Deltares omarmt Microsoft 365 Copilot
“De echte waarde zit in het verrijken van mensen”
Als een onafhankelijk instituut voor toegepast onderzoek op het gebied van water en ondergrond, werkt Deltares dagelijks aan complexe vraagstukken: van klimaatadaptatie tot waterveiligheid en duurzame infrastructuur. Het werk van Deltares is kennisintensief en analytisch, sterk leunend op data, modellen en documentatie, maar altijd gericht op toepassing in de praktijk en samenwerking met partners. Precies die context maakte de organisatie nieuwsgierig naar de rol die Microsoft 365 Copilot zou kunnen spelen in het dagelijks werk. Informatiemanager Mario Zwart vertelt in dit artikel over de afgelopen periode: “We zijn in no-time van een kleine kick-off naar meer dan 400 actieve licenties én blije collega’s gegaan.”
Deltares is een not-for-profit kennisinstituut dat valt onder de vitale infrastructuur van Nederland. Met diepgaande kennis, innovatieve oplossingen en geavanceerde onderzoeksfaciliteiten werkt Deltares wereldwijd aan het leefbaar houden van deltagebieden. Sinds april 2024 werkt Mario bij deze organisatie met een mooie missie. Zijn portefeuille is breed: van de migratie naar een moderne Microsoft 365-omgeving tot het verhogen van de volwassenheid van de digitale werkplek. AI en Copilot kwamen daar al snel bij. “In eerdere functies had ik al gewerkt met AI-oplossingen en chatbots,” vertelt Mario.
“Toen Copilot op de markt kwam, zag ik meteen: dit kan heel veel betekenen voor kenniswerk. Je komt sneller bij informatie, kunt teksten samenvatten, structureren, herschrijven. Dat opent echt een nieuwe manier van werken!” Logisch dus dat Mario snel stappen ondernam. “Het eerste wat ik hier deed, was een Copilot-licentie aanvragen. Maar eerlijk is eerlijk: we wisten nog niet goed wat het precies was. Dat voelde spannend. Ik heb voorgesteld om het te gaan ervaren. Dat ging niet over één nacht ijs. Immers moet een nieuwe functionaliteit onderzocht én in beheer genomen worden. We zijn klein begonnen met tien licenties. Niet groots, niet strategisch, gewoon doen. Maar wél met goede begeleiding.”
“We zijn begonnen met tien licenties. Niet groots, niet strategisch, gewoon doen. Maar wél met goede begeleiding.”
En dus werd e-office ingeschakeld. Met een kleine groep medewerkers organiseerde Deltares een kick-off om Copilot te verkennen in de praktijk. “Het was een sessie waarin we ontzettend geënthousiasmeerd werden over de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot. Samen keken we wat het doet én wat het losmaakt.” De uitkomst van de sessie? “Genoeg enthousiasme om een volgende stap te zetten.” Deltares besloot het eerste experiment al vrij snel na de inspiratiesessie te verbreden met een grotere pilot.
Niet voor één afdeling maar breed door de organisatie
Voor de pilot werden 100 extra Copilot-licenties beschikbaar gesteld. Niet alleen voor één afdeling of functiegroep, maar juist breed door de organisatie heen. “We hebben heel bewust gekeken naar diversiteit,” legt Mario uit. “Niet alleen qua functie, maar ook qua persoonlijkheid. Mensen die direct enthousiast waren, maar óók mensen die sceptisch waren of dachten: dit is niets voor mij. Alleen zo krijg je een eerlijk beeld van hoe een nieuwe manier van werken landt binnen je organisatie.”
Ook heeft Mario veel tijd besteed aan het uitleggen waaróm Deltares koos voor deze pilot. “Wat we vanaf het begin heel scherp hebben gecommuniceerd, is dat werken met AI in onze organisatie nóóit gaat over mensen vervangen. Wij zijn een kennisinstituut. De kennis zit bij onze mensen, niet in AI. Copilot helpt ons wél om sneller naar die kennis toe te werken, maar neemt die kennis nooit over”, aldus Mario. “Een heel belangrijke nuance dus. Technologie moet ondersteunen, niet overheersen. En altijd met oog voor kwaliteit, governance en de mensen die ermee werken.”
