Met volle vaart vooruit: Woonbron gaat all-in op Copilot!
“Copilot helpt je werk direct makkelijker maken. Dat geeft mensen een enorme boost. Ik heb zoveel blije gezichten gezien!”
Hoe krijg je een hele organisatie mee in de transformatie naar AI op de digitale werkplek? En dan ook nog zonder weerstand en met een hoop enthousiasme onder medewerkers? Bij Woonbron weten ze er alles van. Onder aanvoering van Teamleider Change Michel Boender startte de woningcorporatie als één van de eerste corporaties in Nederland met een volledige uitrol van Microsoft 365 Copilot. In dit artikel deelt Michel zijn ervaringen, de lessen uit de pilot en de plannen voor de toekomst.
Woonbron is een woningcorporatie met een duidelijke missie: goed en betaalbaar wonen toegankelijk maken voor iedereen, vooral huishoudens met een smalle beurs en kwetsbare groepen. Met zo’n 45.000 woningen en 4.000 andere eenheden in onder andere Rotterdam, Delft, Dordrecht, Nissewaard en Zuidplas, is het een grote speler. En ook voor hun interne digitale werkomgeving zetten ze alles op alles: als één van de eerste corporaties in Nederland ging de organisatie all-in op Copilot.
‘Bring your own AI’-cultuur.
“Overal in de organisatie kwam AI als kans naar voren voor kostenbesparing, verhoogde efficiëntie en een hogere medewerker tevredenheid. Iedereen wilde er dus wat mee doen, maar niemand had scherp wát dan precies,” vertelt Michel. “Ik deed dus een voorstel aan het bestuur om AI breed uit te rollen binnen de organisatie. Natuurlijk kwam hier de vraag naar voren: zijn we wel digitaal vaardig genoeg voor zo’n grote stap? En is dit wel de juiste investering?
De voorzichtigheid was begrijpelijk. “Maar uiteindelijk kwamen we samen tot de conclusie dat de introductie van AI het werk onmiskenbaar gaat veranderen”, aldus Michel. “Het is daarom essentieel om medewerkers in staat te stellen om mee te groeien met deze veranderingen, al is het alleen maar als blijk van goed werkgeverschap. En de beweging is toch al gaande! Dus laten we AI dan volledig omarmen en de uitrol zorgvuldig aanpakken met een goede, betrouwbare tool, in plaats van iedereen willekeurig gebruik te laten maken van verschillende online AI-oplossingen. Woonbron wil faciliteren dat mensen met de juiste middelen werken, op een veilige en verantwoorde manier. Zonder regie ontstaat er een ‘bring your own AI’-cultuur, waarbij iedereen ongecontroleerd allerlei tools gebruikt. Dat levert risico’s op: je hebt geen zicht op waar de data naartoe gaat of wat erin wordt verwerkt. Gebruiken medewerkers bijvoorbeeld ChatGPT op hun werklaptop om te beslissen wat ze gaan eten vanavond, of sturen ze er een hele klantendatabase heen? Door het centraal te faciliteren, voorkom je deze risico’s en zorg je dat medewerkers geen andere, ongecontroleerde tools meer nodig hebben.”
Na gesprekken met managers en het ophalen van wensen en behoeften uit de hele organisatie, werd duidelijk: Microsoft 365 Copilot is precies wat Woonbron nodig heeft. “Het ging vooral om de vraag: hoe maken we onze mensen efficiënter? Toen ik hoorde over Copilot in de bestaande Microsoft 365 omgeving dacht ik: dát is de oplossing!” vertelt Michel. “Het helpt je echt om handiger te worden in je werk en dat is precies wat we onze medewerkers gunnen.”
Enthousiasme.
De eerste stap? Een inspiratie workshop verzorgd door e-office. “Tijdens deze workshop gingen we aan de slag met het ophalen van scenario’s waarin AI ons zou kunnen ondersteunen. Ik besloot van alle afdelingen één afgevaardigde te vragen om deel te nemen. Tot mijn grote verbazing én plezier was het enthousiasme enorm: soms wilden er wel vier of vijf mensen uit één afdeling meedoen. Ik heb nog nooit zo vaak ‘nee’ moeten verkopen. Het gaf wel goed aan dat onze collega’s héél enthousiast zijn over AI op de werkvloer. Uiteindelijk hebben we uit deze workshop vijf scenario’s geselecteerd met de hoogste kans van slagen. Ze waren nog vrij hoog-over, maar concreet genoeg om mee aan de slag te gaan in een pilot.”
“Tot mijn grote verbazing én plezier was het enthousiasme enorm: soms wilden er wel vier of vijf mensen uit één afdeling meedoen.”
De pilot was een doorslaand succes. Woonbron heeft in samenwerking met e-office 150 medewerkers een Microsoft 365 Copilot licentie gegeven, zodat ze konden deelnemen aan de pilot. Er was een gezamenlijke kick-off en daarna zijn prompttrainingen gegeven, inloopspreekuren georganiseerd, werkinstructies geschreven en in elk team zogenaamde champions benoemd. Michel: “Wat mij misschien wel het meest opviel? Er was werkelijk geen enkele weerstand! Ik ben ooit projectleider geweest tijdens de overgang van fysieke servers naar SharePoint: dat was een zware tijd. Mensen móesten toen veranderen en dat zorgde voor veel weerstand. Maar nu? Met Copilot is het compleet anders: het mag allemaal op je eigen tempo. Geen dwang, geen druk; als je het niet gebruikt valt de wereld niet stil. En dát maakt het zo krachtig!”
