Droom in vervulling met nieuwe evaluatie applicatie voor Stichting Palliatieve Zorg Nederland
“Alles in één oogopslag helder, inclusief inzichten om te verbeteren. Dat is precies waar we naartoe wilden!”
Goede palliatieve zorg vraagt om inzicht, samenwerking en voortdurende verbetering. Programmacoördinator Christine Cramer – van der Welle en adviseur Linette Belo van Stichting Palliatieve Zorg Nederland vertellen in dit artikel hoe zij samen met e-office de sprong waagden naar een nieuwe evaluatieapplicatie. Het doel? “Zorgorganisaties en netwerken palliatieve zorg een duidelijk beeld geven van waar ze staan en waar kansen liggen om palliatieve zorg en samenwerking te verbeteren.”
Stichting Palliatieve Zorg Nederland (PZNL) is een landelijke kennis- ondersteuningsorganisatie voor palliatieve zorg: zorg en hulp voor mensen die ongeneeslijk ziek of toenemend kwetsbaar zijn en niet meer beter worden. Vanuit hun missie verbindt, ondersteunt en gidst PZNL haar samenwerkingspartners om via het Kwaliteitskader palliatieve zorg Nederland de bewustwording rondom palliatieve zorg te vergroten en de integratie van deze zorg in de reguliere gezondheidszorg te bevorderen. “We zijn er voor zorgorganisaties, zorgprofessionals, patiënten en hun naasten, onderzoekers en beleidsmakers. Eigenlijk voor iedereen die iets doet in de palliatieve zorg,” legt Christine uit.
Niet over één nacht ijs
De wens voor een nieuwe evaluatieapplicatie ontstond in de praktijk. Christine vertelt: “Twee jaar terug hebben we het al langer bestaande instrument ‘zelfevaluatie’ doorontwikkeld. Met het instrument kunnen zorgorganisaties – de naam zegt het al – zichzelf evalueren op het gebied van palliatieve zorg. Het is een instrument waarmee zorgorganisaties breed kunnen kijken waar ze staan ten opzichte van het Kwaliteitskader. Hoe doen ze het? Hoe presteren ze ten opzichte van anderen? En wat valt er te verbeteren?
Het vorige systeem bood niet wat we nodig hadden: we konden weinig met de gegevens uit de zelfevaluaties en het was niet toekomstbestendig. Ook wilden we graag de zelfevaluatie en netwerkevaluatie in één applicatie onderbrengen. Voor de netwerkevaluatie – dat tot doel heeft inzicht te krijgen in de samenwerking en impact van een regionaal netwerk palliatieve zorg bestaande uit zorgorganisaties – gebruikten we voorheen Microsoft Forms.” Linette vult aan: “Deelnemende organisaties en netwerken palliatieve zorg moeten makkelijker resultaten kunnen ophalen en ons team moet makkelijker resultaten onderling kunnen koppelen en vergelijken. En er natuurlijk samen van leren!
De applicatie die we hadden, voldeed niet langer aan deze eisen. En het is ontzettend zonde als je een tool hebt die niet aansluit bij wat de praktijk nodig heeft!” zegt Christine. “Alles in één oogopslag helder, inclusief inzichten om te verbeteren en bij te sturen. Dat is waar we naartoe wilden.”
Om tot de juiste evaluatieapplicatie te komen, ging PZNL niet over één nacht ijs. “Een externe projectleider doorliep een 20-stappenplan, waarmee we heel bewust een leverancier konden kiezen. Dat wilden we namelijk niet doen op basis van mooie beloftes vóóraf, maar op het daadwerkelijk wáármaken van die beloftes”, zegt Christine. “Het idee is dat je voorafgaand aan het traject al om tafel gaat met de mensen die het moeten gaan waarmaken. We bespraken van tevoren met verschillende leveranciers dus heel goed: wat willen we precies? Kan dat ook? En hoe dan?”
Op zoek naar de liefde
Het selectietraject was intensief, maar altijd met ruimte voor gevoel en een klik. Linette omschrijft het met een knipoog: “Eigenlijk gingen we op zoek naar de liefde! En die hebben we na een aantal dates gevonden bij e-office. Zij werden door ons geselecteerd om de evaluatieapplicatie te gaan maken.” Tijdens dit intensieve voortraject werd een gezamenlijke droom geformuleerd, op basis waarvan de samenwerking van start ging. Linette: “En die droom luidde als volgt: zorgorganisaties, netwerken palliatieve zorg en Stichting PZNL krijgen dankzij een toegankelijke zelfevaluatie en netwerkevaluatie snel helder inzicht, zowel individueel als op geaggregeerd niveau, in waar ze staan én waar kansen liggen om palliatieve zorg te verbeteren.”
