time management in de 21e eeuw

“Niet weer een verhaal over time management” zou je kunnen denken bij deze blogpost. Toch wel. En waarom? Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast; toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben, druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag. Ook ikzelf.


hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren?
Waarom hebben we vaak te weinig tijd. We hebben meer vrije tijd, maar ervaren ook meer druk. Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen. De publicatie ‘Waarom we altijd te weinig tijd hebben’*1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress.

De publicatie stelt dat ongeacht de ‘objectieve’ tijdsdruk, er een duidelijke en grotere ‘subjectieve’ tijdsdruk is. We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen. Hoe valt dat te verklaren? Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering. De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen. Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities, middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten. En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities, religie of ideologie. Met andere woorden, er zijn minder prioriteiten en beperkingen, waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen, terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld. En dus neemt de tijdsdruk toe. Of anders gezegd: zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen. Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten, verliezen we niet alleen tijdsdruk, maar wellicht ook onze baan… En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen.

NIETS doen
De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen, en niet meer.  En vooral: maak keuzes! Maar dat wisten we toch eigenlijk al? Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is, maar echt dingen laten vallen, want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen.

Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management: houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt (en ook ‘nee’ zegt) en je tijd goed plant? Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen! Lees bijvoorbeeld een goed boek, ga wandelen, mediteren, muziek luisteren of… ga gewoon helemaal NIETS doen.

tips uit de oude en nieuwe doos
De belangrijkste tips zijn dus ‘nee’ zeggen en keuzes maken. Dat is waar het om draait bij time management. Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt, ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn. De leukste tip komt uit het Getting Things Done – The ABCs of Time Management*2: ‘Working smarter, not harder’. Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren. Hieronder vind je daarom tips (uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie) waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk, ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent. De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp. Veel plezier!

De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken.

beloon jezelf
In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management, beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat. Belonen moedigt beter aan dan straffen.

concentratie vereist!
Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken. We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen, overleggen of trainingen, maar niet voor het (af-)maken van ons werk. Vreemd, want wist je dat als je afgeleid wordt, het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen? Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt, zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag!

NB: zie ook de tip bij Pauze.

efficiëntie versus effectiviteit
Deze komt uit het ABC: efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd. Effectiviteit opent de deur naar delegeren, en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden. Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod.

luiheid versus discipline
Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ‘ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen’. Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent, maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt, op te pakken. Doe bovendien vervelende klusjes als eerste.

lunchdip voorkomen
Ook aan het gapen na de lunch? Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch, zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie, noten en een gekookt eitje erbij. Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel, waardoor je een energiedip krijgt na de lunch.

onbevredigend gevoel
Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt? Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland. Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel. Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken, zodat je deze kunt afvinken.

pauze
Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze. Waarom? Om te voorkomen dat je te lang doorgaat, zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt. Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken. En waarom 25 minuten? Check de website van www.pomodorotechnique.com over het gebruik van de tomaat-kookwekker voor time management.

techniek staat voor niets
En dat klopt in deze tijd zeker, ook voor wat betreft time management. Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een (online) cursus of een handleiding de kneepjes kent, zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren.

vermijd tijdvreters:

In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega’s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt.

Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd, dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent.

…zelf in te vullen.

voorkom mails slepen naar submappen
Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen. Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden.

Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen, dan heeft dat zeker de voorkeur. Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk. Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen. Want zeg nou zelf, hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken? Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub-sub-submap.

maak heldere werkafspraken
In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken. Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt. Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen.

bronnen:
*1) De publicatie ‘Waarom we altijd te weinig tijd hebben’ van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens (Vrije Universiteit Brussel).
*2) Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions, gebaseerd op het boek van E.C. Bliss.

AskApp: de optimale inzet van brains

Klantverhaal

AskApp: de optimale inzet van brains

Natuurlijk weet je precies welke kennis en expertise jouw collega’s hebben, waar ze goed in zijn en wat er in hun hoofd omgaat. Hierdoor ontwikkelt jullie organisatie zich razendsnel; als er een goed idee is en je hiervoor aanvullende hulp

lees verder
OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Klantverhaal

OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Met 41 scholen, meer dan 1400 medewerkers en ruim 11.000 leerlingen is OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) een grote netwerkorganisatie in de regio Zwolle. Om onderlinge kennisdelingen en samenwerking te vergemakkelijken is een portaal ingericht op basis van

lees verder
feedback