Rijk Zwaan: specialist in groente, genetica en kennis

Rijk Zwaan is een bedrijf vol contrasten en verrassingen. Een prachtig hoofdkantoor in De Lier met dochters in 26 landen wereldwijd. Het volledig zelfstandige familiebedrijf veredelt groenten en hoort bij de top 5 van wereldwijd opererende groenteveredelingsbedrijven. Hightech onderzoek en ontwikkeling waarbij genetica gecombineerd wordt met een sterk mensgerichte bedrijfscultuur waarin samenwerken en kennisdelen vanzelfsprekend zijn. Van de 2400 medewerkers werkt minder dan de helft in Nederland.
Sinds de zomer van 2013 is e-office IT-partner van Rijk Zwaan. In het eerste jaar werd onder andere een nieuw intranet gerealiseerd, inclusief IBM Connections.

Communicatiespecialist Steven van Paassen: “Rijk Zwaan is de laatste decennia hard gegroeid en we werken echt wereldwijd. De dochterbedrijven waren altijd vrij zelfstandig en met name gericht op marketing en sales. Het contact onderling en met het hoofdkantoor was niet heel intensief. Leverden we vroeger vooral aan tuinders, nu hebben we steeds meer contact met de hele keten, van handelaren tot aan grote supermarkten. Dat betekent dat onze klanten steeds internationaler zijn en daardoor is ook de relatie tussen en met onze internationale dochters veranderd: er is steeds meer behoefte aan contact en kennisdeling rond klanten.”

IBM portfolio
In 2010 ontstond het eerste intranet binnen Rijk Zwaan. Steven: “Dit eerste intranet, InSeeds, was vooral gericht op het zenden van informatie, met name vanuit HR en Communicatie. We hebben nu behoefte aan meer interactiviteit”. Arjan Boekestijn, vanuit IT verantwoordelijk voor het intranetproject: “Rijk Zwaan is echt een IBM-huis, dus zijn we voor het nieuwe intranet gaan kijken binnen de IBM portfolio. Want dan kun je echt optimaal profiteren van de integratiemogelijkheden. Ons oog viel al snel op Connections als samenwerkingsplatform.”

One-stop-shop
Na een grondig vooronderzoek besloot Rijk Zwaan voor een combinatie van IBM Connections, Websphere Portal en Web Content Manager te kiezen voor hun InSeeds 2.0. In de zomer van 2013 leidde een RFP tot de keuze voor e-office als partner. Arjan: “Naast de menselijke klik, die nu eenmaal heel belangrijk is, heeft de breedte van e-office en de ervaring met Connections adoptietrajecten de doorslag gegeven. Natuurlijk is de kennis van het softwareportfolio van IBM – Connections, Portal, WCM en Domino – belangrijk, maar e-office beschikt ook over een professionele beheer- en supportorganisatie. Tel daar nog de kennis van enterprise apps bij op en je hebt een plaatje dat goed bij onze wensen past.”

Intranet
Op 1 juli 2014 werd het nieuwe intranet, in een mooie, frisse huisstijl gelanceerd. Steven: “We hebben vorig jaar een nieuwe huisstijl geïntroduceerd en het is fijn dat nu ook het intranet in lijn is gebracht. Daar hebben we meteen veel positieve reacties op gekregen. Wat betreft functionaliteit is InSeeds nog niet ingrijpend anders. De toevoeging van Connections is functioneel de belangrijkste verandering.”

