succesvolle migratie: van IBM Domino naar Microsoft Office 365

Jarenlang heb je on-premise gewerkt in een gecontroleerde en beveiligde omgeving. Ineens wordt je rol als ICT beheerder anders; het beheer gaat met Microsoft Office 365 naar de cloud toe. Dan krijg je ook te maken met collega’s die door deze verandering bang zijn gegevens kwijt te raken en mogelijk (nog) niet inzien dat deze andere manier van werken hen veel voordelen biedt. Een probleemloze, veilige migratie bereik je als medewerkers daar de voordelen van zien en de nieuwe omgeving goed gaan gebruiken. Maar waarom migreren steeds meer organisaties?

organisaties migreren van IBM Domino naar Microsoft Office 365

Nu de focus van IBM steeds meer ligt op grote internationaal opererende organisaties en oplossingen als IBM Watson, zie je dat organisaties voor hun digitale werkplek regelmatig een overstap maken naar Microsoft Office 365. Daarom leek het ons goed om voor deze migratie een aantal aandachtspunten te beschrijven en verduidelijken wij hoe een dergelijk migratieproject wordt aangepakt. Het gaat hierbij altijd om de juiste combinatie van Mens, Organisatie en Techniek.

aandachtspunten vooraf

  1. Besteed uitvoerig tijd aan het in kaart brengen van de gehele huidige infrastructuur. Dat voorkomt vertraging en onnodige kosten achteraf.
  2. Migratie is het moment om na te denken over identity management, beveiliging en wetgeving. De nieuwe GDPR/AVG wetgeving heeft bijvoorbeeld strengere regelementen over bewaartermijnen. Zet dus geen data over die niet overgezet mag worden. Microsoft heeft de problematiek rondom AVG een vooraanstaande rol gespeeld. Laat je goed informeren.
  3. Stel vast hoe iemand mag werken. Natuurlijk kun je toegang tot de zakelijke omgeving krijgen via een smartphone, maar is het de policy dat dit alleen mag met zakelijke mobiele nummers.
  4. Hou budget vrij voor communicatie en educatie. Zeker bij een overstap naar een nieuwe werkmethode is het advies om dit gefaseerd te doen.
  5. Denk na over wat je wel en niet mee wilt verhuizen. Zorg dat de data die overgezet wordt relevant en bruikbaar is.

Bij het laatste aandachtspunt zijn er grote onderlinge verschillen. Sommige organisaties vinden het fijn om nagenoeg met een schone lei te beginnen, anderen willen een grotere zekerheid hebben om altijd terug te kunnen vallen op oude informatie. In die gevallen blijft bijvoorbeeld de Domino omgeving wel actief, maar kan er alleen nog maar in gekeken worden. Om de migratie goed te kunnen begeleiden kennen we vier belangrijke fases:

fase 1: het inventariseren van de huidige omgeving

In deze fase kijken we naar de huidige infrastructuur en de manieren hoe bestaande omgevingen omgezet kunnen worden naar Microsoft Office 365. Tijdens deze fase worden o.a. aantallen en groottes van mailfiles, maildomeinen, archieven en gebruik van de agenda geïnventariseerd. Ook wordt er aandacht gegeven aan het gebruik, bijvoorbeeld welke mobiele devices aanwezig zijn. Naast deze technische inventarisatie is er veel aandacht voor de menselijke kant. Dus hoe willen collega’s werken, vanaf welke locaties moeten zij toegang hebben, wat is het huidige kennisniveau, met welke applicaties wordt gewerkt?

fase 2: de voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase gaan we met stakeholders aan tafel die een dwarsdoorsnede van de organisatie vertegenwoordigen. Daaraan zullen zowel mensen met veel, als minder vaardigheden deelnemen. In deze fase wordt ook al de interne communicatie van de beoogde verandering opgestart en worden alle technische voorbereidingen getroffen.

fase 3: de datamigratie

In deze fase wordt er nagedacht over wat wel en niet gemigreerd moet worden en welke migratievorm het beste past bij de organisatie. Ook worden in deze fase maatregelen genomen om geruisloos over te gaan. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat er een laatste e-mail bericht vanuit de IBM omgeving gezonden wordt naar de Notes client met de berichtgeving dat dit het laatste bericht is. En natuurlijk: “Welkom in Outlook”. Om te voorkomen dat er oude en nieuwe systemen door elkaar gaan werken.

fase 4: nazorg

In deze fase worden alle backlogs geëlimineerd en de laatste zaken opgeruimd voor een nette oplevering van de nieuwe omgeving. Natuurlijk is dit ook de fase waarbij een laatste check plaatsvindt op het gebied van adoptie. Antwoord geven of er bereikt is wat er bereikt moest worden en er zeker van zijn dat iedere medewerker correct met Microsoft Office 365 werkt.

over e-office

Het zit in ons DNA om mensen altijd voorrang te geven op de techniek. Dat betekent dat we geloven dat mensen beter, plezieriger en efficiënter gaan werken door de inzet van Microsoft Office 365

eens doorpraten?

Want er valt nog zo heel veel meer te melden. Na Fase 4 kunnen we samen doorbouwen aan nog betere onderlinge samenwerking tussen collega’s onderling en klanten.

meer vragen over migratie?

Sander van Loenen

accountmanager social business
OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Klantverhaal

OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Met 41 scholen, meer dan 1400 medewerkers en ruim 11.000 leerlingen is OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) een grote netwerkorganisatie in de regio Zwolle. Om onderlinge kennisdelingen en samenwerking te vergemakkelijken is een portaal ingericht op basis van

lees verder
Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

blogpost

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

Waar staat nu dat bestand? Is dit de laatste versie? Vooral onder tijdsdruk krijgen we het vaak op onze heupen en slaan we nog even snel dingen lokaal op of maken we nog een extra versie voor de zekerheid. Overzicht

lees verder
feedback