aanpak Office 365 voor onderwijs


De beslissing om Office 365 voor Onderwijs in te zetten voor de organisatie kan een kostenoverweging zijn of een stap op weg naar betere samenwerking en hogere productiviteit binnen de onderwijsinstelling. Een school die een betere samenwerking en hogere productiviteit ambieert, heeft meer nodig dan alleen een technisch vlekkeloos ingerichte omgeving. Om leerkrachten en medewerkers mee te nemen in een moderne manier van samenwerken moet de techniek direct aansluiten bij de dagelijkse activiteiten, en vooral geen extra taak zijn. Met onze aanpak wordt het werken met Office 365 voor Onderwijs praktisch. 

hoe ziet de aanpak eruit?

Om een goede vertaalslag te maken van de nieuwe technologische middelen naar het alledaagse werk van medewerkers kunnen scenarios ingezet worden. Een scenario is een praktische vertaling van dagelijkse werkzaamheden en acties naar nieuwe tools en werkwijze. In plaats van primair kijken naar de technologie en hoe deze toegepast kan worden, wordt juist primair gekeken naar de activiteiten en processen en hoe de technologie dit kan vereenvoudigen. Een voorbeeld van zo’n scenario is ‘digitaal samenwerken in teams, met als resultaat productiviteitswinst door een efficiënte manier van samenwerken met behulp van Office 365.  aanpak mens, organisatie en technologie voor Office 365 voor Onderwijs

aan de slag met scenario's

Aan de hand van de visie, gestelde doelen, de school en de mensen bepalen we de passende scenario’s en de prioriteit. Hoe laten we Office 365 voor Onderwijs aansluiten bij onze leerkrachten en medewerkers? Een scenario zorgt dus voor de praktische vertaalslag van het systemen naar dagelijkse activiteiten en werkzaamheden van medewerkers. Het gaat over concrete handelingen en het bijbehorende gedrag en de afspraken die leiden tot een resultaat. Je verbindt hiermee technologie, organisatiekaders en gedrag in concrete werkafspraken. Startend bij de medewerkers en zijn of haar dagelijkse werk, niet bij de techniek. Kortom, een scenario bestaat uit drie belangrijke componenten: Mens, Organisatie & Techniek. 

Door middel van workshops brengen we de visie voor de omgeving en bijbehorende scenario’s in kaart. Hierbij stellen wij de vraag… Ik wil WAT, WAAR, WANNEER, HOE en WAAROM? aan verschillende stakeholders binnen de onderwijsinstelling. Stel niet de vraag ‘Wat kan er beter aan de huidige inrichting van technologie en manier van samenwerken?’ maar ‘Wat wil je kunnen doen, op welk moment en op welke manier?’. De scenario’s worden verwerkt in technologie, materialen en trainingen. Hiermee voorkom je de inzet voor tools waarvoor geen business case bestaat en zorg je dat het aansluit op het dagelijkse werk. Kortom, de oplossing blijft functioneel.  

voorbeelden van scenario's

Voorbeelden zouden kunnen zijn: slimmer vergaderen, (samen of zelfstandig) werken met digitale documenten, kennis delen over scholen heen en rondom specifieke thema’s.  

  • Expertise en kennis vinden
    Snelle toegang tot expertise en kennis is in veel onderwijsinstellingen van belang, bijvoorbeeld voor het oplossen van vraagstukken of het hergebruiken van (les)materiaal. Verschillende scholen en locaties kunnen dit ingewikkeld maken, de juiste tools en afspraken helpen.  
  • Digitaal samenwerken
    Digitaal samenwerken in teams vraagt om transparantie. Zo transparant mogelijk werken zorgt ervoor dat je gemakkelijk kunt samenwerken, van elkaar kunt leren en op elkaars expertise kunt voortborduren. Als al je werk openbaar vindbaar is binnen de onderwijsinstelling, ben je geen tijd meer kwijt aan het delen van kennis. 
  • Slim vergaderen
    Slim vergaderen richt zich op het efficiënt voorbereiden en uitvoeren van vergaderingen (informeel en formeel), waardoor de vergadertijd wordt beperkt én bijbehorende ergernissen.menukaart met scenario's voor Office 365 voor Onderwijs 

organiseer focus en een roadmap

Het werken met scenario’s geeft focus aan de uitrol van Office 365 voor Onderwijs. Zeker omdat het product constant wordt doorontwikkeld en het uit een groot aantal tools bestaat, is focus belangrijk. Laten we vooral beginnen met het oplossen van de grootste pijnpunten (het invullen van de belangrijkste scenario’s) binnen de onderwijsinstelling op het gebied van efficiënt en digitaal samenwerken.

Wanneer de belangrijkste scenario’s in kaart zijn gebracht en geprioriteerd kan de Office 365 roadmap opgesteld worden. Een plan voor Office 365 dat optimaal aansluit bij de organisatie en meteen een praktische leidraad voor de toekomst.

zelfredzaamheid

Het succes van Microsoft Office 365 voor Onderwijs is groot. Steeds meer onderwijsinstellingen besluiten om gebruik te maken van de cloud service van Microsoft. Hoe belangrijker de technologie binnen de school wordt, hoe belangrijker het is om zelfredzaam te zijn en blijven. Tijdens onze projecten focussen wij op het zelfredzaam maken en houden van de onderwijsinstelling. Wij nemen, bij voorkeur aan de hand van workshops, een projectteam, IM/IT afdelingen, communicatie afdeling, stap voor stap mee in de mogelijkheden van Office 365. Wat komt erbij kijken? Hoe maak je de juiste keuzes? Hoe hou je het beheersbaar? En hoe blijf je op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen? Kortom, wij leren jou om het zelf te kunnen doen! Hiernaast bieden we gebruikerssupport via Yammer, waarbij we via ons gedeelde yammerkanaal gebruikersvragen rondom Office 365 in een community afvangen.

bel me terug

Wilko van Deursen

accountmanager

Loes van Dril

consultant en trainer
feedback