internationale uitdagingen
Om het intranet zo toegankelijk mogelijk te maken voor alle medewerkers wereldwijd kent InSeeds 5 versies. Naast de Nederlandse versie hebben de grote dochterbedrijven een eigen taalversie (Duits, Frans, Spaans); de kleinere dochters maken gebruik van de internationale versie die in het Engels is. Arjan: “Naast de taalversies speelt bij ons ook dat niet iedereen een werkplek met computer heeft en dat onze medewerkers zeer gevarieerd zijn qua opleidingsniveau. Het eerste hebben we geprobeerd op te lossen met consoles in de kantine, waar medewerkers InSeeds kunnen raadplegen. Bijvoorbeeld voor praktische zaken als het lezen van nieuws en opzoeken van informatie in het handboek HR.” Steven vult aan: “En vergis je niet in de cultuurverschillen tussen landen. Om maar een simpel voorbeeld te noemen: wij hebben in Nederland de verjaardagen van medewerkers op de homepage staan. Dat is in Frankrijk ondenkbaar: verjaardagen zijn privé en horen niet op het intranet van een bedrijf.” Het onderhoud van de verschillende InSeeds-sites ligt dan ook bij de dochterbedrijven zelf en ook bij de ontwikkeling is er intensief contact geweest.

rijkzwaan_mediumfundamentele verandering
Arjan: “We gaan niet over een nacht ijs bij Rijk Zwaan. In de besluitvorming en voorfase van projecten besteden we veel tijd aan het creëren van draagvlak. Ligt er eenmaal een beslissing of is een project gerealiseerd, dan kunnen we ook vol gas, en is er weinig discussie meer in de organisatie. In de grote landen zijn inmiddels social business teams geformeerd en getraind en nu gaan we gecontroleerd ook de andere landen trainen in het gebruik van IBM Connections om vervolgens de applicatie uit te rollen. We willen echt eerst iedereen trainen voordat ze met Connections aan de gang gaan. De training is overigens meer dan een knoppen-cursus: we gaan daar vooral in op het waarom en hoe.” Steven vult aan: “Er hebben nu zo’n 200 mensen toegang en we willen gestaag doorgroeien. Eind 2015 moet iedereen die een computer gebruikt op Connections te vinden zijn. We doen dit zo gefaseerd omdat we ons realiseren dat het niet om de invoering van een tool gaat, maar om een fundamentele verandering van de manier van werken binnen Rijk Zwaan”.

adoptie
Al is de organisatie van nature gericht op samenwerken, medewerkers zijn wel gewend en gehecht aan hun e-mail en netwerkschijven. Arjan: “De verkenner plug-in van Connections is bijvoorbeeld heel belangrijk voor de adoptie want zo sluit je aan bij de bestaande manier van werken. En we kijken uit naar de veelbelovende integratie mogelijkheden van IBM die er aan komen in Mail Next: dat gaat het gebruiksgemak flink vergroten, zo verwachten we”.
Met de communities binnen IBM Connections verwacht Rijk Zwaan de functionele samenwerking over grenzen, culturen en talen heen, te kunnen ondersteunen.
Van de IT-afdeling wordt verwacht dat ze een sturende rol vervult, ook in de verdere uitrol van Connections. Arjan: “We maken templates voor activities, onder andere voor vergaderen. Bij de adoptie laten we ons graag inspireren door e-office.”

externe websites
Naast het InSeeds2.0 project hebben e-office en Rijk Zwaan nog een aantal IT-projecten gedraaid. Alle landenwebsites van Rijk Zwaan werden naar nieuwe versies van Websphere Portal en WCM gemigreerd en de consumentenwebsite Salanova werd gebouwd. Ook de eerste business app zag het licht.

samenwerking
Arjan is positief over de samenwerking met e-office. “We passen als mensen goed bij elkaar en dat is een prima uitgangspunt voor de samenwerking. Natuurlijk hebben we ook tegenvallers gehad, zoals bijvoorbeeld het feit dat het migreren van applicaties naar een nieuwe versie niet altijd zo eenvoudig was als IBM ons had beloofd. Daar hebben zowel e-office als Rijk Zwaan veel energie in moeten steken. Maar het resultaat telt en dat staat als een huis!”

English version

mei 8

event

IBM Usergroup event Engage in Antwerpen

Engage is de Benelux-brede usergroup van IBM Collaboration solutions en analytics. Op 8 en 9 mei organiseert Engage een groot event in Antwerpen en e-office is erbij! Meer dan 80 sessies staan er gepland, van technisch tot business gerelateerd. Een

lees verder
feedback