Stichting OOG: met 18 scholen kennisdelen via Office 365

“Hoe krijg ik onze leerkrachten enthousiast om hun documenten te delen en vanaf de verschillende locaties te laten samenwerken?”. Met die vraag klopte Era Wijsbek, ICT coördinator bij Stichting OOG in 2014 aan bij e-office. Stichting OOG bestaat uit 18 openbare basisscholen met elk hun eigen specialiteit, accent of onderwijsconcept en een stichtingskantoor in de regio Noord Oost Brabant.Era vertelt dat hun bestaande SharePoint 2010 omgeving hoofdzakelijk gebruikt werd door de stafleden, maar dat de leerkrachten het nogal een gedoe vonden. “Het kost tijd, en tijd is kostbaar binnen het onderwijs”, vervolgt Era, “en we moeten het allemaal zelf kunnen onderhouden, dus naar de cloud gaan klonk als muziek in de oren”.

onderwijs en ICT
e-office organiseert regelmatig events gericht op Office 365 in het onderwijs. Stichting OOG bezocht een van deze events en zo ontstond het eerste contact. Era: “e-office kwam al snel met het plan om de implementatie van Office 365 op basis van werkscenario’s aan te pakken. Dat sprak ons erg aan. En e-office begreep dat we zelf de inrichting wilden doen om zo de kosten laag te houden”.

Era organiseerde een multidisciplinaire werkgroep met ICT, IB, leerkrachten en directie. “Zo hadden we draagvlak. En dat moest ook wel want we hadden een strakke planning van december 2014 tot mei 2015. Dan konden we in het nieuwe schooljaar echt live”, zegt Era. De inrichting van de omgeving heeft Era zelf gedaan. “Met al mijn vragen kon ik bij Thijs Soepenberg terecht die het project begeleidde vanuit e-office. Erg fijn om zo’n sparringpartner te hebben. Ik ben er trots op dat we de planning ook gehaald hebben en dat OOGopslag (zoals de samenwerkingsomgeving heet) op tijd voor het nieuwe schooljaar live is gegaan.

Met de live-gang van OOGopslag zijn de netwerkschijven uitgezet. Era: “Dat is een mooie stok achter de deur maar we wilden ook echt dat iedereen binnen OOG de omgeving gaat gebruiken: directie, leerkrachten, secretariaat. Per school hebben we een ambassadeur getraind. Tijdens een studiedag, aan het einde van de zomervakantie, hebben we OOGopslag definitief aangekondigd! “.

homepageOOG office 365
alles open, tenzij
Er wordt al druk gebruik gemaakt van OOGopslag. Era: “We zijn gestart met het scenario documenten delen. Dat is best spannend voor leerkrachten. Als hulpmiddel is een routekaart gemaakt met tips en werkafspraken. Waar zet je wat neer, hoe ga je met het document van een ander om, etc. Daarmee maak je het voor de gebruikers tastbaar. Tegelijk moet je het onderliggende principe van OOGopslag van het delen van kennis, van ‘alles is open, tenzij…’ wel goed uitleggen. Wat levert het delen van alles wat je doet nu voor voordelen op voor de organisatie maar ook voor jou als individu. We zijn daar gewoon niet aan gewend. Als Stichting Oog hebben we een sterke visie op kennis delen en samenwerken, dus het komt niet uit lucht vallen.

“Een van de opmerkingen tijdens een training was: Oooo, ik zie een beleidsplan wat ik goed kan gebruiken”, vertelt Era. “en dan weet je dat het minder eng wordt om ook in de concept-fase je documenten te gaan delen. Want je weet niet wie er wat aan kan hebben!”.

Wat Era uit eerdere SharePointprojecten echt leerde was dat je heel veel aandacht moet besteden aan de werkpraktijk om de tool heen, anders zet je wellicht technisch een prachtige omgeving neer, maar landt het niet in de organisatie. Era: “Ik ben er trots op dat we dat met de introductie van Office 365 echt anders hebben gedaan en dat het ook wordt opgepakt door de organisatie. Dat betekent dat we geleerd hebben van het verleden. We hebben heel bewust ons oor te luisteren gelegd in de organisatie en alle feedback serieus genomen. En dat doen we nog steeds. We blijven investeren in workshops en hulp aan (nieuwe) collega’s.”

themasOOG office 365


advies voor andere scholen

Tot slot heeft Era nog wel wat tips voor andere scholen die de stap willen zetten naar Office 365:

•    betrek alle lagen van de organisatie, bijvoorbeeld door een gemêleerde werkgroep samen te stellen
•    geef aandacht aan zorgen
•    luister naar eventuele problemen en los ze ook op
•    neem vooral de tijd voor het adoptieproces en geef de gebruikers ook de tijd om te veranderen
•    geef leerkrachten geen andere opties (dus zet de netwerkschijven dicht)
•    en leg het waarom van samenwerken en kennis delen uit
•    je moet ervoor durven gaan en ook leren van fouten!

Roadmap Office 365: a heads up voor deze zomer!

event

Roadmap Office 365: a heads up voor deze zomer!

Microsoft heeft veel wijzigingen in Office 365 aangekondigd voor deze zomer. Niks nieuws, hoor ik je denken, want Office 365 verandert continu. Helemaal waar! Maar we zien dat wat er nu gepland staat veel impact heeft voor bestaande SharePoint Online

lees verder
bij Frank op de Bank #2

blogpost

bij Frank op de Bank #2

Deze week schoof Bastiaan Boerkamp van e-office aan bij Frank op de Bank! Bastiaan is business consultant en onder andere gespecialiseerd in secure productivity. En dat is ook het onderwerp van deze tweede aflevering van Frank op de Bank!

lees verder
feedback