De route van Parlan: de uitrol van Copilot in de jeugdzorg
Veerle Huinen – van Vliet, maart 2025
“Ik weet zeker dat het werk in de zorg weer leuker wordt door de inzet van AI.”
‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de zorgprofessional meer plezier heeft in zijn of haar werk door een stuk van de werkdruk weg te nemen?’ Met die vraag initieerde Ron Ploeg, Manager ICT & Facilitaire Diensten bij jeugdzorgorganisatie Parlan, een Inspiratiesessie over Microsoft 365 Copilot & AI. En de rest is geschiedenis. In dit artikel vertelt hij over de route die Parlan aflegt om Copilot te implementeren: van de eerste stappen met het ophalen van scenario’s tot het stapsgewijs uitrollen van AI over de hele organisatie. Ook deelt Ron de resultaten van de pilot en blikt vooruit naar het grotere implementatietraject.
Parlan is een organisatie in de jeugdzorg met zo’n 700 medewerkers, inclusief samenwerkingspartners en externen, met 80 locaties in Noord-Holland en een groot geografisch werkgebied. Ze behandelen zo’n 3000 cliënten per jaar. Ron ziet dat de uitdagingen waar de jeugdzorg mee kampt in de afgelopen jaren zijn toegenomen. “De administratieve last in de zorg – en dus ook bij ons – is torenhoog. Maar zorgprofessionals besteden hun tijd het liefst én het best met cliënten. En terecht. Hoe mooi zou het zijn als we het repeterende, administratieve werk kunnen laten ondersteunen door AI? Dit vraagstuk is direct de aanleiding geweest om vanuit Parlan vroegtijdig te gaan ontdekken wat de mogelijkheden voor ondersteuning met Copilot zijn. Voor onze organisatie, maar vooral voor onze zorgverlenende collega’s”, steekt Ron van wal. Al 35 jaar werkt hij voor jeugdzorgorganisatie Parlan en de komst van AI is wéér een reden om bij zijn werkgever te blijven. “Er komen steeds nieuwe uitdagingen op m’n pad, waardoor ik opnieuw mijn toegevoegde waarde zie bij deze organisatie. Toen ik hoorde over de mogelijkheid om een inspiratiesessie over Copilot en AI te doen, heb ik deze kans meteen gegrepen!”
“Deze scenario’s zijn dus niet van de IT-afdeling of vanuit de technologie gedreven, maar écht van de volledige zorgorganisatie!”
Inspiratiesessie
Van direct uitvoerend zorgpersoneel tot gedragswetenschappers en leidinggevenden: de groep Parlan-collega’s die aanwezig waren tijdens de eerste inspiratiesessie, was enorm divers. “Heel fijn om een goede afspiegeling van de organisatie in de eerste sessie te mogen verwelkomen. Zo konden we een breed beeld vormen van de uitdagingen die binnen onze organisatie pelen. Wat ik heel prettig vond is dat we het tijdens deze sessie bijna niet over Copilot of AI hebben gehad. We hebben juist bij de aanwezigen opgehaald wat ze doen in hun dagelijks werk. Waar ben je mee bezig? Wat zijn zaken waar je graag afscheid van wil nemen? Wat kost je veel tijd? Hierdoor raakten we met elkaar in de juiste mindset, waardoor we vervolgens konden gaan nadenken over scenario’s waarin Copilot of AI zou kunnen helpen. Deze scenario’s zijn dus niet van de IT-afdeling of vanuit de technologie gedreven, maar écht van de volledige zorgorganisatie! Met onze medewerkers op de eerste plaats en techniek als ondersteuning.”
De vier scenario’s van Parlan
Tijdens de inspiratiesessie werden meerdere scenario’s opgehaald. “We hebben ervoor gekozen om hiervan een klein aantal uit te kiezen om een pilot mee te doen”, vertelt Ron. “We wilden namelijk dat alle gekozen scenario’s direct herkenbaar zijn voor onze medewerkers bij alle afdelingen van Parlan. Als bijna iedere individuele medewerker zich in de scenario’s kan vinden, creëert dat een enorm draagvlak. We hadden wel met honderd scenario’s kunnen gaan proberen, maar we hebben ons gefocust op de vier scenario’s met de hoogste impact en herkenbaarheid.”
Dit zijn de scenario’s van Parlan en het resultaat na afloop van de pilot.
