Wil jij ook een dag per week aan werktijd winnen?

Zucht.. leuk hoor die vakantieperiode. Terug van twee weken tropisch genieten en bij de kersverse landing op de werkplek ontdek je een inbox met 800 mails. En dan vraagt je lieve collega je “of je die mail gisteravond niet al had bij kunnen werken”? Of nog erger je leidinggevende: “kun je dat niet buiten de baas zijn tijd doen”? Heerlijk vooruitzicht voor iedereen met de zomervakanties in aankomst.

Want wat is dat toch met die mails in ons koude kikkerlandje? Waarom ontvang je in die 2 weken afwezigheid zoveel email dat je een ochtend bezig bent met het verwerken ervan? Als we hier even bij stil staan, zit er dan niet iets fundamenteels fout binnen organisaties? Jarenlang heb ik dit ook zo gedaan. En nog veel erger, van mensen gevraagd dit zo te doen!

Ik ben geen 9 tot 17 persoon. Met werk bezig zijn doe ik graag en ook buiten werktijd, het is mijn passie. Maar mails sturen en beantwoorden kan toch niemand zijn/haar passie zijn?

e-mail vs. social business
Afgelopen week las ik het bericht dat Microsoft Nederland gaat experimenteren met e-mailloos werken. De organisatie die ons allen aan het mailen heeft gekregen, gaat meer interne social media inzetten, of misschien liever gezegd: de social business tools. Fantastisch idee! Je wordt niet meer verplicht, maar gaat bewust kiezen om zaken te lezen. Op gedeelde plekken waar iedereen (voor zover nodig) bij kan!

Met de komst van internet is vanaf begin jaren ’90 e-mailgebruik gegroeid tot (hoofd) communicatiemiddel. Gemiddeld besteden we zelfs 1/3 van de tijd met het verwerken van inkomende e-mail, zoeken we 2 uur per week naar oude e-mail en besteden we flink veel uren aan het goed opbergen van email binnen de eigen inbox. En dan te bedenken dat we 85% van de e-mails nooit meer nodig hebben én persoonlijke inboxen vollopen met waardevolle bedrijfsinformatie. Dit is natuurlijk waanzin!

Sinds ik 6 maanden geleden ben gestopt met mijn vorige baan waar ik 7 jaar met veel plezier heb gewerkt, ziet mijn leven er anders uit. Naast een verhuizing van de grote stad (Amsterdam) naar Breda en wat kilo’s eraf door wat sportiever aan de slag te gaan, is het toch vooral mijn werkgedrag dat de grootste verandering heeft ondergaan. Sterker nog, ik kan aan de eerste veranderingen meer aandacht geven, doordat ik een stuk efficiënter ben gaan werken.

efficiënter omgaan met e-mail
Per week heb ik 8 uur aan tijd gewonnen door efficiënt om te gaan met email. Als je daarbij ook veel onnodige overleggen schrapt en deze daarbij optelt, heb ik 16 uur tijd per week over. Ik heb dus minstens 2 werkdagen per week aan tijd gewonnen! Deze 2 dagen kan ik inzetten om me volledig te focussen op de kern van mijn werk, om een stuk effectiever te kunnen werken.

Iedereen denkt de oplossing van de crisis in handen te hebben, zelfs Johan Cruijff heeft hier afgelopen week zijn mening over gegeven. Daar ga ik me dus maar niet aan wagen. Maar wat als we nu allemaal een stuk efficiënter gaan werken? We allemaal die 2 werkdagen tijdwinst pakken?

Dit is ook het grote verschil tussen de Nederlanders en Duitsers. Wij hebben een overleg-/praat cultuur, Duitsers werken veel efficiënter en zijn veel gedisciplineerder met de kern van hun werk bezig (blauwe cultuur).

Nu wil ik het niet alleen maar bij een leuk verhaal houden, maar iedereen die dit leest ook graag in beweging krijgen.

De meest simpele tips:

zet de meldingen uit dat je nieuwe e-mail hebt je kent ze wel: de pop-up, het geluid, confetti uit je laptop om jou te attenderen op nieuwe mail);
bekijk en beantwoord je mail op vaste tijden op de dag (max. 3 keer per dag, en communiceer dit ook naar anderen zodat je verwachtingen managet);
CC mail is voer voor de prullenbak (of het mapje later / misschien). Lees dit 1x in de week, CC is namelijk ter kennisgeving, behoeft geen (re)actie en bevat al helemaal geen spoedzaken.

Ik ben natuurlijk benieuwd of het jou ook zoveel extra tijd gaat opleveren. Zoals altijd is de echte verandering een combinatie van ‘tools’ en gedrag. Wil je meer weten over mijn reis in effectief werken en wat werken in de 21ste eeuw nog meer te bieden heeft, dan drink ik graag met jou binnenkort een kop koffie. Tijd zat!

feedback