Het enthousiasme onder collega’s was aanstekelijk. “Iedereen die ik sprak was dolblij, echt laaiend enthousiast”, glundert Michel. “Copilot heeft zo’n enorm ‘wat heb ik eraan’-gehalte: het helpt je werk direct makkelijker maken. Met een paar woorden rolt er ineens een duidelijke e-mail of een compleet stuk tekst uit. Dat geeft mensen een enorme boost; ik heb zoveel blije gezichten gezien! Ik kreeg zelfs een reactie van een collega dat zijn leven blijvend is veranderd door de introductie van AI op de werkvloer.”
Monitoren & bijsturen.
We hebben ook goed gemonitord hoe Copilot gebruikt werd, met een dashboard dat inzicht geeft in welke afdelingen het omarmen en waar het nog wat stroever gaat. Op basis daarvan hebben we bijgestuurd. Uit onze enquête onder medewerkers blijkt: vrijwel iedereen voelt zich productiever, ervaart minder stress, en is ronduit positief. De verschillen in digitale vaardigheid zijn er natuurlijk, maar zelfs wie nog wat moet leren, ziet het voordeel en wil ermee aan de slag.”
“Vrijwel iedereen voelt zich productiever, ervaart minder stress, en is ronduit positief.”
Toch was niet alles meteen perfect. “De statistieken kregen van mij toch het stempel ‘matig’, want niet iedereen gebruikte Copilot even intensief. Toch leverde het al duidelijke efficiëntiewinst op bij de collega’s die het wél intensief gebruiken en vormde de pilot zo een rendabele business case. De prompttrainingen op locatie werden heel goed bezocht; online minder. Dat nemen we mee: lokaal trainen werkt beter dan online in onze organisatie,” aldus Michel.
Uitrol voor de volledige organisatie.
Met die inzichten werd het voorstel voor volledige uitrol onder alle medewerkers vormgegeven. “We gaan met volle vaart vooruit om alle collega’s te laten werken met Microsoft 365 Copilot. We hebben de organisatie opgedeeld in logische clusters, zodat we lokaal én specifiek kunnen gaan trainen. We beginnen bij alle leidinggevenden, als onderdeel van ons leiderschapsprogramma. De eerste afdeling die volgt is de Financiële Administratie en daarna komen de overige afdelingen. Een heel belangrijke keuze is dat de managers een centrale rol in de adoptie van Copilot in hun teams krijgen. Zo is het niet ‘ons feestje’, maar ook dat van hen. En dat is nodig, want we gaan opschalen naar meer dan 500 licenties. Dat betekent dus dat bijna alle medewerkers die achter een laptop werken worden voorzien van Microsoft 365 Copilot in hun digitale werkomgeving. Alleen met de klantenservice wachten we nog even: die zitten midden in een overgang naar een nieuw CRM. Ook de buitendienst, die eigenlijk alleen werkt met één app, geven we nog geen licentie.”
Woonbron kijkt ook al verder dan alleen Microsoft 365 Copilot. “Met de opkomst van Agents geloof ik dat iedereen straks processen kan automatiseren. Copilot is voor ons een voorportaal: medewerkers leren prompten en werken met een digitale assistent. Die kennis kunnen we straks inzetten voor Agents die repetitief werk uit handen nemen. Zo hoeft straks niemand meer uren achter een computer in het ERP- of CRM-systeem te zitten,” blikt Michel vooruit.
Woonbron & e-office.
Voor de inspiratiesessie, de pilot en nu ook voor de volledige uitrol van Microsoft 365 Copilot binnen de organisatie, koos Michel om samen te werken met e-office als partner. “Wat deze samenwerking voor mij zo bijzonder maakte, was dat ik gedurende de hele pilot één vast aanspreekpunt had. Dat was Business & Change Consultant Rutger. Hij nam zowel de projectleiding als de trainingen op zich, wat ontzettend prettig werkte: het contact was direct en we trokken echt samen op. We verzorgden vrijwel alle trainingen samen, waardoor het traject persoonlijk en hecht aanvoelde. De kennis die hij meebracht was inhoudelijk dik in orde, en de manier van werken was open en duidelijk afgebakend. De aanpak was helder, er was voldoende tijd en ruimte en ik kon aansluiten en ondersteunen waar nodig. Ook de kennis van de sector die e-office heeft maakte het verschil: het samenwerken verliep soepel en ontspannen en ze snapten goed waar we als Woonbron voor staan.
Wat vooral opviel, is dat de nadruk nooit op de IT lag, maar op de mensen en de verandering zelf. Technisch gezien is zo’n traject niet eens zo ingewikkeld, maar het draait vooral om het borgen van verandering binnen teams en organisaties. Dat mensgerichte aspect kwam in de aanpak steeds naar voren en maakte het verschil tussen een succesvolle implementatie en het simpelweg invoeren van een nieuwe tool. Ik ben er heel blij mee, en dit is pas het begin!” •
