Onderwijsorganisatie Landstede Groep optimaliseert informatiedeling met Microsoft 365
Onderwijsorganisatie Landstede Groep optimaliseert informatiedeling met Microsoft 365
Landstede Groep biedt vanuit 44 locaties in Gelderland en Overijssel onderwijs voor jong en oud. Om de samenwerking, informatievoorziening en betrokkenheid binnen de organisatie te optimaliseren, ontwikkelde de organisatie jaren geleden samen met e-office een sociaal intranet op basis van Microsoft 365. “Het goede contact met e-office en de fijne samenwerking zijn ons altijd bijgebleven”, vertelt Miranda Ketelaar, adviseur digitale media bij Landstede Groep daarover. “Dus toen wij onlangs ons intranet wilden door ontwikkelen, zat e-office zeker nog op het vizier.” In dit interview vertelt Miranda als projectleider redesign intranet alles over de voordelen van het intranet voor een optimale samenwerking.
In vier stappen naar een optimaal sociaal intranet
“Er waren eigenlijk vier redenen om het intranet te vernieuwen”, begint Miranda. “Allereerst wilden we een redesign van het platform. Een frisse uitstraling die aansluit bij de huisstijl van Landstede Groep en de organisatieonderdelen. Om locaties en collega’s optimaal te laten samenwerken, wilden we daarnaast het intranet ook meer integreren met nieuwe functionaliteiten van Microsoft Office 365 (O365). Ten derde kon het zoeken en vinden van documentatie op het intranet beter. En tot slot moest de navigatie verbeterd worden, zodat collega’s beter weten waar ze zijn binnen het intranet en waar ze heen moeten. Samen met e-office zijn we gaan voortborduren op het intranet dat er al was. Zónder dat daar te veel maatwerk aan te pas kwam. We willen namelijk wel mee kunnen liften op updates van Microsoft.”
Altijd een oplossing die aansluit bij de gebruikerswensen
Naast het verfrissen en doorontwikkelen van het intranet, was er ook de wens om nieuws op drie niveaus binnen de organisatie en het intranet te delen: lokaal, vo-/mbo-breed of Landstede Groep-breed. “We dachten eerst dat dit niet te realiseren was, maar door goed doorvragen en denkwerk van e-office is het toch gelukt!”, vertelt Miranda. “Bij e-office hoor je niet snel een ‘nee’. De consultants weten het probleem te doorgronden en met een goede oplossing te komen. Voor ons is dat de mogelijkheid om nieuws binnen één of meerdere niveaus van de organisatie te kunnen delen. Zo kan een school door middel van een vinkje zelf bepalen waar nieuws gepubliceerd wordt. Is een leraar ziek en moet er vervanging geregeld worden? Dan kan dit alleen binnen de school getoond worden. Maar heeft een locatie de prijs voor Groenste School gewonnen, dan kunnen ze het ook vo-, mbo- of Landstede Groep-breed delen. Was deze optie er niet geweest, dan weet ik zeker dat het gebruik van de nieuwsmodule veel lager was geweest.”
Put people first
“Landstede Groep is een grote, best complexe organisatie”, besluit Miranda. “En dan bedoel ik vooral qua organisatiestructuur. Met het hoofdmerk, vier mbo-merken en meerdere scholen voor het volwassenen- en voortgezet onderwijs lijkt het soms alsof je voor twintig verschillende klanten aan het werk bent. Iedere school heeft bij ons een eigen identiteit en persoonlijkheid. Toch wist e-office binnen een paar gesprekken al een goed beeld te vormen van de organisatie, de structuur en onze wensen voor het nieuwe intranet. Wat ik vooral heel knap vind, is dat de consultants en techneuten van e-office nooit verzanden in de techniek, maar altijd het succes en de bruikbaarheid van de oplossing voor de gebruikers voorop hebben staan. Zo werd er na het afronden van elke sprint een reviewmoment met een gebruikersgroep ingepland. Ook nu nog blijft e-office betrokken. En dat vind ik heel prettig samenwerken. e-office zet mensen écht op de eerste plek. Daarna komt de techniek pas om de hoek kijken. Hierdoor is het delen van informatie veel makkelijker geworden én kunnen de verschillende onderwijslocaties effectiever met elkaar samenwerken.”
Ben jij op zoek naar een partner om de samenwerking binnen jouw (onderwijs)organisatie te optimaliseren? Neem dan gerust contact met ons op.