Saxion wil duurzaam veranderen

Steun vanuit de top, een prima samenwerking tussen ICT en HR en een duidelijke koppeling met de strategie. Alle belangrijkste randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van een sociaal platform zijn bij Saxion ingevuld. Marion Vrielink vanuit ICT en Cora Woltring vanuit HR trekken samen het programma ‘WorX’ waarmee Saxion beoogt de medewerkers naar een nieuwe manier van werken te krijgen. Het hoger onderwijs staat aan het begin van grote veranderingen want de effecten van digitalisering zijn enorm. Hoe zorg je ervoor dat je organisatie die veranderingen aan kan?

In 2011 begon de ICT-afdeling met de uitrol van IBM Connections binnen Saxion met een klein aantal enthousiaste gebruikers. De gehoopte olie-vlekwerking bleef beperkt en na een half jaar daalde de activiteit op het platform. Marion Vrielink kreeg tijd en ruimte om het gebruik aan te gaan jagen en kreeg contact met e-office. Tegelijkertijd begon het thema HNW te spelen bij HR en het College van Bestuur. Eind 2011 werd HNW belegd bij HR en raakte Cora Woltring betrokken.

Cora en Marion begonnen hun samenwerking eind 2011. “In januari 2012, na een bezoek aan de IBM conferentie in Orlando, kwam alles in een stroomversnelling”, vertelt Cora. Stakeholders binnen Saxion kregen allemaal dezelfde vragen voorgelegd en op basis daarvan werd een advies gemaakt voor het College van Bestuur. Resultaat is het huidige organisatiebrede WorX programma met een sterke focus op gedrag. Cora: “WorX is meer dan alleen een programma rond Het Nieuwe Werken. We willen echt vanuit Human Resources en ICT samen de organisatie klaarstomen om de strategische doelen te realiseren. We willen naar een professioneel werkklimaat waarin we gebruik maken van state of the art ICT middelen die het werken effectiever en efficiënter maakt.”

scenario-aanpak
Saxion heeft in het programma gekozen voor de scenario-aanpak van e-office en work21. “De scenario’s gaan echt over gedrag en niet alleen over vaardigheden, dat spreekt ons aan”, legt Cora uit. “Een van de scenario’s die het eerst is opgepakt is effectief vergaderen. Hier valt veel winst te behalen.” Marion: “De 50 secretaresses bij Saxion werken momenteel niet uniform en zijn daardoor bijvoorbeeld niet onderling vervangbaar. Bovendien zijn ze perfecte waterdragers naar de rest van de organisatie. Zij zijn in staat om het management mee te krijgen in de nieuwe manier van vergaderen. Vanaf april gaat een programma draaien een leertraject van een zevental dagen verspreid tot aan de zomer.”
Maar ook het gebruik van tablets bij vergaderen krijgt aandacht in het programma.

Overal binnen de organisatie wordt samenwerking en versterking gezocht voor het programma WorX. In april organiseert Saxion binnen het programma een ‘social business week’. Dit doen zij samen met de afdeling Communicatie, maar ook met de mensen die bezig zijn met innovatieve ICT projecten in het onderwijs(ICT&O). Marion: “Communicatie steekt in op het gebruik van social media, ICT laat innovatieve projecten zien vanuit het onderwijs en wij doen een aftrap van de workshops die we aanbieden, denk aan scenario trainingen, tablet trainingen en ook is er aandacht voor vitaliteit, work-life balance enz. Door op deze manier de krachten te bundelen hopen we een bredere groep binnen Saxion te kunnen bereiken en te inspireren. Iedere medewerkers moet er ‘besmet’ mee raken.”

inbedden
De beide programmamanagers gaan niet voor het korte termijn succes, maar zoeken op allerlei manier naar inbedding van de nieuwe manieren van werken in de organisatie. Want daar zit straks de winst voor Saxion. “De vraag aanjagen naar nieuwe manieren van werken en promotie, daar zetten we nu op in. We bereiken nu nog teveel alleen de early adaptors, dus we zoeken verbreding”, vertelt Cora. “En dat gaat op allerlei verschillende manieren. We gaan per scenario films maken, maar bijvoorbeeld ook de interne organisatieadviseurs trainen.”

Met de afdeling Communicatie wordt samenwerking gezocht . Een voorbeeld daarvan is dat het nieuwe Intranet gebruikt maakt van de profielen en wiki’s uit Connections. “Om de drempel te verlagen en het invullen van je profiel gemakkelijk en leuk te maken hebben we foto-sessies georganiseerd voor het management, met een professionele fotograaf en visagiste. Tegelijkertijd hebben we uitleg en tips gegeven over het invullen van het profiel,” vertelt Marion Vrielink.

Marion: “e-office en work21 zijn écht onze partners. Ze zijn flexibel en toch kritisch, en eerlijk over risico’s. Dat is fijn, want het is een spannend traject. Dan wil je niet naar de mond gepraat worden vanuit commercieel belang zoals we bij andere leveranciers wel eens zien.” Cora vult aan: “We herkennen de passie in elkaar, het ergens voor staan. En dat is een mooie basis voor samenwerking.”

toekomst
Momenteel richt het WorX-programma zich vooral op medewerkers en interne samenwerking. Maar natuurlijk lonken er vergezichten. Cora: “De lectoraten hebben steeds meer externe samenwerking en dat willen we bijvoorbeeld ook gaan ondersteunen met onze Connections-omgeving. En wat betreft studenten: Blackboard is nu dé omgeving voor studenten, en dat zal niet snel veranderen. Maar studenten kunnen wel op Connect terecht om docenten te zoeken en hun contactgegevens te benaderen, maar ook informatie op te zoeken in communities.”” Met WorX willen we het werken effectiever, slimmer, flexibeler, transparanter en vooral ook leuker maken, en daar gaat het natuurlijk vooral om, dat we die stip op de horizon goed vasthouden.”

maart 16

event

be compliant, be in control

Offshore-industrie; intensief en kostbaar. Alles draait om compliancy & control. Het gaat om processen, mensen, projecten, samenwerken, wetgeving, veiligheid, regels en procedures. Technologische ontwikkelingen gaan snel. Als bedrijf zal je mee moeten met de veranderingen. Hoe behoud je jarenlange collectieve kennis

lees verder
Delve maakt bloggen leuk, snel en simpel

blogpost

Delve maakt bloggen leuk, snel en simpel

Sinds de introductie van Delve ben ik fan en gebruik ik het dagelijks. Alle aangemaakte Office 365 documenten zie je er overzichtelijk gepresenteerd en kun je lezen, bewerken of bespreken via Yammer. Ook kun je documenten organiseren door gebruik te maken

lees verder
feedback