“Samenwerken wilden we niet doen op basis van mooie beloftes vóóraf, maar op het daadwerkelijk wáármaken van die beloftes.”
Na het zorgvuldig doorlopen voortraject en met een goed geformuleerde droom op zak, werd direct het startschot gegeven. “Het was helder: 1 januari moest er een evaluatieapplicatie staan. Dat betekende morgen starten, een team in de startblokken en als een speer beginnen,” aldus Christine. De samenwerking ging van start met wekelijkse sessies, zowel op de locatie van PZNL als die van e-office.
Ondanks goede voorbereiding bleek de praktijk soms weerbarstig. “Je weet goed wat je wil van elkaar, en tóch ontstaat er hier en daar nog steeds wat verwarring rondom interpretatie. Daardoor doe je over en weer ook aannames over wat wel of niet kan. We kwamen dus echt wel wat hobbels en bobbels tegen. Maar dat hoort erbij, zelfs in een goede relatie!” Gelukkig bleek de liefde sterk genoeg. “En misschien cliché, maar zonder wrijving geen glans,” reflecteert Christine.
De tijdsdruk waaronder de evaluatieapplicatie moest worden opgeleverd was stevig. “Het oude zelfevaluatiesysteem werd opgezegd, waardoor er geen nieuwe gebruikers bij konden. Dat legde de lat voor snelle oplevering extra hoog. En iedereen voelde die druk”, kijkt Christine terug. Linette vult aan: “Een nieuwe applicatie geeft daarnaast ook aanleiding om te kijken naar je vragenlijst.
We wilden de resultaten laten uitkomen in een spinnenweb-model: gesloten vragen, visualisatie, alles in één oogopslag helder. Dat voorwerk hadden we echt wel gedaan, dachten we. Maar op het moment dat je het dan ingevoerd ziet, denk je: dit is nog niet helemaal af!”
Van ABC naar spinnenweb
Maar ondanks het bloed, zweet en tranen dat het traject heeft gekost, mag het resultaat er zijn. “Er staat na een paar maanden keihard werken echt een prachtige applicatie, waar we heel veel mee kunnen. Die dus inderdaad toekomstbestendig is, eigenlijk alles heeft wat we in die droom hadden geformuleerd en waar we ook nog stappen verder mee kunnen zetten,” zegt Christine. De applicatie is ontwikkeld op het Microsoft Power Platform en biedt een intuïtieve gebruikerservaring, rapportages met duiding en tips, flexibele koppelingen, dashboards op elk gewenst niveau, en AI-ondersteuning voor gepersonaliseerd advies.
“Er staat na een paar maanden keihard werken echt een prachtige applicatie, waar we heel veel mee kunnen.”
Linette deelt haar ervaring: “De zorgorganisaties zien echt een enorme verbetering. In de oude applicatie vulde je ABC in en kreeg je ABC eruit, zonder duiding. Nu krijgen ze een spinnenweb op de 11 onderwerpen van het kwaliteitskader. Zo zie je op een schaal van nul tot vijf waar je staat, zonder oordeel, maar wel mét waar de verbeterpunten liggen. Dat spreekt heel erg aan.” Christine vult aan: “Iedereen is enthousiast over wat er staat en de mogelijkheden die het biedt. Je krijgt niet alleen terug wat je hebt ingevoerd, maar ook de benchmark met andere organisaties. Dat is echt de belangrijkste winst.”
De samenwerking tussen PZNL en e-office stopt niet bij de oplevering. “Er zijn wat open eindjes die we nog gerealiseerd willen zien. Die moeten nog gebeuren,” vertelt Christine. “Daarnaast kunnen we bij e-office tickets inschieten, dus als er urgente zaken zijn kunnen we die meteen laten oplossen. Ook hebben we wensen voor doorontwikkeling van de applicatie. Daar maken we een nieuw project van wat we voor de zomer hopelijk uit kunnen voeren met elkaar.”Linette vat samen: “De oplevering van de applicatie is geen punt, maar een komma. We blijven samen werken aan het verbeteren en bijschaven. De relatie blijft dus zeker aan!”
“De oplevering van de applicatie is geen punt, maar een komma. We blijven samen werken aan het verbeteren en bijschaven. De relatie blijft dus zeker aan!”
Linette sluit af: “Het was geen makkelijke route, maar we hebben nu een applicatie die zorgprofessionals en netwerken palliatieve zorg écht verder helpt. De droom die we samen hebben geformuleerd, is in vervulling gegaan: met de evaluatieapplicatie kunnen zorgorganisaties, netwerken en PZNL met vertrouwen verder bouwen aan betere palliatieve zorg. Vandaag én morgen.” •
