Tien tips van Tim van Vidomes voor een succesvolle overstap naar Microsoft 365
Veerle Huinen – van Vliet, augustus 2025
Vorig jaar maakte woningcorporatie Vidomes uit Delft de keuze om een ingrijpende overstap te maken van traditionele fileservers naar een moderne digitale werkomgeving in de Cloud met Microsoft 365. Business Partner Informatisering en projectleider Tim Standhart startte, met hulp van e-office, met het project Slimsamen365. Op basis van zijn ervaring van de afgelopen 1,5 jaar deelt Tim in dit artikel praktische tips voor andere organisaties die nog aan de start staan van hun overstap naar Microsoft 365.
1. Begin vroeg met communiceren binnen de organisatie.
“Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het komende project. Geef regelmatig updates over wat er gaat veranderen, waarom de overstap noodzakelijk is en wat de voordelen zijn. Door tijdig te communiceren, ontstaat er begrip en draagvlak bij de teams. En dat is het állerbelangrijkste voor een succesvolle overstap!”
2. Wijs uit elk team ambassadeurs aan en betrek deze actief.
“Laat medewerkers uit verschillende teams de rol van ambassadeur vervullen. Zij kunnen collega’s begeleiden, informatie doorgeven, vragen beantwoorden en actief bijdragen aan het opschonen van data per team en natuurlijk het delen van kennis. Ambassadeurs vormen een brug tussen het projectteam en de werkvloer. Onmisbaar dus!”
3. Zorg voor betrokkenheid van bestuur en management vanaf het begin
“Vraag bestuurders en managers om het initiatief te steunen en zichtbaar uit te dragen. Hun commitment is essentieel om het project prioriteit te geven en medewerkers te motiveren om zich in te zetten. Management staat dus niet vanaf de zijlijn toe te kijken hoe de organisatie verandert, maar is de spil in het web van de verandering!”
4. Maak gebruik van alle beschikbare, vertrouwde communicatiemiddelen
“Publiceer nieuwsberichten op het intranet, organiseer informatiesessies, stuur nieuwsbrieven en gebruik teamoverleggen om informatie te delen. Door herhaling en variatie in communicatiekanalen bereikt de boodschap iedereen. Het zit hem écht in de kracht van herhaling! Maar let op: ga niet opeens allerlei nieuwe en bij collega’s onbekende communicatiekanalen gebruiken. Blijf bij wat ze gewend zijn! De verandering naar een nieuwe werkomgeving is al ingrijpend genoeg. Gebruik daarom voor je communicatie platforms die medewerkers al kennen, zoals het intranet of bestaande nieuwsbrief. Zo voelt de overstap minder spannend aan en is de drempel om binnen deze bestaande platforms vragen te stellen lager.”
5. Plan uitgebreide inrichtingssessies per team.
“Neem voldoende tijd voor het gezamenlijk inrichten van de digitale werkplek. Plan per team sessies van minimaal twee uur, waarin wordt gekeken naar de specifieke behoeften, bestaande werkafspraken en de structuur van documenten en mappen. Als de wensen van de medewerkers op voorhand duidelijk zijn en in kaart zijn gebracht, zet je echt de mens op de eerste plaats in je nieuwe samenwerkingsomgeving. En dat is cruciaal om de verandering te laten slagen.”
6. Investeer in het train-de-trainer principe voor ambassadeurs.
“Je ambassadeurs kunnen pas écht ambassadeur zijn van de nieuwe werkomgeving als zij alle ins & outs weten. Train ambassadeurs dus grondig, zodat zij niet alleen zelf goed aan de slag kunnen, maar óók hun eigen team kunnen trainen. Daarnaast kunnen ze in de toekomst ook nieuwe medewerkers begeleiden om de digitale werkomgeving tot zich te nemen.”
7. Bied nazorg en organiseer laagdrempelige inloopmomenten.
Stel na de livegang van Microsoft 365 extra spreekuren in en organiseer workshops waar medewerkers terechtkunnen met concrete vragen. Doe dat zowel fysiek als online, zodat collega’s het moment kunnen kiezen dat het best bij hen past. Zo wordt niemand aan het lot overgelaten en wordt het leerproces ondersteund. En dát zorgt dan weer voor een succesvolle verandering!”