1. Het vertalen van een gesprek
Ron: “Parlan werkt veel met vluchtelingen. Dat betekent dat onze collega’s vaak te maken hebben met een taalkloof. Om toch goede gesprekken te kunnen voeren met cliënten, wordt regelmatig gebruik gemaakt van tolken. Dat is niet alleen ontzettend duur, maar kost ook veel tijd om te plannen waardoor de daadwerkelijke zorg vaak op zich laat wachten. In dit scenario beschreven we de mogelijkheid voor AI om een gesprek direct te vertalen in tekst, zowel voor de zorgprofessional als de cliënt. Dat zou betekenen dat we direct kunnen starten met een behandeling, in plaats van wachten op een beschikbare tolk.”
–> Resultaat na afloop van de pilot: “Dit scenario is geslaagd! We hebben het voor elkaar gekregen succesvol gesprekken te vertalen. Echter werken we met spiksplinternieuwe technologie en na wat wijzigingen bij Microsoft, konden we na de pilot niet dezelfde resultaten meer tonen. Ik heb er vertrouwen in dat dat binnenkort wel weer kan!”
2. Het vastleggen van een cliëntgesprek
“Onze zorgprofessionals moeten van elk gesprek met een cliënt een verslag maken”, vertelt Ron. “Nou, niemand is naar school gegaan om lange verslagen te tikken, zeker niet meerderen per dag! Het vastleggen van een cliëntgesprek is een scenario om deze grote administratieve last te verlagen. Na afloop van een gesprek geen uren werk aan het verslag, maar slechts correctiewerk. Het gesprek opnemen en Copilot laten samenvatten, scheelt onze zorgmedewerkers ontzettend veel tijd. De koppeling met ons Elektronisch Cliëntendossier (ECD) is in dit scenario ook besproken.
–> Resultaat na afloop van de pilot: “Ook dit scenario is geslaagd! De koppeling met het ECD staat voor het najaar van 2025 gepland. Dit gaan we met Copilot Studio oppakken.
3. Het vastleggen van gesprekken of bijeenkomsten
“Dit scenario draagt ook bij aan het verlagen van de administratieve last in onze zorgorganisatie. Door Copilot mee te laten luisteren met gesprekken of bijeenkomsten is er geen administratieve medewerker nodig om te notuleren of actiepunten op te stellen. Copilot ondersteunt hierin”, aldus Ron.
–> Resultaat na afloop van de pilot: “Ook van dit scenario zijn mooie resultaten te delen. Inmiddels legt Copilot namelijk bijna iedere vergadering binnen Parlan vast. Dat scheelt onze medewerkers ontzettend veel tijd!”
“Met twee vingers in m’n neus, binnen 10 minuten. Met plaatjes en al”
4. Het maken van een PowerPointpresentatie of webinar in minder dan een uur
“Onze afdeling communicatie is soms wel tien uur bezig met presentaties voor bijvoorbeeld de Raad van Bestuur. Ontzettend tijdsintensief!”, vertelt Ron. Dat kan anders: “In dit scenario focussen we ons op het beperken van de tijd die collega’s kwijt zijn aan het maken van presentaties of webinars.”
–> Resultaat na afloop van de pilot: “Met twee vingers in m’n neus, binnen 10 minuten. Met plaatjes en al! Ook voor dit scenario hebben we prachtige resultaten behaald. Met een goede prompt scheelt dit onze communicatie collega’s zoveel tijd. Geslaagd dus!”
Experimenteren & olievlekken
Aan de pilot hebben zo’n 25 Parlan-medewerkers van verschillende afdelingen meegewerkt. “We merkten al gauw dat we er goed aan hadden gedaan om de scenario’s herkenbaar en beperkt te houden. Mensen kregen gauw vertrouwen in Copilot en namen de uitkomsten serieus, wat ervoor zorgde dat ze er nog meer mee wilden experimenteren, er tijd in wilden steken én andere collega’s erover vertelden. Vanuit een piepklein groepje enthousiastelingen zijn we gaan olievlekken: er zijn nu rond de 250 collega’s met een Copilot licentie en aan het eind van dit jaar hopen we onze 335 licenties allemaal in gebruik te hebben. Maar natuurlijk niet zonder goede adoptie! De valkuil is namelijk dat je mensen zomaar een licentie gaat geven zonder training en uitleg: die raken dan teleurgesteld in de resultaten. We zorgen er dus voor dat collega’s die een licentie krijgen erg goed begeleid worden.”
