Waarom veel intranetten falen (en wat er aan te doen)

De meeste organisaties praten er liever niet over, maar veel intranetten sterven een langzame dood. Tijdens ons bezoek aan het Digital Workplace & Intranet Summit in Chicago 2014, wisten onderzoekers ons zelfs te melden dat 90% van alle intranetten op termijn niet of nauwelijks meer wordt gebruikt. Dat is natuurlijk niet alleen een financiële desinvestering van jewelste, maar ook een gemiste kans om de organisatie beter te informeren en meer goede beslissingen te laten nemen. Naast het feit dat de organisatie uiteraard sceptisch wordt over intranetten en ICT in het algemeen.

de belangrijkste reden
Welke redenen zijn er zoal waardoor een intranet op termijn niet meer wordt gebruikt? Eigenlijk zijn dat er nogal wat, maar misschien is de belangrijkste reden wel dat het intranet door het bestuur niet wordt gezien als strategisch onderdeel van de moderne werkplek voor de verbonden moderne medewerker.

Digital WorkSpace
Ik heb het over de moderne werkplek waar de verbonden moderne medewerkers maximaal in staat worden gesteld veel meer dan goede beslissingen te nemen en acties uit te voeren dan in de afgelopen honderd jaar. Deze moderne verbonden medewerker met alle technologie en ondersteunende organisatie heet de “Digital WorkSpace” (DWS). Helaas ziet het merendeel van de huidige bestuurders de DWS nog niet als een van hun belangrijkste ‘assets’ om hun bedrijfsdoelen mee te halen.

belangrijke bron
Een intranet kan een belangrijk onderdeel zijn van een Digital WorkSpace (DWS). Het intranet kan er immers voor zorgen dat medewerkers verbonden zijn, elkaar informeren, slimmere beslissingen nemen, elkaar kunnen vinden, samenwerken. Het Intranet zou als onderdeel van de DWS zelfs een van de belangrijke ‘bronnen’ voor een organisatie kunnen zijn om haar doelen te halen. Wordt dit door het bestuur van de organisatie anders gezien of zelfs niet gezien, dan wordt het intranet hoogstwaarschijnlijk een losse entiteit en uiteindelijk mogelijk een desinvestering. Geld weg en een illusie armer.

strategisch
Het is dus van het grootste belang dat, hoe eenvoudig het intranet ook is, het onderdeel uitmaakt van het inzicht dat de verbonden moderne beslissingsbevoegde medewerker die toegang heeft tot alle relevante business informatie en expertise, van het grootste belang is voor het voortbestaan van de organisatie. Pas wanneer dit inzicht op het hoogste niveau aanwezig is, dan krijgt het intranet de aandacht die het verdient en kan het intranet bijdragen aan de waarde van het bedrijf.
Wanneer de Digital WorkSpace (DWS), waar het intranet onderdeel van is, als strategisch wordt gezien;
•    dan zal er worden gemeten,
•    dan zullen er interventies plaatsvinden om de DWS/Intranet te verbeteren,
•    dan zullen alle stakeholders worden betrokken bij het ontwikkelen en verbeteren van het intranet,
•    dan zal de ontwikkeling niet worden gezien als een project, maar als een programma,
•    dan zal er vanaf het ontstaan van het intranet organisatiebreed over worden gecommuniceerd,
•    dan zal de DWS een integraal onderdeel zijn van de werkomgeving van de medewerker
•    en is de DWS iets van de hele organisatie en niet van een afdeling.

omgeving rijp maken
Een succesvolle invoering van een dergelijk intranet lukt alleen wanneer de omgeving van de medewerkers ‘rijp wordt gemaakt’ om het intranet in te zetten als extra hulpbron voor de medewerker om zijn of haar doelen eenvoudiger en beter te halen. Tijdens de implementatie van een intranet moet gekeken worden naar (M)ens-, (O)rganisatie- en (T)echnologie-aspecten. Deze MOT-aspecten zullen met elkaar in balans gebracht worden om de Intranet-investering voor de organisatie en de medewerker te laten werken.
Wij zijn meer dan trots dat wij de omgeving van uw geplande of bestaande intranet kunnen “meten” via het wetenschappelijk onderzoek The Digital Workspace for a connected organisation van Jane McConnell. Het resultaat van het onderzoek maakt zichtbaar welke interventies mogelijk nodig zijn om uw bestaande intranet-investering alsnog te laten renderen of uw nieuwe intranet in de toekomst zacht te laten landen.

Mens, Organisatie & Technologie
Het is sinds 1991 onze overtuiging dat iedere organisatie over mensen gaat. Over de keuzes die mensen de hele dag maken, wat ze de hele dag doen, met wie ze wel of niet willen samenwerken of informatie delen, of ze hun afspraken nakomen, transparant willen werken. Je zou kunnen zeggen dat het gedrag van mensen de ‘performance’ van een organisatie bepaalt. Technologie moet mensen helpen om meer betere beslissingen te kunnen nemen, de juiste dingen te doen, met de juiste mensen. Daarom kan technologie, een intranet, nooit als een losse entiteit worden gezien, maar altijd als een onderdeel van een geheel. Mens, Organisatie & Technologie.

English version

feedback