Waterschap Vallei en Veluwe beheert vergunningen via Office 365

Waterschap Vallei en Veluwe zorgt voor veilige dijken, schoon en voldoende oppervlaktewater en gezuiverd afvalwater in het gebied tussen IJssel, Nederrijn, Utrechtse Heuvelrug en Randmeren. Samenwerken en vernieuwen zijn essentieel in hun werk. Het waterschap heeft 16 waterzuiveringsinstallaties die door ongeveer 70 personen worden bediend.

Arnoud Stelder, beheerder vergunningen bij het Waterschap, legt uit: “Onze taak is om die 16 locaties op de hoogte te houden van alles wat met milieuvergunningen te maken heeft. We werkten al een paar jaar met een excelbestand dat de verschillende locaties via een webinterface konden benaderen. Best heel handig, maar het kende zijn beperkingen en werd minder stabiel. Stel je hebt een nieuwe instructie die voor alle locaties geldt, dan zaten wij dat per locatie in de excel te typen. Dat betekent 16 keer het bestand aanpassen. Weet je hoeveel klikken dat zijn? Dat moest simpeler kunnen”.

De afdeling IT van Waterschap Vallei en Veluwe had Office 365 op de wensenlijst staan en dit was een mooie aanleiding om daar op aan te haken. Het contact met e-office werd gelegd en Frank van Attekum, Microsoft consultant bij e-office, heeft de wensen van Pascal Hertogh en Arnoud Stelder omgezet in een applicatie op SharePoint Online.

Vergunning Beheer Systeem (VBS)
Stelder: “Frank verstaat onze taal, hij begrijpt wat wij bedoelen. Hij komt met oplossingen die stabiel en slim zijn. Het beheer van de omgeving doen wij zelf, maar de structuur mag Frank regelen.” De applicatie is opgebouwd per waterzuiveringsinstallatie; de informatie achter elke tegel is verschillend en specifiek voor de desbetreffende locatie. Het Vergunning Beheer Systeem is toegankelijk voor alle medewerkers, in ieder geval om te raadplegen. Hertogh vult aan:“De applicatie is inmiddels al heel populair op de installaties. Want je kunt er altijd alle relevante documenten terugvinden. En nooit meer zoekgeraakte post!”

VBS sharepoint online

Alles wat te maken heeft met vergunningen bevindt zich nu in het Vergunning Beheer Systeem. Stelder: “Toen Frank klaar was met inrichten, moesten we de content migreren. Om verschillende redenen – en budget was daar één van – hebben we ervoor gekozen om dat handmatig te doen. Dat was wel een aardige klus ja.” Stelder vervolgt: “Alles is nu doorzoekbaar door middel van de zoekfunctie binnen Office 365. Hertogh en Stelder beheren de centrale content in het systeem. Maar de locaties voegen zelf ook informatie toen en houden een logboek bij van storingen. Lokale informatie is bijvoorbeeld het waterzuiveringshandboek. Maar ook technische tekeningen van de persafsluiters, heel handige informatie in geval van een probleem in de installatie. Al deze informatie bij elkaar is ook ideaal voor nieuwe medewerkers om snel inzicht te krijgen in de locatie waar zij werken. Dit levert veel tijdswinst op”.

overlast
“We zijn als Waterschap ook verplicht om meldingen naar het bevoegde gezag te sturen bij verwachte overlast naar de omgeving of bij procesafwijkingen. Dat gaat dan meestal over geuroverlast of bijvoorbeeld geluid. Nu kunnen we deze direct in VBS zetten en naar alle betrokkenen versturen. Op deze manier is binnen en buiten het Waterschap iedereen op de hoogte. Door VBS te koppelen aan een extern systeem kunnen we hiermee omwonenden dus indirect informeren. Frank heeft een koppeling gebouwd binnen SharePoint met deze systemen. Ideaal, want zo staat alles op één plek.”

VBS externe systemen

kwalteitscontrole
Ook voor kwaliteitsborging is de SharePointoplossing een verbetering. Hertogh vertelt: “Nu is een ISO-audit een fluitje van een cent geworden. We klikken samen met de auditoren door het systeem en kunnen zo laten zien hoe we processen hebben verankerd. Binnen 3 klikken hebben we alle informatie naar boven gehaald”.

notificaties
Het systeem is zo ingericht dat de gebruiker per onderdeel kan aangeven of deze een melding wilt ontvangen als er nieuwe informatie is toegevoegd. Dit kan per locatie, maar ook per applicatie. Stelder vult aan: “Op de hoofdpagina is er een nieuwsstream met de laatste items. Voorheen communiceerden wij via een nieuwsbrief en dat hoeft nu niet meer. Dat levert ook weer tijd op voor andere zaken.”.

gemak voor gebruikers voorop
Het VBS wordt vooral vanaf computers benaderd, maar is zeker ook toegankelijk via een mobiel device. “De kracht van de applicatie is dat het zo eenvoudig is. Iedereen kan er mee werken en er informatie vinden. Daardoor wordt het door de gebruikers omarmd.” Stelder vult aan: “Sterker nog: VBS is zo’n succes dat de rest van de organisatie de applicatie ook graag wil gebruiken, maar dat houden we af. VBS moet zich beperken tot milieu, dat houdt het duidelijk, overzichtelijk en stabiel.”

juni 1

event

Office 365 voor onderwijs Take-Off Day

Specifiek voor onderwijsorganisaties die aan het begin staan van de invoering van Microsoft Office 365 organiseert onderwijspartner e-office op 1 juni een programma om handvatten te bieden voor een succesvolle start. Deze Office 365 Take-Off Day vindt plaats bij Microsoft

lees verder
feedback