Landstede: samenwerken in het onderwijs met Office 365

Met bijna 3.000 medewerkers, 75 vestigingen en 25.000 leerlingen en studenten is Landstede een grote speler in het voortgezet en middelbaar (beroeps-)onderwijs in het oosten en midden van Nederland. Landstede Groep biedt onderwijs voor jong en oud en wil actief een brug slaan tussen onderwijs, de omgeving en de samenleving, met waarde(n)vol leren, leven en werken. De voortgezet onderwijs scholen binnen Landstede Groep opereren onder hun bestaande namen om  de sfeer van dichtbij en compact voor leerlingen te behouden, terwijl de scholen wel gebruik maken van de schaalvoordelen van een grote organisatie. Op ICT-gebied wordt bijvoorbeeld nauw samengewerkt. e-office richtte dit jaar een sociaal intranet voor Landstede in, gebaseerd op Office 365.


Miranda Ketelaar is vanuit de afdeling Communicatie, Marketing & Studiezaken projectleider van het nieuwe platform. “We waren echt op zoek naar een sociaal intranet”, vertelt Miranda. “We werken vanaf 2005 met een intranet, maar dat is inmiddels wel ingehaald. Omdat Office 365 gratis te gebruiken is binnen het onderwijs, lag de keuze om met dit pakket te werken voor de hand. Onze wens was en is om het gemakkelijker te maken om kennis te delen en samen te werken, over de grenzen van scholen, locaties en vakgebieden heen.”

voortraject
Landstede nam de tijd voor een zorgvuldig voortraject. Bert Lammers, vanuit Informatiemanagement bij het project betrokken, licht toe: “Als scholen proberen we in Nederland zoveel mogelijk van elkaar te leren. SaMBO-ICT is een overlegorgaan waar we veel ervaringen uitwisselen. Toen begin dit jaar het groene licht kwam voor een sociaal intranet hadden we de wensen snel op een rij en zijn we op zoek gegaan naar een partner die ons kan helpen bij het goed inrichten van onze samenwerkingsomgeving in de cloud.”

samenspel
e-office kwam bij dat proces naar boven. Miranda: “En dat is ons niet tegengevallen. Bij e-office kunnen de consultants goed luisteren en tussen de regels door lezen. En ze geven tegengas door de voors en tegens uit te leggen van keuzes die we maken. Soms zijn we bewust eigenwijs gebleven, soms hebben we het advies van e-office gevolgd. Dat samenspel is erg prettig.” Bert voegt toe: “En de bereidwilligheid om hier op locatie te komen werken, dat heeft erg geholpen. Zo konden onze ICT-mensen meekijken met wat er gebouwd werd en ontstond meteen kennisoverdracht.”

eenvoudig
SharePoint Online is de centrale applicatie in het platform. “We hebben het zo eenvoudig mogelijk gehouden”, vertelt Bert. “Office 365 is fantastische technologie. Microsoft biedt zoveel opties en applicaties aan dat het heel belangrijk wordt om scherpe keuzes te maken. En omdat samenwerken het doel is, hebben we daar sterk op gefocust.”

druk op de knop
Om het aanmaken van een samenwerkingsomgeving laagdrempelig te maken heeft e-office ‘site-provisioning’ ingericht, zodat met 1 druk op de knop gebruikers zelf een team-omgeving kunnen aanmaken. “Niet alleen handig omdat er geen afdeling ICT of Communicatie tussen zit, maar ook omdat zo’n teamsite meteen voorzien is van de juiste tags die onder water worden toegevoegd aan de documenten. Zo zorg je dat mensen straks gemakkelijk documenten kunnen terugvinden, zonder dat ze nu bewust tags moeten toevoegen aan hun document”, legt Bert uit.

trainingen
“En we zien dat het gelukt is, want Connect, zoals we de omgeving noemen, is erg goed ontvangen binnen Landstede. En we zien het gebruik nu elke dag stijgen. Per locatie is er iemand getraind door e-office. Dit zijn onze ambassadeurs om het gebruik verder aan te jagen”, aldus Miranda. “We gaan niks hard afdwingen, maar laten het in de praktijk ontstaan. En we gaan natuurlijk zelf als communicatieafdeling het goede voorbeeld geven door als eerste onze g-schijf over te zetten naar Connect. We zagen dat er meteen na de trainingen vraag ontstond, echt mooi om te zien.” Voorlopig staat Connect naast het bestaande intranet.
“Alles migreren is ons van alle kanten afgeraden”, benadrukt Bert, ”dus dat advies volgen we op. We mikken op een geleidelijke overgang, waarbij we langzamerhand steeds meer andere systemen uit kunnen zetten of koppelen. De samenwerking tussen studenten en docenten speelt vooral in het MBO en die samenwerking wordt nu door de Elektronische Leeromgeving ondersteund. Maar de studenten hebben nu wel allemaal gratis toegang tot Office 365, dus we verwachten wel dat daardoor nieuwe vragen ontstaan. Met deze omgeving zijn we er klaar voor om snel op vragen uit de organisatie in te spelen”.

samenwerken
Ook Miranda wil graag vanuit de vraagkant doorontwikkelen: “Niet de tool staat centraal, maar hoe de tool een proces ondersteunt. Samenwerken begint met elkaar fysiek ontmoeten, dat zien we elke keer weer.” Kennisdelen is een natuurlijk proces in het onderwijs als het gaat om de docent met zijn eigen klas. Maar samenwerken en kennisdelen over grenzen van het vak of de school heen, dat is minder spontaan. “Dat kun je niet organiseren vanuit technologie, maar je kunt het wel ondersteunen. En we hebben een groep enthousiastelingen die anderen weer aansteken, dat is goud waard.”

toekomst
Voor de toekomst houdt Landstede de nieuwe ontwikkelingen bij Microsoft goed in de gaten. Miranda: “De ontwikkelingen rond social intranet bijvoorbeeld. En we kijken dan niet alleen naar ontwikkelingen in het onderwijs, maar zeker ook daarbuiten”.  Bert vult aan: “Maar we hebben nu ook gemerkt dat het soms loont om niet te ver voorop te lopen: wat we nu in de cloud hebben ingericht was een jaar geleden nog niet mogelijk geweest. We hebben echt een fantastische werkomgeving”.

 

Microsoft Authorized Education Gold Partner

bij Frank op de Bank #2

blogpost

bij Frank op de Bank #2

Deze week schoof Bastiaan Boerkamp van e-office aan bij Frank op de Bank! Bastiaan is business consultant en onder andere gespecialiseerd in secure productivity. En dat is ook het onderwerp van deze tweede aflevering van Frank op de Bank!

lees verder
feedback