De samenwerking tussen Zorgevaluatie & Gepast Gebruik en e-office
“Het warme contact en de kennis van zaken maken het verschil.”
Hoe zorg je ervoor dat een organisatie met zoveel verschillende betrokkenen, processen en uitdagingen niet alleen vandaag, maar ook morgen wendbaar en efficiënt blijft? Voor het programma Zorgevaluatie & Gepast Gebruik (ZE&GG) was die vraag het startpunt voor een samenwerking met e-office. In dit klantverhaal deelt Maarten Erenstein, senior beleidsmedewerker bij ZE&GG, zijn ervaringen: van de eerste behoefte aan meer flexibiliteit tot de gezamenlijke stappen richting een digitale organisatie waar slimmer werken centraal staat.
ZE&GG is een programma dat draait om samenwerking: zeven grote partijen uit de medisch-specialistische zorg en twee strategische partners werken samen aan het verbeteren van de effectiviteit van ziekenhuiszorg. Wat dat precies inhoudt? Maarten: “We willen dat iedereen de bewezen beste zorg krijgt. Met zorgevaluatie onderzoeken we welke bestaande zorg het beste werkt, voor welke patiënt en op welke manier. Daarbij kijken we niet alleen naar de belangrijkste uitkomsten voor patiënten, maar ook naar kosten, personele inzet en duurzaamheid. Zodra we weten welke zorg aantoonbaar (kosten)effectief is, wordt deze geïmplementeerd op de werkvloer. Bovendien monitoren we of deze bewezen zorg daadwerkelijk wordt ingevoerd in verschillende zorginstellingen. Dit alles doen we volgens de Cirkel van Gepast Gebruik. Onze doelstelling is om dit standaard onderdeel te maken van het zorgsysteem (zie afbeelding).”
Van start-up naar slimmer werken
“We zijn ooit begonnen als een soort start-up binnen het Zorginstituut, maar inmiddels zijn we met zo’n dertig collega’s werkzaam binnen ons eigen domein en groeit de organisatie mee met de ambities,” vertelt Maarten. “Dat betekent ook dat je continu moet blijven vernieuwen in hoe je samenwerkt én informatie deelt.”
Juist in die groei werd duidelijk dat de bestaande IT-structuur niet meer voldeed. Het eigen domein, de behoefte aan onafhankelijkheid en de wens om snel te kunnen schakelen, vroeg om een nieuwe partner. “We wilden een partij die niet alleen hardware en software kon beheren, maar ook meedacht over processen en samenwerking. Slimmer werken dus! e-office sprong eruit door hun openheid, kennis en eerlijke communicatie.”
Snelle start: hub, hardware en herinrichten.
De eerste prioriteit was het vervangen van het externe samenwerkingsplatform: de ‘hub’, waar alle partners en zorgprofessionals makkelijk vragen kunnen stellen en documenten kunnen delen. “Met stoom en kokend water is samen met e-office een nieuwe hub uit de grond gestampt, gebaseerd op een gecombineerde Engage- en SharePoint-omgeving. Dat moest snel gebeuren, en daar zijn ze super flexibel in geweest,” aldus Maarten.
Daarna volgde de uitrol van dertig laptops en evenzoveel iPhones. e-office zorgde voor de veilige inrichting van de hardware. “Het viel op hoe ontspannen en prettig de collega’s van e-office met iedereen omgingen. Geen stress, problemen werden een voor een opgelost en er hing een gemoedelijke sfeer op de dag van het inspoelen van de nieuwe hardware. Dat maakt in zo’n traject echt het verschil.”
Teams, governance en slimme werkafspraken
Met de basis op orde werd het tijd om verder te kijken: hoe kun je als groeiende organisatie het samenwerken in Teams en de opslag van informatie slimmer en vooral minder versnipperd aanpakken? Samen met e-office wordt nu gewerkt aan duidelijke werkafspraken, governance en het optimaal inrichten van Teams. “We willen minder e-mailen, meer chatten, en vooral: afspraken die werken voor iedereen. Het helpt enorm om daarbij een externe partij te hebben die met beide benen in de praktijk staat en legitimiteit geeft aan de keuzes die we maken.”
De derde fase van de samenwerking draait om het in kaart brengen en verder automatiseren van processen. ZE&GG groeit van een start-up naar een volwassen organisatie waarin studies, implementaties en ondersteuning structureel moeten draaien. “We moeten slimmer werken, want er komen niet altijd meer mensen bij, maar het werk neemt wel toe. Samen met e-office kijken we hoe workflow en automatisering ons daarbij kunnen ondersteunen.”
Het draait om mensen.
De samenwerking tussen ZE&GG en e-office draait niet alleen om techniek en processen. “Wat voor ons echt het verschil maakt, zijn de mensen. We hebben e-office ervaren als een team van prettige, ontspannen professionals: behulpzaam, niet gestrest en met een rustige, gestructureerde aanpak. Problemen worden één voor één opgepakt en opgelost, zonder gedoe. Dat geeft vertrouwen. Wat we bijzonder waarderen, is de eerlijkheid. Geen verborgen agenda of overdreven commerciële insteek. Als iets niet kan of nog niet bekend is, wordt dat gewoon gezegd. En als iets wél kan, leggen ze helder uit hoe het zit. Dat open en menselijke karakter, dat zachte aspect, is voor ons echt een grote meerwaarde. Gecombineerd met de kennis van zaken zorgt dit ervoor dat we altijd samen tot oplossingen komen, ook als het soms even schuurt in de communicatie. Die relatie is de basis,” benadrukt Maarten.
En de toekomst? Met nieuwe wensen zoals de integratie van Copilot, blijft ZE&GG samen met e-office vooruitkijken. “Het tempo van technologische ontwikkelingen ligt hoog. Het is fijn om een partner te hebben die vooroploopt en ons daarin meeneemt. Zo blijven we als organisatie toekomstbestendig en houden we de focus op waar het om draait: betere zorg voor iedereen.”
