OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Met 41 scholen, meer dan 1400 medewerkers en ruim 11.000 leerlingen is OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) een grote netwerkorganisatie in de regio Zwolle. Om onderlinge kennisdelingen en samenwerking te vergemakkelijken is een portaal ingericht op basis van Office 365. John Beumer, adviseur PR en Communicatie bij OOZ en Merlijn Donk, adviseur ICT bij OOZ, maken samen deel uit van de projectgroep MIJNOOZ. John Beumer noemt de portaal geen project waarin gestreefd wordt naar afronding: “We zien dit als een fase in onze reis naar een digitale werk- en ontmoetingsplaats, dus het is geen project met een eindproduct”.

“MIJNOOZ is begin 2018 uitgerold binnen de organisatie. Deze portal maakt informatie-uitwisseling binnen de organisatie mogelijk en geeft toegang tot persoonlijke documenten. Een natuurlijke startpagina dus”, vertelt John Beumer. “En nu is het zaak om de gebruikers goed te ondersteunen en MIJNOOZ steeds verder te ontwikkelen.”

van bijlage naar linkjes

Het management binnen OOZ, zo’n 70 mensen, heeft sinds begin januari 2018 MIJNOOZ als startpagina. John Beumer: “Er waren al snel een aantal PO-scholen die met alle medewerkers over wilden van hun eigen omgeving naar MIJNOOZ: en er gaan steeds meer scholen over. Merlijn Donk vertelt: “Vanuit ICT ligt het draaiboek voor de transitie klaar”. OOZ heeft ongeveer 25 PO-scholen onder de hoede en Merlijn verwacht dat met name deze scholen voor primair onderwijs snel overstappen. “Dat heeft te maken met dat ze geen eigen startportaal hebben. Onze scholen voor voortgezet onderwijs gebruiken al wel eigen portalen: die krijgen MIJNOOZ er nu als extra bij.” Binnen OOZ werken we al langer met Office 365 maar veel informatie delen we nog via e-mail. “We sturen nu informatie dubbel rond, met linkje naar SharePoint én bijlage. Daar gaan we geleidelijk mee stoppen: over een tijdje zijn het alleen nog linkjes”.

doelstelling en ambitie

OOZ kiest ervoor om de directies van de scholen het tempo te laten bepalen. John Beumer: “De reacties zijn positief: het ziet er mooi uit en het werkt laagdrempelig en dat is in deze fase belangrijk! Maar onze ambities gaan verder: we willen het onderwijs verbeteren en ondersteunen door samenwerking tussen collega’s te faciliteren. Ik verwacht dat een teamsite als Onderwijs & Kwaliteit bijvoorbeeld diep gaat wortelen in de organisatie omdat je daar rond de inhoud (taal, rekenen, innovatie, passend onderwijs) de specialisten uit verschillende scholen gaat verbinden.”

van fiets naar auto

John Beumer heeft bewust gekozen voor een persoonlijke 1:1 ondersteuning van de mensen die content plaatsen op het portaal. “Je ziet dat na de eerste training mensen eerst terugkomen met vragen over de applicatie. Dan hoor je even niets en daarna komen vragen als “kan dit ook?”. En die wensen, die nemen we dan weer mee in de volgende fase.”

rond en vierkant in een zakje

De realisatie van MIJNOOZ komt voort uit een projectgroep vanuit ICT en Communicatie, met communicatiebureau Ineziatief en e-office als externe partijen. John Beumer: “Mark Nieuwenhuizen (de consultant van e-office) snapt zowel IT als communicatie en kan dus de wensen van beide partijen vertalen. Dat is wel cruciaal. Bij Communicatie denken en werken we meer ‘rond’ en bij IT wat meer ‘vierkant’. Als je knikkers in een doosje stopt, blijft er een hoop lucht over. Aan e-office de kunst om die lucht er uit te krijgen en de vertaling te maken naar vormgeving en techniek waar iedereen blij van wordt”

4 tips voor andere scholen

Tip 1: brede projectgroep

Gevraagd naar tips voor andere scholen is dat ook meteen het eerste wat John Beumer noemt: een projectgroep met meerdere disciplines waarin iedereen evenveel stem heeft. “Mooie bijkomstigheid is dat we elkaar ook echt beter leren kennen en elkaars taal gaan snappen”.

Tip 2: Geen ongevraagde cadeautjes

Een andere tip is om de keyusers in de organisatie vroegtijdig te betrekken en wensen te inventariseren. In de woorden van John Beumer: “Maak er geen ongevraagde cadeautjes van, maar zorg dat de applicaties toegevoegde waarde hebben voor wie deze bedoeld zijn.”

Tip 3: Voldoende training en begeleiding

Zorg voor voldoende training  (liefst 1:1) voor je auteurs en keyusers. Alleen aanzetten is echt niet voldoende.

Tip 4: Maak werkafspraken

En tot slot: zorg voor goede werkafspraken. John Beumer: “Wij hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om de content, waaronder tekst, op de portal als gezamenlijke verantwoordelijkheid te zien: wanneer we een foutje zien dan passen we dat meteen even aan in plaats van dit alleen bij een ander te melden. Wel zo snel en zo helpen we elkaar!”.

Speciaal voor scholen: Microsoft Skype-a-Thon 2018!

blogpost

Speciaal voor scholen: Microsoft Skype-a-Thon 2018!

Microsoft organiseert in november een bijzonder event: de jaarlijkse Skype-a-Thon! Door middel van “Skype in de klas” worden scholen twee dagen lang met gast-experts van over de hele wereld verbonden. Het doel is om leerlingen kennis te laten maken met

lees verder
Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Klantverhaal

Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Quadraam is een bundeling van 13 VO-scholen in Gelderland die nauw met elkaar samenwerken. Ook als het gaat om IT en communicatie. Office 365 is de centrale applicatie die door alle leerlingen en medewerkers wordt gebruikt. Vanaf 2016 is e-office

lees verder
feedback