8. Maak van de migratie een kans om data te reorganiseren en op te schonen.
“Niet onbelangrijk als je al je spullen gaat verhuizen: ga kritisch door bestanden, archieven en mappen heen. Verwijder oude of dubbele data, archiveer wat nodig is en zorg voor een heldere en logische structuur in de nieuwe omgeving. Dat zou je ook doen als je zelf gaat verhuizen: spullen die je niet meer nodig hebt, gaan niet die verhuisdoos in!”
Vidomes heeft hiervoor het ‘Opruim Offensief’ als project gelanceerd, zodat er toegewijde aandacht besteed kan worden aan het opschonen, uitvragen van behoefte en bijsturen. Tim: “Vanuit dit project zorgen we ervoor dat we stapsgewijs én blijvend onze data opschonen. Dat was niet alleen voor de migratie nodig, maar óók nu de werkomgeving live is blijft het belangrijk je data op orde te houden. Recent hebben we bijvoorbeeld het ‘Opruim Festival’ gehad, waar we weer opnieuw hebben opgeschoond en tevens hebben uitgevraagd waar onze medewerkers behoefte aan hebben. Dit bij elkaar zorgt er namelijk ook voor dat we klaar zijn voor nieuwe technologieën zoals bijvoorbeeld de toevoeging van Copilot aan onze Microsoft 365 omgeving. Dat kan alleen succesvol uitgerold worden als onze data op orde is.”
9. Houd rekening met diversiteit aan leerbehoeften en wees flexibel in trainingen en materialen.
Niet iedereen leert op dezelfde manier of in hetzelfde tempo. Pas trainingen, handleidingen en ondersteuningsmaterialen aan op de specifieke vragen en behoeften binnen de teams. Vanuit die gedachte hebben wij er om die reden voor gekozen om één standaard training te maken voor iedereen en de teams daarbij zo veel mogelijk bij elkaar te trainen. Zo zijn de vragen en de antwoorden meteen herkenbaar voor alle teamleden. De manier van trainen pas je vervolgens aan op basis van de aanwezigen en je kiest ervoor om bepaalde tools niet te behandelen, aangezien sommige teams sommige functies nooit zullen gebruiken in hun werk. Zo sloten onze trainingen aan bij de leerbehoefte per team!”
De rol van e-office
e-office begeleidde Vidomes bij de migratie naar Microsoft 365 door technische overstap én adoptieproces te combineren. Tim vertelt: “Ze ondersteunden bij het opschonen en structureren van data, organiseerden workshops en trainingen, en richtten het ambassadeursprogramma in om kennis te borgen. Na de livegang waren er inloopmomenten en spreekuren voor vragen en nazorg. Dankzij deze aanpak kreeg Vidomes een toekomstbestendige digitale werkomgeving waar medewerkers goed zijn meegenomen en getraind.
Maar waarom e-office? “De doorslaggevende factor om met e-office dit project te gaan doen, was hun heldere presentatie en aanpak, die naadloos aansloot bij de wensen van Vidomes: niet alleen de techniek implementeren, maar ook het interne adoptieproces goed begeleiden”, vertelt Tim. “Door een integrale aanpak, gericht op techniek én mens, hielp e-office de migratie succesvol te realiseren en duurzame digitale samenwerking binnen Vidomes te borgen. Het traject was niet op alle vlakken vlekkeloos, maar door goede communicatie onderling en positieve energie zijn inmiddels al onze collega’s over op het nieuwe samenwerkingsplatform van Microsoft 365!”
De bonus tip van Tim.
“Stiekem zijn het dan toch elf tips geworden”, lacht Tim, “maar deze laatste is misschien wel de belangrijkste: blijf gedurende het hele proces, tijdens de verandering maar voorál ook erna, evalueren en verbeteren, zodat iedereen de overstap succesvol kan maken! Ook als iedereen in de nieuwe werkomgeving aan het werk is, moet je de aandacht niet verliezen. Juist dán kun je de digitale transformatie waar je organisatie in zit naar een volgend level trekken, met alle medewerkers on board!”
