Adoptie Microsoft365 voor aantoonbaar meer werkgeluk CSU
John Adegeest is directeur ICT bij CSU*. En als het over de ICT gaat, hebben ze alles -behalve de harde ICT-infrastructuur- zelf in huis. De circa veertig ICT-collega’s van John verzorgen de servicedesk, het functioneel beheer, de ICT-security, ICT-architectuur en meer. “We hebben een compleet team, maar tóch ontbrak er nog iets. De expertise om de adoptie van Microsoft365 organisatiebreed naar een hoger niveau te tillen. Daarvoor schakelden we de hulp van e-office in. Met als doel dat de oplossing aantoonbaar bijdraagt aan het werkgeluk van onze medewerkers”, vertelt John.
Hoe ze dit hebben aangepakt?
Over CSU
Bij CSU draait het om mensen. Ze zoeken vernieuwende oplossingen voor toekomstige facilitaire uitdagingen. En als pionier in schoonmaak streven ze naar duurzaamheid en positieve impact. Samen met klanten en partners creëren ze gezonde en gastvrije omgevingen, waarin mens en technologie elkaar versterken én sociale verantwoordelijkheid centraal staat.
*Onder dezelfde holding hangen ook zusterbedrijven Tzorg en Zizo. En de opdracht van e-office omvat dan ook alle drie de merken. Dus als we in deze case over CSU schrijven, bedoelen we de complete holding.
“Help ons om de adoptie van Microsoft365 in de hele organisatie op een hoger peil te krijgen.”
Adoptie Microsoft365 voor de 1250 medewerkers van CSU
“We hebben e-office gevraagd om vóór en vooral ook mét ons een programma te ontwikkelen voor de adoptie. Op zo’n manier dat we het adoptietraject uiteindelijk volledig zelf kunnen verzorgen”, legt John uit. “Collega’s gaven aan dat ze het gevoel hadden meer uit Microsoft365 te kunnen halen, maar niet wisten hoe. En dan heb ik het over de (ongeveer) 1250 medewerkers van onze centrale ondersteunende organisatie, verdeeld over veertien kantoren in Nederland.”
CSU zag deze behoefte ook terug in het medewerkerstevredenheidsonderzoek. “Onze collega’s beoordeelden de samenwerking binnen de teams als goed, maar de samenwerking over teams heen als onvoldoende. Na wat doorvragen kwamen we erachter dat een deel van deze slechte beoordeling komt door het niet goed genoeg kunnen uitwisselen van kennis en informatie. Maar ook het samenwerken binnen Microsoft Teams verliep stroef. Daarom hebben we nu samen met e-office als doel gesteld dat de adoptie pas succesvol is, als dit aantoonbaar meerwaarde heeft voor het werkgeluk van onze mensen.”
Mensen op de eerste plaats
CSU koos voor e-office omdat zij de intrinsieke motivatie hebben om vanuit de medewerker te denken. “Precies zoals wij dat ook doen. En ook omdat hun specialisten in staat zijn vanuit gestelde bedrijfsdoelstellingen te denken, die we samen hebben vertaald naar dit specifieke project. Ze hebben zich verdiept in ons als klant. Gevraagd naar wat onze mensen belangrijk vinden en hoe we ervoor kunnen zorgen dat Microsoft365 geen instrument wordt, maar gedragen en geborgd wordt.”
“Een trainingsprogramma in elkaar draaien kan iedereen, maar het gaat juíst om al die lagen die e-office er overheen legt. Dát maakt dat ze voor ons de ideale match zijn.”
John legt uit dat ze met een grote diversiteit aan rollen binnen de organisatie te maken hebben. “Denk aan de Raad van Bestuur, administratieve medewerkers of de rayonmanagers. Zeer uiteenlopende profielen. Naast een verschil in kennisniveau, is er bijvoorbeeld ook een verschil in taal. Een uitdaging waar e-office rekening mee houdt, door de adoptie overzichtelijk en taalkundig eenvoudig te houden bijvoorbeeld.”
Nieuwe manier van samenwerken is het nieuwe normaal
“We ervoeren tijdens dit traject geen weerstand. Door onze mensen vanaf het begin af aan al mee te nemen in het ‘hoe-en-waarom’ van dit adoptietraject, snappen ze waarom we het doen. Natuurlijk zijn er collega’s die het spannend vinden. Ze zijn al 10 jaar gewend om op een bepaalde manier te werken en dan vertellen wij ze het op een andere manier te gaan doen. Ook daar is rekening mee gehouden, door ze vertrouwen in het platform te geven. Zo zorgen we ervoor dat iedereen gehoord wordt en we de kans van het slagen van de adoptie vergroten”, aldus John.
“Het is nog te vroeg om te zeggen of we onze doelstelling behaald hebben. Maar wat we al wel zien is dat het intern versturen van e-mail flink is afgenomen. Men maakt nu meer gebruik van Microsoft Teams om te chatten of documenten te delen. Het is een andere manier van samenwerken, die we nu normaal zijn gaan vinden.”
Adoptie combineren met een technische stap
CSU combineerde de adoptieopdracht met een technische stap. John: “We hadden nog traditionele fileshares staan. Deze hebben we nu ook naar Microsoft Teams gebracht. En omdat sommige van onze medewerkers deze stap lastig vonden -want ze moeten toch hun archief opruimen en op een andere manier leren werken- is het extra fijn dat we dit technische traject konden ondersteunen met adoptie.”
We kunnen het zelf wel
“We hebben zo’n driekwart jaar de tijd genomen om al onze mensen mee te nemen in het adoptieprogramma. En bevinden ons nu in de fase dat we het allemaal zelfstandig kunnen uitvoeren. Maar we lopen ook tegen een personele uitdaging aan, waarvoor we e-office dan weer inschakelen.”
“Het is heel fijn als je een partner hebt die de organisatie én de uitdaging snapt.”
John stipt dit ook als sterk punt aan. “Ze ontwikkelen de adoptie samen met ons. Hebben oprechte interesse in onze mensen en organisatie. En gaan voor een langdurige relatie, gebaseerd op mooie resultaten en de drive om onze werknemerservaring beter te maken. E-office is een toegankelijke organisatie -inclusief de mensen- met grote betrokkenheid. Maar ook nieuwsgierig, deskundig en grondig.”
“We hebben lang stilgestaan bij welk bedrijf we zijn en wat we belangrijk vinden. Om zo onze kernwaarden in het programma te kunnen steken zodat het ook écht landt bij onze medewerkers, in plaats van dat we ‘het zoveelste trainingsprogramma’ aanbieden. En dát is gelukt!”
Wil jij nóg meer over onze samenwerking weten? Of meer informatie over adoptie? Neem dan hier contact met ons op. Dan nemen wij contact met jou op. Om kennis te maken, advies te geven of je vraag te beantwoorden.
