Een stevig fundament voor de toekomst: de doorlopende digitale transformatie van Beweging 3.0
Met de mens voorop, optimaal samenwerken met Microsoft 365 én Copilot.
Beweging 3.0 is een organisatie voor zorg én welzijn in regio Eemland. Zij ondersteunt mensen om het gewone leven te blijven leiden en zo lang mogelijk zelf- en samenredzaam te zijn, thuis en op woonzorglocaties. Met ruim 3.300 professionals en 2.000 vrijwilligers werkt Beweging 3.0 samen aan oplossingen die passen bij ieders wensen en mogelijkheden. Zo draagt de organisatie bij aan een goed leven voor cliënten en een fijne werkomgeving voor professionals.
In 2021 maakte Beweging 3.0 de technische overstap naar Microsoft door afscheid te nemen van fileservers en digitaal te gaan (samen)werken. Maar al snel werd duidelijk dat de adoptie van het systeem niet breed genoeg was doorgevoerd. Teammanager Functioneel Beheer en Digicoaches, Connie van Rooijen – van der Duim: “We merkten dat de adoptie die toen gedaan is te kortstondig was om alles goed bij onze collega’s te laten landen. De techniek werkte, maar het moest nog écht ingebed worden in onze organisatie.”
Juist die urgentie om collega’s op een goede manier met digitale middelen te laten werken, zorgde ervoor dat Beweging 3.0 op zoek ging naar een partner die het mensgerichte aspect centraal stelt. “Je moet het echt vanuit de mens gaan doen en niet vanuit de techniek. Techniek ondersteunt en faciliteert, en kan mooie dingen mogelijk maken. Maar we wisten: je moet beginnen bij de mensen in onze organisatie. Pas dán levert de techniek écht toegevoegde waarde. Dat was het startpunt van onze samenwerking met e-office.”
Blijven leren en ontwikkelen.
Beweging 3.0 koos voor een structurele samenwerking met e-office om de duurzame adoptie van hun digitale werkomgeving te bevorderen. Connie: “Het doorontwikkelen van Microsoft 365 konden wij zelf binnen onze organisatie niet genoeg urgentie geven. We willen dat onze collega’s goed leren werken met digitale middelen en duidelijke afspraken maken over hoe we het platform gebruiken en welke app daarvoor dient. Daarom werken we op een structurele manier samen. Met e-office klikte het vanaf het begin, omdat bij hen juist de mens centraal staat en de techniek ondersteunend is: precies de behoefte die wij ook voelden!”
“Met e-office klikte het vanaf het begin, omdat bij hen juist de mens centraal staat en de techniek ondersteunend is: precies de behoefte die wij ook voelden!”
Vanuit deze samenwerking hebben we onder andere gewerkt aan een Document Management Systeem (DMS). Er is nagedacht over optimaal inzetten van Teams door het managementteam om samenwerken en vergaderen te ondersteunen. Dit wordt nu in de praktijk gebracht en bijgeschaafd met intensieve begeleiding. Connie: “Dit heeft veel voeten in aarde. We merkten al gauw dat we soms binnen Microsoft 365 al twee stappen sneller zijn dan de organisatie die ermee moet werken. Door af en toe een stapje terug te doen en uit te zoomen, blijven we op structurele basis onze collega’s ondersteunen in het optimaliseren én leren werken in hun digitale werkomgeving. Zo zorgen we ervoor dat het past binnen de organisatiedoelen én de dagelijkse praktijk van de professionals. Niet alles in één keer willen doen, maar stap voor stap meebewegen in de digitale wereld!”
Inspiratie, scenario’s en pilot: de Copilot-reis van Beweging 3.0.
Terwijl er werd gewerkt aan het optimaliseren van de digitale werkomgeving in Microsoft 365, werd er ook gestart met nieuwe manieren om samenwerking te bevorderen en het werk van onze professionals efficiënter en aangenamer te maken. “Ik had er al veel over gehoord en gezien, maar we hadden de stap om aan de slag te gaan met AI binnen onze organisatie nog niet gezet. Zo’n 1,5 jaar geleden was het moment daar. We zijn met e-office in gesprek gegaan over het starten met het implementeren van Microsoft 365 Copilot in onze digitale werkomgeving.”
“Niet alles in één keer willen doen, maar stap voor stap meebewegen in de digitale wereld.”
Het avontuur met Microsoft 365 Copilot begon met een inspiratiesessie: de zogenaamde Vision & Value Workshop. Connie: “We zijn met een grote groep van zo’n 15 tot 20 man op kantoor geweest bij e-office. Mensen uit verschillende lagen van de organisatie waren aanwezig en hebben meegedacht over wat Copilot voor ons zou kunnen betekenen. We hebben ook gezamenlijk scenario’s bedacht waarin Copilot toepasbaar zou zijn voor ons. Het was écht inspirerend, mensen werden er heel enthousiast van. Na de inspiratiesessie werd besloten door te pakken met de scenario’s met de hoogste impact.”
Het enthousiasme was inderdaad groot: “We hebben zo’n 60 mensen uitgenodigd om deel te nemen aan de pilot en dat zijn er uiteindelijk 80 geworden! Dat is voor onze organisatie echt heel bijzonder. We zijn tenslotte een zorgorganisatie, waar veel mensen werken op wisselende tijden. Maar het animo was heel groot om te starten!” Er werden vier scenario’s gekozen voor de pilot:
- Samenvatten en prioriteren binnen Outlook
- Teksten genereren
- Vergaderen en notuleren
- Vergelijken van bestanden.
