Microsoft Teams: een jaar later

Vorig jaar heb ik voor het eerst geschreven over Microsoft Teams in combinatie met Outlook Groups. We zijn nu een jaar verder en het is duidelijk dat Outlook Groups het niet meer gaat worden. Microsoft Teams is de tool van de toekomst.

 

ervaringen

Onder het motto van ‘practice what you preach’ zijn wij bij e-office ook overgestapt op Teams voor onze projecten. Wij gebruiken Teams voor onze projectcommunicatie, de notulen en de documenten. We nodigen hierbij ook onze klanten uit om mee te werken in het team met behulp van de gast-functionaliteiten. Wat we willen bereiken is de hoeveelheid mail en miscommunicatie tot een minimum te beperken. Teams is nu de bron voor al onze communicatie. In de ochtend kijken mijn collega’s en ik eerst in Teams en dan pas in Outlook.

De 5 tips voor succesvolle implementatie van Teams

Wat ons heeft geholpen om Teams tot het hart van onze samenwerking te maken zijn de volgende handigheden:

  1. Mail naar Teams. Je kan e-mailen naar een kanaal in teams, dus als er nog informatie in de mail staat kan je deze makkelijk toevoegen aan een team. Het emailadres kan je vinden onder de puntjes bovenin.
  2. Hou overzicht over je teams door je favorieten aan te passen. Als je bij een team komt staat deze meteen bij je favorieten. Je kan dit uitzetten door te klikken op de puntjes van een team. Dit verplaatst het team naar een dichtgeklapt ‘More’ gedeelte.
  3. Vervang tabs die je niet gebruikt. Standaard komt er een wiki in de tabbladen, wij halen deze meestal weg en vervangen deze voor de team OneNote.
  4. Gebruik commando’s om snel te navigeren. Bovenin de applicatie is een balk waar je commando’s kan typen. Als je deze gaat gebruiken zal dit je ervaring mogelijk vergemakkelijken. Het ‘/whatsnew’ is handig om up-to-date te blijven met de snelle veranderingen in Teams.
  5. Maak gebruik van templates. Je kan een ander team als template gebruiken om een team te maken.

 

SharePoint & Teams: steeds betere integratie

Mijn grootste bezwaar met Microsoft Teams vorig jaar was dat het niet mogelijk was om de SharePoint kolommen en views te laten zien in Teams. Dus je kon niet je eigen content types en kolommen laten zien. Deze beperking ondermijnde onze filosofie van maploos werken.
Dit bezwaar is een jaar later weggenomen. Het is aangekondigd dat deze kolommen en views nu wel kunnen worden getoond in Teams. Helaas wel onder een extra tab en niet onder de files tab. Dus de files tab zal nog steeds op de oude manier worden getoond. Maar alle mogelijkheden die normaal in een nieuwe bibliotheek weergave mogelijk zijn, zijn nu ook mogelijk in Teams.

Het gaat ook mogelijk worden om SharePoint pagina’s en SharePoint Framework apps te tonen in een app. Deze integratie geeft je team de mogelijkheid om de look en feel van de SharePoint site na te bootsen. Dus het wordt mogelijk om op deze manier de SharePoint site op de achtergrond te houden en toch de functionaliteit te bieden die er op de SharePoint site is.

De integratie met je SharePoint site wordt ook nog veel beter want er komt een link in de SharePoint site naar de bijbehorende team. Dus je kan gelijk zien of een team is gekoppeld als je op de site bent. Ook ga je vanuit een folder in de SharePoint bibliotheek zien welk teamkanaal eraan is gekoppeld.

 

Skype for Business

We hebben dit al eerder geblogd, maar Microsoft is bezig om Skype for Business uit te faseren en alle functionaliteiten te implementeren in Teams. Over twee jaar zal de cloud variant van Skype for Business over zijn naar Teams. Skype for Business On Premise zal nog blijven bestaan en daar komt eind dit jaar nog een nieuwe versie van uit. Maar het advies is om in beide varianten alvast na te gaan denken over een migratie naar Teams, want daar komen uiteindelijk alle nieuwe functionaliteiten op uit.

feedback