadden, heeft e-office enorm veel kennis in onze organisatie gepompt. Natuurlijk hadden we dit zelf ook kunnen uitzoeken, maar dan waren we nu nog steeds bezig geweest!”
Maar hoe gaat zo’n adoptietraject dan in zijn werk?
Frits: “e-office staat voor Put people first en dat hebben ze ons goed laten zien. Binnen onze organisatie werkt iedereen heel mensgericht en technologie is ondergeschikt. Dus dan heeft het ook geen zin om met technische taal zo’n migratie door de organisatie heen te trekken. Precies wat e-office dus níet doet.” Is het dan lastig geweest om de juiste boodschap over te brengen? “Nee, want zij spreken onze taal. e-office heeft zich verdiept in welke mensen ze moeten trainen. Daarvoor zijn ze begonnen met de early adaptors die we als ambassadeurs benaderd hebben. Vervolgens maakten we een plan per doelgroep, zodat we iedereen op zijn of haar manier konden benaderen.”
“Alles werd door e-office uitgekristalliseerd en dit vind ik een heel belangrijk punt om adoptie voor elkaar te krijgen.”
Vruchtbare samenwerking
Voor Zorg van de Zaak was het een grote uitdaging om iedereen mee te krijgen, maar dat is in de samenwerking met e-office gelukt. “e-office werkt helder en doeltreffend én is enorm flexibel. Dit is zeer waardevol”, vertelt Frits enthousiast. “Nu doe ik de laatste trainingen zelf. En als iedereen de basis onder de knie heeft, is het tijd voor verdieping voor de medewerkers die daar behoefte aan hebben. Denk aan de ondersteunende functies binnen onze organisatie. Maar daar schakel ik binnenkort weer de hulp van e-office voor in, want het ontbreekt mij aan de juiste kennis en expertise om dit goed te doen.”
Ga jij net als Zorg voor de Zaak binnenkort een grotere verandering tegemoet? En wil je sparren over de adoptie? Onze specialisten staan voor je klaar.
Doel
- 800 arbomedewerkers overzetten naar MS365
- Optimaal samenwerken met nieuwe technologie
- Met behoud van eindgebruikerstevredenheid
Resultaat
- Van lokaal naar cloud
- Tevreden eindgebruikers dankzij adoptietraject op maat
- Verbeterde onboarding nieuwe én bestaande collega’s
- Inzicht voor advies uit de nulmeting, workshops (530 inschrijvingen) en gesprekken met de verschillende ambassadeurs, managers, directeuren van de verschillende arbo-/netwerkbedrijven
“e-office zet mensen op de eerste plaats. Daarna volgt pas een technische oplossing. Of niet, want het moet wel waarde toevoegen aan het werkplezier binnen onze organisatie. En dit doen ze bij e-office dus heel goed!”
Jelle van Baggem, Manager Digitalisering & IT @ Nimeto