“Technologie moet ondersteunen, niet overheersen. En altijd met oog voor kwaliteit, governance en de mensen die ermee werken.”
De pilot werd aangegrepen om niet alleen ervaringen op te halen, maar ook harde data te verzamelen: gebruik, adoptie, mogelijke tijdsbesparing en feedback van medewerkers. Deze resultaten werden vastgelegd in een uitgebreide businesscase, die Mario samen met een collega opstelde. “Daarbij maakte ik gebruik van het Microsoft Copilot-dashboard, waarmee inzichtelijk wordt hoe Copilot daadwerkelijk wordt gebruikt. Écht een tip om erbij te pakken als je benieuwd bent naar de daadwerkelijke resultaten tijdens de uitrol van Copilot in je organisatie!”
Microsoft Copilot-dashboard
Het Microsoft Copilot-dashboard biedt organisaties een overzicht van hoe Copilot wordt gebruikt binnen Microsoft 365-applicaties. Het toont bijvoorbeeld in welke programma’s Copilot wordt ingezet, hoe vaak en voor welke taken. Zo krijgen Informatiemanagers zoals Mario, of anderen verantwoordelijken voor de uitrol van AI, snel inzicht in gebruik, adoptie en mogelijke tijdsbesparing, waardoor de impact van Copilot en kansen voor verdere optimalisatie eenvoudig zichtbaar zijn.
“Je ziet in dit dashboard bijvoorbeeld hoeveel teksten iemand laat opstellen in Word, of hoeveel presentaties in PowerPoint,” legt Mario uit. “Als je weet dat een eerste draft van een presentatie normaal twee tot drie uur kost, en Copilot dat in tien minuten kan, dan heb je echt een hele sterke businesscase.” Maar cijfers alleen waren niet genoeg. Ook de menselijke kant kreeg nadrukkelijk aandacht. “Twee pagina’s van die businesscase bestonden puur uit quotes van medewerkers,” vertelt Mario. “Wat doet dit met je werk? Hoe ervaar je het? Die verhalen zijn minstens zo belangrijk. Het gaat er uiteindelijk natuurlijk om of onze mensen het samenwerken met AI van toegevoegde waarde vinden.” De businesscase ging na de pilot naar het managementteam en kreeg unanieme steun.
Van pilot naar organisatiebrede adoptie
Op basis van de businesscase werd besloten: Copilot wordt breder beschikbaar binnen Deltares, voor iedereen die er bewust voor kiest. “We zijn in twee maanden tijd behoorlijk opgeschaald. Inmiddels maken circa 400 medewerkers gebruik van Copilot, op een totaal van ongeveer 1.200 collega’s”, vertelt Mario. En ook die groep groeit snel. “Het mooie is dat het geen verplichting is. Medewerkers schrijven zichzelf actief in voor een Copilot-licentie en nemen bewust de stap om het te gaan gebruiken. Dat gebeurt vanuit een intrinsieke motivatie, waarbij onze mensen hun eigen ervaringen centraal kunnen stellen.” Ook merkt Mario dat de gebruikers die eenmaal de kracht van Copilot ervaren hebben, hun licentie absoluut willen behouden. “Dat zegt genoeg, toch?!
De reacties zijn superpositief: collega’s zijn niet alleen blij met hoe makkelijk en snel je nu informatie vindt of teksten aanpast, maar vooral ook met de nieuwe manier van werken die Copilot brengt. Meerdere collega’s hebben aangegeven dat ze echt niet meer zonder willen: het werk gaat sneller én ze krijgen meer tijd voor de inhoud, hun eigen creatieve ideeën én om te leren. Super belangrijk, want we zijn tenslotte een kennisinstituut.”
“Het werk gaat sneller én collega’s krijgen meer tijd voor de inhoud, hun eigen creatieve ideeën én om te leren. Super belangrijk, want we zijn tenslotte een kennisinstituut.”
