Wat is Viva Topics?

Binnen organisaties wordt veel kennis gedeeld. Het valt dan ook niet mee om op het gewenste moment de juiste expert of content te vinden. Uit onderzoek blijkt zelfs dat medewerkers gemiddeld een uur per dag bezig zijn met het zoeken naar de juiste informatie. Met Viva Topics, een van de pijlers van het Microsoft Viva Employee Experience Platform, krijg je inzicht in de collectieve kennis en expertise binnen je organisatie. Het verstrekt informatie aan medewerkers wanneer ze het nodig hebben. Zo zijn ze minder tijd kwijt aan het opzoeken of samenstellen van informatie. Alle informatie over een bepaald onderwerp wordt samengevat in één omgeving: Microsoft Teams. Zie het als een Wikipedia waar alle informatie en kennis binnen jouw organisatie samenkomen.

AI-gedreven kennismanagement

Viva Topics gebruikt Microsoft AI-technologie om onderwerpen in de Microsoft 365-omgeving te identificeren. Daarnaast zorgt Viva Topics voor de ordening van kennis en expertise op relevante categorieën, zoals projecten, producten, processen en klanten.

Wanneer een onderwerp is geïdentificeerd en de AI vaststelt dat het voldoende informatie heeft om een ​​voorgesteld onderwerp te zijn, creëert Viva Topics een onderwerppagina. Dit is een soort Wiki-pagina met informatie die verzameld is door middel van onderwerpindexering.

Dan kun je denken aan informatie zoals:

• Alternatieve namen en acroniemen.
• Een korte beschrijving van het onderwerp.
• Mensen die (misschien) verstand hebben van het onderwerp.
• Bestanden, pagina’s en sites die gerelateerd zijn aan het onderwerp.

Deze onderwerppagina kan dan nog verder aangepast worden indien gewenst, en updatet zichzelf op basis van de informatie en bestanden in de Microsoft 365 omgeving. Maar dat is niet het enige! Viva Topics toont daarbij bij een mouse-over ook informatie bij:

• Onderwerpen gemarkeerd op SharePoint-pagina’s.
• Onderwerpantwoorden in zoekresultaten.
• Zoeken in Office-apps (Word, PowerPoint, Outlook, Excel of via het zoekvak in Microsoft Teams.)
• De startpagina van het Topic-centrum.
• SharePoint-hoogtepunten.

 Zo wordt relevante informatie voor medewerkers op een presenteerblaadje aangereikt. Lekker makkelijk!

Voordelen van Viva Topics

Met Viva Topics verbeter je de employee experience door kennis en expertise door je hele organisatie heen te delen. Verbind experts aan vragenstellers en creëer een centrale plek voor informatie. Zo ontlast je medewerkers van het zoeken naar informatie. Hoe?

Viva Topics identificeert automatisch onderwerpen

• Viva Topics herkent veelvoorkomende onderwerpen in inhoud en gesprekken, organiseert informatie, en genereert onderwerppagina’s. Ook vindt het systeem verwante onderwerpen en toont gerelateerde onderwerpen en expertise uit verschillende bronnen.

Interessante onderwerpen overal te vinden

• Bied mensen de kennis die ze nodig hebben, overal en altijd.

Zorg ervoor dat kennis jou vindt

• In de Office 365 omgeving worden onderwerpen gemarkeerd en getoond, en onderwerpkaarten zijn overal in Microsoft 365 beschikbaar.

Een vliegende start

• Viva Topics creëert onderwerppagina’s en onderwerpkaarten met behulp van voorgestelde definities, gerelateerde inhoud, relevante gesprekken, en expertise. Deze kennis wordt aangescherpt en geüpdatet met behulp van je experts en AI, zodat onderwerppagina’s te verfijnd worden.

Viva Topics integreert met Teams, Syntex, Outlook en Yammer

• Onderwerpen aangemaakt in Viva Topics (handmatig of automatisch) worden ook getoond in Teams, SharePoint Syntex, Outlook en Yammer. Het is eenvoudig om voor een onderwerp een pagina aan te maken door deze automatisch te genereren voor termen in de taxonomie service (voorheen de Managed Metadata Service in SharePoint).

Benieuwd naar onze aanpak? Neem contact met ons op.