Waar we goed in zijn
Automatisering van processen
Slimmer werken door processen te automatiseren
Veel organisaties denken bij automatisering van processen al snel aan techniek. Maar de grootste winst zit juíst in het slimmer organiseren van werk. Want elk proces – of workflow -bestaat uit een aantal stappen die mensen zetten om iets voor elkaar te krijgen. Soms doe je dat alleen, maar vaak samen.
Maar wat bedoelen we dan precies met procesautomatisering? En waar begin je als organisatie?
Sommige mensen zijn bang dat automatisering banen overbodig maakt. Maar wij draaien het liever om: laten we niet het werk doen dat een robot óók kan. Dat levert tijd op voor werk waar je energie van krijgt, je creativiteit in kwijt kunt en dat écht impact heeft. Zo wordt automatisering geen bedreiging, maar juist een kans om het werk leuker en slimmer te maken.
Wat verstaan we onder procesautomatisering?
We hebben het over het automatiseren van stappen binnen een werkproces. Dat kan in één applicatie, maar ook over systemen heen. Vaak zit de kracht in het koppelen van gestructureerde data (zoals prijzen of klantgegevens) met de ongestructureerde wereld van tekst, toelichting en context.
Bij e-office richten we ons vooral op het snijvlak van Microsoft 365 en andere systemen. Daar helpen we organisaties om processen te stroomlijnen, tijd te besparen en menselijke fouten te voorkomen.
Een voorbeeld? Voor een organisatie ontwikkelden we een oplossing rondom vergaderingen van de Raad van Bestuur. Die wilden in één oogopslag zien waarover besloten moest worden, zonder door eindeloze documenten te hoeven scrollen. We bouwden een helder voorblad met context en samenvatting, bovenop de onderliggende documenten en spreadsheet
Waarom juist nú?
AI en tools zoals Microsoft Copilot krijgen veel aandacht. En terecht. Ze bieden nieuwe mogelijkheden om processen slimmer en sneller te maken. Tegelijkertijd zien we dat organisaties met bekende problemen komen die ook eerder al oplosbaar waren, bijvoorbeeld met Power Automate.
Deze hernieuwde aandacht zorgt ervoor dat organisaties nu extra gemotiveerd zijn om processen onder de loep te nemen. Nieuw gereedschap en nieuwe kansen. En met de juiste aanpak boek je ook écht resultaat.
Typische uitdagingen bij procesautomatisering
- Processen die nog niet goed zijn vastgelegd
- Veel uitzonderingen of variaties
- Repetitief werk dat mensen liever vermijden
- Angst dat automatisering banen kost
- Te weinig betrokkenheid van de eindgebruiker
Wij zorgen dat het wél werkt. Met aandacht voor mens én techniek.
Onze aanpak: inzicht, ontwerp, uitvoering en verankering
We kijken vooraf altijd naar de kans op succes. Bijvoorbeeld: is het proces al goed uitgekristalliseerd, verloopt het meestal op dezelfde manier en komt het vaak genoeg voor om automatisering rendabel te maken? Ook kijken we naar de businesscase. Hoeveel effort kost het en wat levert het op? En minstens zo belangrijk: blijft het resultaat controleerbaar? Iemand moet kunnen beoordelen of de output klopt en het proces goed blijft lopen.
Daarbij helpt het als processen al helder zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in lijn met ISO‑richtlijnen of andere kwaliteitsstandaarden binnen de organisatie.
We starten daarom met inzicht. Wat is het probleem, waar zit de winst en wat is er al geregeld? We kijken of het proces herhaalbaar is, hoe vaak het voorkomt en of het voldoet aan ISO-richtlijnen.
Daarna maken we samen een ontwerp. We begeleiden organisaties in het kiezen van geschikte processen en nemen medewerkers daarin mee. Zeker als het gaat om kennisoverdracht, vervanging of groei.
Vervolgens zorgen we voor implementatie: een oplossing die technisch klopt, maar ook werkt in de praktijk. Denk aan prompts die AI aansturen, duidelijke documentatie en training voor super users.
Tot slot borgen we het succes. Door te monitoren, feedback op te halen en bij te sturen. Zo blijft het proces niet alleen draaien, maar ook waarde leveren.
Technologieën die we inzetten
We werken met verschillende tools, waaronder:
- Power Automate & Power Automate Desktop
- GenAI via Azure (met apart licentiemodel per transactie)
- Azure Automation, Runbooks en PowerShell
- Plan Designer van Microsoft
- Document Management Systemen binnen Microsoft 365
Deze technologieën helpen ons om repetitief werk uit handen te nemen, processen toegankelijk te maken en medewerkers productiever te laten zijn.
Hoe zorgen we dat het blijft werken?
Tools ontwikkelen zich razendsnel. Gelukkig worden ze ook steeds makkelijker in gebruik. Denk aan Power Automate Desktop, dat je leert wat je wil doen op basis van klikken en praten. Of Plan Designer, waar je met natuurlijke taal een automatisering opstelt.
We leren gebruikers om mee te bewegen. Zodat ze nieuwe situaties zelfstandig kunnen oppakken, AI goed weten aan te sturen en niet terugvallen in oud gedrag. Want alleen dan blijft automatisering waardevol.
Waarom klanten voor e-office kiezen
We combineren kennis van technologie met begrip van werkprocessen. En we weten dat als je medewerkers niet meeneemt, die automatisering nooit van de grond komt. Daarom betrekken we de mensen die het werk doen, zorgen we voor begeleiding én richten we ons op werk dat er echt toe doet.
Of het nu gaat om tijd besparen, risico’s verkleinen of kennis borgen, wij zorgen ervoor. Het werkt én blijft werken.
Dít levert het op
- Minder repetitief werk
- Meer productiviteit en werkplezier
- Betere controle en voorspelbaarheid
- Snellere doorlooptijden en minder fouten
- Medewerkers die het snappen én ermee willen werken
Klaar om te starten?
Procesautomatisering vraagt om een slimme aanpak en goede timing. Begin er niet aan als je al overloopt. Maar wél als je ruimte ziet voor verbetering.
We denken graag met je mee. Bijvoorbeeld in een workshop, waarin we samen ontdekken waar de grootste kansen liggen. Of via een gesprek waarin we sparren over jullie situatie.
Veelgestelde vragen
Is dit ook geschikt voor kleinere organisaties?
Moet je al werken met Microsoft 365?
Welke tools gebruiken jullie?
Wat maakt jullie aanpak anders?
Put people first
Sommige mensen zijn bang dat automatisering banen overbodig maakt. Maar wij draaien het om: laten we niet het werk doen dat een robot óók kan. Dan blijft er meer tijd over voor werk dat energie geeft, vraagt om creativiteit en écht impact maakt.
Door automatisering zien medewerkers sneller resultaat. Dat verhoogt de werkbeleving én vergroot de productiviteit. Een goede automatisering begint en eindigt bij mensen.
Oplossingen waar wij automatisering van processen voor doen:
Microsoft 365
Het Microsoft 365 pakket bestaat uit Excel, Outlook, PowerPoint, en Word. Wanneer je dit pakket als onderdeel van jouw Microsoft 365 abonnement afneemt, maak je altijd gebruik van de meest actuele versie. Naast de geïnstalleerde applicaties op jouw werkplek kun je Microsoft 365 ook als een mobiel of tablet of online gebruiken.
Outlook
Gebruik Outlook om jouw e-mail en agenda te beheren. Werk je met taken in Outlook? Synchroniseer deze met To Do om ook deze taken in Tasks terug te laten komen.
