Grip op relaties en verkoopkansen: de CRM-oplossing van Sound.
Veerle Huinen – van Vliet, juli 2025
Don’t work harder. Work smarter. Met die ambitie ging Sound aan de slag met een nieuwe CRM-oplossing. Want de Excel-lijsten en Microsoft Lists die ze gebruikten? “Die manier van werken paste niet langer bij ons groeiende bedrijf”, aldus Robbert van der Sprong, één van de vier partners van Sound. “Met zeven collega’s die allemaal met leads bezig waren, was het overzicht in het salesteam soms ver te zoeken.” In dit artikel vertelt hij samen met zijn collega Laura Berger over de CRM-oplossing van e-office die daar verandering in bracht.
Sound is een consultancybedrijf dat bestaat uit verschillende werkmaatschappijen. “We houden ons bezig met (product) innovatie, consultancy, projectmanagement en recruitment. Products, Projects en People dus! Onze opdrachtgevers zijn bedrijven die belangrijk zijn voor de vitale infrastructuur van Nederland. Denk hierbij aan bijvoorbeeld gemeentes, provincies, maar ook telecom- of energiemaatschappijen. En we groeien hard: we ontvingen zelfs drie jaar op rij de FD Gazelle Award. Deze erkenning als één van de snelst groeiende bedrijven van Nederland is een enorme mijlpaal waar we ontzettend trots op zijn!”
Grip op onze verkoopkansen.
Maar groei heeft ook een keerzijde. “We werden eigenlijk te groot voor de manier waarop we gewend waren om te werken”, vertelt Robbert. “De Excel-lijsten en Microsoft Lists zorgden voor een onoverzichtelijke administratie op het gebied van klanten en leads, zeker toen we met specifieke verkopers op segment gingen werken. Met zeven collega’s die allemaal met leads bezig waren, was het overzicht in het salesteam soms ver te zoeken. We waren vooral heel veel tijd kwijt om elkaar duidelijk te maken wat we aan het doen waren, in plaats van effectief te werk gaan met grip op onze verkoopkansen. Super zonde!”
“Er waren al wat licenties in huis, waardoor we een tijdje hebben getwijfeld tussen Dynamics of een andere SAAS-oplossing. Maar voorop stond dat ingebruikname eenvoudig en processen makkelijk te volgen moesten zijn. Toen raakten we in gesprek met e-office. Zij deden ons een voorstel voor een goede standaardoplossing: het Klantdossier. Hierdoor hoefden we het wiel niet opnieuw uit te vinden en konden we toch experimenteren met waar we precies behoefte aan hadden. Toen bleek dat deze oplossing al geruime tijd draaide bij andere organisaties van onze omvang én niet de hoofdprijs kostte, was de keuze snel gemaakt!”
“We hadden vooraf absoluut eigen wensen en een hoop toeters en bellen die we verwerkt wilden zien, maar we zijn uiteindelijk eigenlijk best dicht bij de standaard gebleven.”
Door middel van workshops is bij de collega’s van Sound opgehaald waar precies behoefte aan was. Naar aanleiding daarvan is de oplossing ingericht. Laura vertelt: “Het nadenken over waar zo’n CRM-oplossing aan zou moeten voldoen vond ik interessant. Hoe maak je het helemaal naar je wens? Dat is een leuk proces, maar je wil ook niet té veel tijd en energie kwijt zijn om het helemaal in te richten en te onderhouden. Dat speelde een belangrijke rol in onze keuze voor deze oplossing.” Vervolgens werd er begonnen aan een implementatietraject. “We hadden vooraf absoluut eigen wensen en een hoop toeters en bellen die we verwerkt wilden zien”, lacht Robbert, “maar we zijn uiteindelijk eigenlijk best dicht bij de standaard gebleven. Daardoor verliep de implementatie heel soepel. We hebben met een groep van core gebruikers een aantal iteraties gedaan, zodat we het bij deze gebruikers gelijk geborgd hebben.” Laura: “En ook de oude leads die we in onze lijstjes hadden opgeslagen zijn overgezet. En nu zijn we al een klein half jaar enthousiast gebruiker van de CRM-oplossing van e-office!”
Laura is product owner van het CRM en bewaakt ook de verdere doorontwikkeling. “Alle wensen die na ingebruikname nog oppoppen vanuit gebruikers worden bij mij ingediend en ik beslis, samen met e-office, wat we wel en niet toevoegen aan de oplossing. We staan in nauw contact met elkaar, zodat we gauw kunnen bijsturen waar nodig. Heel fijn! Net als de integratie met Outlook. Hierdoor kunnen we afspraken en mails eenvoudig koppelen in het CRM, waar door alle communicatie op één plek te vinden is.”
Meegroeien.
Het in gebruik nemen van een nieuwe oplossing vergt natuurlijk ook wat discipline. “Doordat Laura en ik aan de basis hebben gestaan van de uitrol van het CRM, hebben we goed nagedacht over besluiten, hoe we accounts inrichten, welke segmenten we hebben en hoe de algehele flow is van het systeem”, vertelt Robbert. “Je merkt dat mensen die het later zijn gaan gebruiken even wat hulp nodig hebben om dezelfde werkwijze te hanteren.” Gelukkig is daar bij Sound ook over nagedacht. Laura ligt toe: “We organiseren eens per maand een werksessie op kantoor. We lopen dan met alle gebruikers door de hele flow heen, om iedereen met de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Zo komen we altijd wel weer dingen tegen waar de één het net anders aanpakt dan de ander. Een heel leuke manier om te blijven leren, ontwikkelen en samen te werken!”
“Deze oplossing heeft ons werk écht makkelijker en daardoor leuker gemaakt.”
“Wat écht helpt is dat een aantal collega’s super enthousiast is over de oplossing. Dat werkt aanstekelijk. Zo wordt het gebruiken van het CRM steeds meer routine voor al onze collega’s”, aldus Robbert. En dat maakt het uitbreiden van de mogelijkheden ook interessanter. “De oplossing is zo ingericht dat deze letterlijk met ons kan meegroeien!”, vertelt Laura. “In de toekomst zou ik bijvoorbeeld graag het CRM ook gebruiken voor evenementen die we organiseren. Nu zijn we daar toch altijd nog met Excel-lijstjes in de weer, maar het CRM zou daar ook een mooie oplossing voor kunnen zijn. Hier gaan we zeker nog mee experimenteren!”
Laura sluit af: “Deze oplossing heeft ons werk écht makkelijker en daardoor leuker gemaakt. Ik kan elke organisatie van onze grootte aanraden om met deze oplossing aan de slag te gaan. Het hoeft niet meteen een heel uitgebreid pakket met talloze mogelijkheden te zijn. Starten met één deel is voldoende en uitbreiden kun je geleidelijk doen. Maar geloof mij: het gaat je zo veel tijd en energie besparen! Don’t work harder, work smarter!” •