Het resultaat? “Allemaal mooie dingen die ik van tevoren niet had kunnen bedenken!”
En wat is het resultaat van al dat experimenteren? “Allemaal mooie dingen die ik van tevoren niet had kunnen bedenken!”, lacht Ron. Zo zijn er gedragswetenschappers bij Parlan die zich door Copilot laten ondersteunen in hun EMDR-therapiesessies. “Die sessies zijn heel arbeidsintensief: er wordt eerst een verhaal over een trauma gemaakt en dan start de therapie die met camera’s en microfoons wordt vastgelegd. Vervolgens wordt er een verslag gemaakt, wat dan weer met alle deskundigen wordt gedeeld en besproken. Met de hulp van Copilot levert dit hen echt uren tijdwinst op!”, vertelt Ron trots.
Problematiek in de jeugdzorg
Ron: “In de afgelopen jaren is de complexiteit binnen de jeugdzorg toegenomen. Wij begeleiden kinderen, jongeren en hun gezin die door hun situatie of problematiek niet altijd terug kunnen naar hun huis. Bij ons vinden zij een veilige plek waar zij zich gezien en begrepen voelen. We zijn er voor hen zolang dat nodig is, met als doel een stabiele en gezonde toekomst.” En natuurlijk zijn er in deze situatie excessen die negatief in de publiciteit komen. Dat maakt dat jeugdzorg over het algemeen en ten onrechte geen goed imago heeft. Het vinden van goed personeel en het behouden van deze medewerkers is dan ook een enorme uitdaging. Daarnaast is door de transitie van overheid naar lokale overheid als opdrachtgever een groot gebrek aan geld. Dat beperkt ons in de mogelijkheden als het gaat om innovatie en verandering. Terwijl dat juist op de lange termijn gaat helpen in de productiviteit! Een oplossing hiervoor is niet zo één, twee, drie gevonden. Vanuit mijn eigen motivatie geloof ik heel erg dat de zorg zich opnieuw moet uitvinden. Als we zo doorgaan, wordt de zorgrekening veel te hoog. We zullen het écht anders moeten gaan doen. In mijn ogen moet de zorg gaan vertrouwen op technologie en die technologie ondersteunend maken aan de uitvoering van de zorg. Ik weet zeker dat we er op die manier voor kunnen zorgen dat de zorgmedewerker meer plezier heeft in zijn werk en een stukje van de druk kunnen wegnemen. Gelukkig hebben wij als Parlan, maar ook andere zorgorganisaties, een fijne samenwerking met Microsoft. Zij investeren zowel tijd als geld om zorgorganisaties met Copilot op weg te helpen. Daardoor plukken onze collega’s nu de eerste vruchten van deze productiviteitswinst!”
“Het is mijn persoonlijke ambitie om ervoor te zorgen dat IT écht iets toevoegt in de kwaliteit van werken voor onze zorgprofessionals”
Iedere dag een half uur
En hoe Ron de toekomst ziet? “We willen eigenlijk sneller door ontwikkelen dan de interne organisatie aan kan. Maar we moeten natuurlijk wel zorgen dat iedereen de ontwikkelingen bij kan blijven houden. Daarom pakken we het echt stap voor stap aan. Voor 2026 hebben we de ambitie om alle collega’s met functies waar een laptop voor nodig is allemaal een Copilot licentie te geven én de techniek te adopteren.”
En persoonlijk? “Na 35 jaar bij Parlan heb ik nog maar een korte tijd te gaan in mijn werkzame leven. Het is mijn persoonlijke ambitie om ervoor te zorgen dat IT écht iets toevoegt in de kwaliteit van werken voor onze zorgprofessionals. We maken al jaren gebruik van mooie digitale oplossingen, maar écht werkdruk verlagend is het nog niet geweest. Als ik voor elkaar krijg dat al mijn collega’s iedere dag een half uur minder tijd hoeven te besteden aan zaken die hun werk minder leuk maken en meer tijd hebben met hun cliënten, ben ik ontzettend tevreden. AI gaat hier een bijdrage aan leveren, dat weet ik zeker!”
Lees meer over…
7 tips voor een succesvolle verandering naar een slimme organisatie, die samenwerkt met Microsoft 365
Dít is waarom verandertrajecten zonder adoptie geen ROI opleveren
