Stop de vergadercultuur

Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen. Mede door een klantopdracht, maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek.
Telaatkomers, onvoorbereide deelnemers, te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur. Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen.

Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen; die we geaccepteerd hebben als ‘normaal’, maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn.

Om er een paar te noemen:

1. Veel (onnodig) zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding
2. Een actielijst die niemand bijwerkt
3. Het agendapunt ‘mededelingen’ dat een kwart van de vergadering inneemt
4. Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok
5. Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen

Wil je dit anders? Het kán ook anders. Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn.

waarom slim vergaderen?
Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart:

  1. zoektijd: deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie.
  2. actielijst: deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt.
  3. mededelingen: deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal. Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen.
  4. aantekeningen: nooit meer aantekeningen (en tijd) kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote.
  5. vergadering plannen: zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant.


discipline

Vergaderen is een vorm van samenwerken, maar soms lijkt het, net als menig organisatie met een mailcultuur, een doel op zich. Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander, terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld (én vastgelegd) kan worden. Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm. Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt.
Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon, om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen, of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen. Want tja, vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken. Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen.

STOP de vergadercultuur – begin bij jezelf, dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij, zet je mededeling op het intranet (als dat kan natuurlijk), lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD!!
En last but not least: bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn. Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren, of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling? Zo niet, overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom.

Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen. Mede door een klantopdracht, maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek.
Telaatkomers, onvoorbereide deelnemers, te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur. Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen.

Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen; die we geaccepteerd hebben als ‘normaal’, maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn.

Om er een paar te noemen:

1. Veel (onnodig) zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding
2. Een actielijst die niemand bijwerkt
3. Het agendapunt ‘mededelingen’ dat een kwart van de vergadering inneemt
4. Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok
5. Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen

Wil je dit anders? Het kán ook anders. Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn.

waarom slim vergaderen?
Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart:

  1. zoektijd: deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie.
  2. actielijst: deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt.
  3. mededelingen: deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal. Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen.
  4. aantekeningen: nooit meer aantekeningen (en tijd) kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote.
  5. vergadering plannen: zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant.


discipline

Vergaderen is een vorm van samenwerken, maar soms lijkt het, net als menig organisatie met een mailcultuur, een doel op zich. Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander, terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld (én vastgelegd) kan worden. Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm. Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt.
Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon, om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen, of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen. Want tja, vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken. Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen.

STOP de vergadercultuur – begin bij jezelf, dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij, zet je mededeling op het intranet (als dat kan natuurlijk), lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD!!
En last but not least: bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn. Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren, of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling? Zo niet, overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom.

feedback