Dankzij de enthousiaste groep collega’s met een Copilot-licentie groeit het gebruik van Copilot bij Deltares als kool. Maar een licentie komt met verantwoordelijkheid: het toekennen gebeurt dus niet zomaar. “Als je een licentie wilt, stuur je een mail naar de servicedesk met je motivatie. Daarna moet je eerst een verplichte e-learning volgen. Doe je die niet, dan krijg je de licentie ook niet.” Die e-learning is ontwikkeld door e‑office, volledig toegespitst op de context van Deltares. “Het gaat over wat Copilot is, maar vooral ook: hoe gaan wij er bij Deltares mee om? Wat mag wel, wat niet? Wat zegt onze code of conduct? Waarom gebruiken we geen losse tools zoals ChatGPT, maar Copilot binnen een veilige Microsoft-omgeving?”
Naast de e-learning zijn er aanvullende trainingen, sessies en een actieve Teams-community waarin vragen worden gesteld en ervaringen worden gedeeld. Volgens Mario zijn deze trainingen bijzonder populair: “ze worden intensief bezocht en er is veel enthousiasme onder de medewerkers. De deelnemers nemen actief deel en wisselen volop ervaringen uit, wat zorgt voor een levendige en leerzame sfeer binnen de community. Dit blijkt uit de grote opkomst en het feit dat medewerkers zelf aangeven veel waarde te hechten aan deze bijeenkomsten.” Hoe dat komt, kan Mario wel verklaren: “Deltares is een nieuwsgierige organisatie. Mensen willen hel graag leren. Als ze iets nieuws krijgen om mee te werken, zoals een Copilot licentie, willen ze snappen hoe het werkt.”
Safari door de organisatie
Mario typeert de uitrol van Copilot binnen Deltares als een safari: nieuwsgierig rondkijken, luisteren en observeren hoe mensen hun werk doen. “Door de hele organisatie heen hebben we onderzocht waar processen schuren, waar kennis versnipperd raakt en waar medewerkers onnodig tijd kwijt zijn aan ondersteunende taken. Niet om het wetenschappelijk inhoudelijke werk te veranderen, maar juist om de randzaken daaromheen slimmer in te richten. Die safari leverde waardevolle inzichten op: welke processen lenen zich bijvoorbeeld voor ondersteuning door Agents? “Hieruit kwamen twee processen, die we in samenwerking met e-office aan het automatiseren zijn.”
Een voorbeeld is de interne Agent die medewerkers snel laat navigeren door publicaties en rapporten. Hiermee wordt de tijd voor het zoeken naar informatie aanzienlijk beperkt. “Je kent het wel: bij de koffieautomaat vragen of iemand weet waar een bepaald document staat opgeslagen. Dat doet deze Agent nu voor je. Scheelt een hoop tijd en ruis!” Er wordt ook een Agent ontwikkeld die helpt bij tender proposals, die ondersteunt bij het verzamelen van gegevens en het structureren van dossiers. “Hierdoor daalt de administratieve last bij zulke processen enorm en is er meer ruimte voor inhoudelijk werk en innovatie”, aldus Mario.
Meebewegen met de organisatie
In het hele traject speelt e‑office een actieve rol, zowel op het gebied van adoptie als bij de ontwikkeling van Agents. “Wat ik heel prettig vind,” vertelt Mario, “is dat e‑office echt meebeweegt met onze organisatie. Ze luisteren, passen aan en denken mee.” Met name die flexibiliteit en het meedraaien in de praktijk maken volgens hem het verschil. “Ze zeggen niet meteen ‘dat kan niet’. Er wordt écht geluisterd, onderzocht en pas daarna geadviseerd. Dat werkt ontzettend fijn!”
“Er wordt écht geluisterd, onderzocht en pas daarna geadviseerd. Dat werkt ontzettend fijn!”
Vooruitkijkend ziet Mario vooral kansen in procesverbetering en operational excellence. “De manier waarop we werken verandert nu echt. Samenvatten, herschrijven, structureren: dat kostte vroeger veel tijd en discussie. Nu kan het snel, zonder dat het ten koste gaat van kwaliteit of wetenschappelijke integriteit.”
Volgens hem helpt Copilot niet alleen ervaren medewerkers, maar biedt het ook jongere collega’s een versnelling in hun ontwikkeling. En dat allemaal met behoud van verantwoordelijkheid bij de mens. “De echte waarde zit voor mij in het verrijken van mensen. Je kunt sneller leren, sneller begrijpen, sneller verbeteren. Kortom: je hebt meer ruimte om goed werk te leveren. Dat is wat Copilot ons brengt.”
