Microsoft FindTime: handig meetings plannen

Herkennen we het niet allemaal? Je probeert een vergadering in te plannen met een aantal collega’s of externen, maar raakt verzeild in lange mailwisselingen over een beschikbare datum en/of tijdstip. Dit moeten de ontwikkelaars van de Microsoft Garage ook gedacht hebben.Onlangs heeft Microsoft een nieuwe gratis add-in onder de naam FindTime beschikbaar gesteld voor haar Office 365 gebruikers, die het mogelijk maakt om snel en efficiënt overleggen in te plannen met zowel eigen medewerkers als met externen buiten de organisatie. De genodigden hebben hiervoor zelf geen Office 365 nodig.

FindTime is een add-in voor Outlook 2013/ 2016 en Outlook Online. Na het installeren van FindTime verschijnt rechtsboven in het scherm een extra knop “new meeting Poll” bij het maken van een nieuwe e-mail.
findtime1Zodra de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt er in het Outlook scherm een nieuwe Pane voor het inplannen van het overleg. Uiteraard kan hij ook als datumprikker gebruikt worden voor het plannen van een event of teamuitje.

Bij het selecteren van de ontvangers van de uitnodiging wordt in FindTime direct de beschikbaarheid van de interne medewerkers getoond door middel van verschillende kleuren per gekozen datum.

findtime2

Wanneer je klikt op de het witte poppetje naast het kalender icoon wordt aangegeven welke gebruikers wel/ niet beschikbaar zijn volgens hun agenda.

findtime3Na het kiezen van de voorkeursdata kan het verzoek worden toegevoegd aan de nieuwe e-mail door op de “Insert to email” knop te klikken, waarna de uitnodiging in de body van de nieuwe e-mail wordt toegevoegd.

findtime4findtime5

In de verstuurde uitnodiging kunnen de ontvangers door op de knop “Select Options” in de uitnodiging klikken. Zij worden dan doorgestuurd naar een unieke “Voting Page” waar de voorkeuren kunnen worden aangegeven. Deze pagina biedt ook de mogelijkheid om extra deelnemers toe te voegen of een extra optie toe te voegen voor een andere datum en/ of tijdstip.

 

 

 

findtime6Indien alle “required” gebruikers op eenzelfde voorgesteld moment hebben gestemd, wordt het overleg automatisch door FindTime ingepland en ontvangen alle deelnemers een bevestiging.
Als dit niet het geval ik is, kan de organisator het overleg zelf inplannen op het moment dat de meeste deelnemers beschikbaar zijn door op de “Schedule” knop te klikken.
Nadat het overleg zo is ingepland wordt deze ook automatisch toegevoegd aan de Outlook agenda van alle deelnemers.

findtime7

bij Frank op de Bank #2

blogpost

bij Frank op de Bank #2

Deze week schoof Bastiaan Boerkamp van e-office aan bij Frank op de Bank! Bastiaan is business consultant en onder andere gespecialiseerd in secure productivity. En dat is ook het onderwerp van deze tweede aflevering van Frank op de Bank!

lees verder
feedback