“We hebben zo’n 60 mensen uitgenodigd om deel te nemen aan de pilot en dat zijn er uiteindelijk 80 geworden! Dat is voor onze organisatie echt heel bijzonder.“
Zes weken werd er intensief samengewerkt in vier werkgroepen: er werden bevindingen gedeeld en goede prompts uitgewisseld. Connie blikt terug: “De pilot leverde waardevolle inzichten op. Het scenario van samenvatten en prioriteren binnen Outlook was succesvol. Ook het genereren van teksten bleek geslaagd, maar de ervaring van de communicatieafdeling was nog niet goed genoeg.
Ook waren we nog niet tevreden over het derde scenario: vergaderen en notuleren. Het online vergaderen werkte goed, maar het samenvatten van hybride en vooral fysieke vergaderingen bleek veel groter en ingewikkelder dan we van tevoren dachten. Om fysieke vergaderingen op een optimale manier samen te vatten lukte niet meteen. Na overleg met e-office hebben we ervoor gekozen om extra technische middelen, zoals microfoons, in te zetten en ook te schakelen met Microsoft. Want júist die 1-op-1 live gesprekken vinden in de zorg veel plaats. Dit scenario behoefde dus nog wat extra aandacht en met kleine stapjes komen we steeds verder om ook het vergaderen en notuleren helemaal in te richten zoals we het willen hebben.”
Uitdagingen en successen.
Het tempo van technologische ontwikkelingen bleek een uitdaging én een mooie zoektocht te zijn. Connie: “Je merkt dat de doorontwikkeling van Copilot de voortgang in de weg staat van het optimale gebruik binnen de zorg. Er verandert zó veel en de doorloopsnelheid van AI-ontwikkelingen is zo groot: tegen de tijd dat wij het hebben uitgeplozen, is het alweer veranderd. Dat zijn we niet gewend in onze sector.
Daarnaast willen wij onze zorgprofessionals pas nieuwe elementen in hun digitale werkomgeving opleveren als het écht kant en klaar is. We willen hen niet belasten met experimenten. Daar lopen wij, maar ook andere zorgorganisaties, tegenaan. Daarin meegaan is en blijft een avontuurlijke reis! Want het kent ook voordelen: door de samenwerking met e-office én Microsoft staan we aan de frontlinie van de ontwikkeling van AI en kunnen we met onze ervaringen en inzichten bijdragen aan heel mooie resultaten in de zorg!”
Er zijn ook concrete successen en geslaagde use cases te benoemen. Eén daarvan is het vergelijken van contracten van zorgverzekeraars. “Eén keer per jaar krijgen we vanuit zorgverzekeraars nieuwe voorwaarden en contracten. Deze moesten allemaal handmatig worden vergeleken met die van vorig jaar. Dat was ontzettend veel werk voor onze collega’s.
Die voorwaarden en contracten naast elkaar leggen, dat kan Copilot nu voor ons doen. En dat blijkt echt een openbaring! We hebben de voorbeelden van 2024 met 2025, die we handmatig hebben vergeleken, nogmaals door Copilot laten doen. Daar kwamen dingen uit die we met het blote oog niet hebben gezien. Dat bood ons het vertrouwen dat dit écht wat gaat opleveren. De komende periode gaan we Copilot inzetten om de contracten van 2025 met die van 2026 te vergelijken. En daar hebben niet alleen wij, maar álle zorgorganisaties die deze exercitie handmatig moeten doen, profijt van!”
“Daar hebben niet alleen wij, maar álle zorgorganisaties die deze exercitie handmatig moeten doen, profijt van!”
Vervolg van de digitale transformatie-reis.
Beweging 3.0 ziet de uitrol van Copilot niet meer als los traject. Connie: “Na de pilot hebben we het ondergebracht in de volledige doorontwikkeling van Microsoft 365, waar Copilot een onderdeel van is. De mensgerichte aanpak blijft daarin leidend. De zorgafdelingen zijn nog wat minder aangehaakt, dus het staat op de planning om hen een eindproduct te brengen waar ze gelijk mee aan de slag kunnen. Met natuurlijk passende training en begeleiding. Recent hebben we dus bijvoorbeeld webinars en prompttrainingen georganiseerd met onze digicoaches, om collega’s verder te ondersteunen in hun digitale werkomgeving.
De digitale transformatie van Beweging 3.0 is nog lang niet voorbij, maar er ligt nu een stevig fundament. “De samenwerking met e-office draagt eraan bij dat de techniek ons werk ondersteunt en dat de mens altijd centraal blijft staan – precies zoals we het willen. Met onze samenwerking wordt het adoptieniveau van collega’s vergroot in een tijd waarin dat éxtra belangrijk is, omdat digitale ontwikkelingen snel gaan en ons werk transformeren. Zo zorgen we ervoor dat we inwoners goed én steeds beter kunnen ondersteunen en daarmee de zorg toegankelijk houden.”, vertelt Connie.
“De collega’s van e-office helpen ons omgaan met deze snelle ontwikkelingen, denken mee, kijken mee, sturen bij en rijken nieuwe kennis aan. Ik ervaar onze samenwerking dan ook als heel prettig en kijk uit naar de toekomst. Met deze aanpak geven we concreet vorm aan onze digitale visie binnen Koers2028: technologie als hulpmiddel, niet als doel op zich, en altijd met veilige omgang met data. Zo bouwen we samen aan een toekomst waarin digitale oplossingen bijdragen aan eigen regie, samenwerking en hybride zorgmodellen.”
