Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Quadraam is een bundeling van 13 VO-scholen in Gelderland die nauw met elkaar samenwerken. Ook als het gaat om IT en communicatie. Office 365 is de centrale applicatie die door alle leerlingen en medewerkers wordt gebruikt. Vanaf 2016 is e-office betrokken bij het breder inzetten van Office 365 en met name de implementatie van SharePoint als samenwerkingsomgeving. Quadraam heeft de ambitie om leerlingen goed voor te bereiden op de steeds sneller veranderende informatiemaatschappij. Dat betekent onder andere dat docenten en medewerkers goed uit de voeten moeten kunnen met informatietechnologie. Slim werken en samenwerken dus, en daarvoor biedt Office 365 alle mogelijkheden. Maar alleen ‘aanzetten’ is niet voldoende.

zelfredzaamheid

“Keuzes maken en zorgen voor zelfredzaamheid: dat zijn belangrijke elementen voor ons als organisatie: zo hebben we de samenwerking met e-office vanaf het begin ook ingestoken”, vertelt Eric den Oudsten, Manager informatiemanagement bij Quadraam. “We hebben eerst een projectgroep vanuit Informatiemanagement en Marketing & Communicatie geformeerd. Vervolgens zijn we begonnen met het vaststellen van uitgangspunten. Een van die uitgangspunten was ‘klein beginnen’. We hebben gekozen om te starten met het centraal bureau en ons te richten op een beperkt aantal scenario’s. Loes van Dril heeft de projectgroep als consultant hierin begeleid én geadviseerd. Daarmee hebben we het traject overzichtelijk weten te houden. e-office heeft ervaring in het onderwijs en met de inzet van scenario’s.”


Om de zelfredzaamheid meteen concreet te maken is vanaf het begin Sandra Reijngoud betrokken als functioneel beheerder. Sandra: “De veelzijdigheid van SharePoint maakt mijn rol zo leuk. Ik krijg vragen van medewerkers voor specifieke sites en dan ga ik puzzelen. We hebben nu grotendeels de centrale afdelingen overgezet naar SharePoint; na de zomer van 2018 volgen de 13 scholen. Daar kijk ik erg naar uit!”

 

eigen uitstraling

“Elke school krijgt zijn schoolportaal met een duidelijk eigen uitstraling en een filter voor het nieuws. Dat is belangrijk voor de acceptatie van de medewerkers omdat zij zich allereerst verbonden voelen met hun eigen school. Met het Candea College, de school die fysiek het dichtst bij ons is, hebben we al een pilot gedaan om te kijken wat wel en niet werkt”.
“We voelen de samenwerking met e-office wel echt als een partnerschap. De communicatie is informeel, vragen worden snel opgepakt en er is veel kennis in huis, ook van het onderwijs. We hebben inmiddels aardig wat consultants en developers van e-office over de vloer gehad met Loes als constante factor. Om een paar voorbeelden te noemen: Jon heeft het mechanisme gebouwd waarmee we automatisch sites kunnen uitrollen, Bastiaan heeft ons op security-gebied geadviseerd en Loes heeft ons begeleid bij de implementatie van SharePoint.
We werden in die implementatie ingehaald door de techniek. Microsoft ging van classic sites naar Modern sites en dat had nogal wat gevolgen voor ons proces. Maar we hebben wel in overleg met e-office meteen de overstap gemaakt. Dat was wennen, want de nieuwe sites zijn minder flexibel.”

weerstand & aandacht

Natuurlijk hoort bij elke verandering dat niet iedereen in de organisatie meteen enthousiast is. Sandra: “Ik merk dat persoonlijke aandacht enorm goed helpt. Maar dat is natuurlijk lastiger als het om veel meer mensen gaat. Het meekrijgen van gebruikers is en blijft dan ook de grootste uitdaging: de technologie die werkt wel!”
Eric den Oudsten is heel positief over het Quadraam portaal, zoals de samenwerkingsomgeving van Quadraam is genoemd. “We zagen al heel snel dat mensen elkaar beter weten te vinden.”

tips

Sandra heeft nog wel een paar tips voor andere scholen:

  • Neem aan het begin de tijd om je doelstellingen goed concreet te maken. Dat geeft zoveel houvast.
  • Leg uitgangspunten goed vast, dat voorkomt dat je gedurende het traject steeds weer dezelfde discussies hebt.
  • Verdiep je in de technologie want dan gaat het leven en word je een goede gesprekspartner voor je collega’s.
5 x nieuw in Teams for Education

blogpost

5 x nieuw in Teams for Education

Teams for Education bestaat nu ruim een jaar en krijgt steeds meer handige features die goed passen in het onderwijs. En natuurlijk komt Microsoft zo vlak voor het nieuwe schooljaar met een extra grote update! De aankondigingen in dit  engelstalige

lees verder
feedback