Jan de Rijk Logistics naar moderne samenwerkingsomgeving

Jan de Rijk Logistics is gespecialiseerd in het vervoeren en op voorraad houden van industriële producten, als halffabrikaten en onderdelen, hightech producten en verse producten als bloemen & planten. Ongeveer 120 medewerkers verzorgen de planning, vanaf verschillende locaties. “Dat proces willen we vanuit ICT beter ondersteunen met een moderne samenwerkingsomgeving. Na een gedegen besluitvormingsproces werd in 2013 besloten om naar IBM technologie over te stappen. Voor ons heeft dat als grote voordeel dat je met IBM Notes meteen een applicatieplatform in huis hebt om snel bedrijfskritische applicaties te ontwikkelen, zodat je flexibel bent om op wensen van de organisatie in te spelen”.

naast mail, agenda en chat ook meteen een applicatieplatform in huis
De gloednieuwe toegangspoort van Jan de Rijk Logistics in Roosendaal lijkt op een tweebaans snelweg. Wel een snelweg met tolpoort overigens, want de toegangscontrole tot het grote terrein met de hoge loodsen is heel strict. “Dat moet wel, want we doen hier aan ‘warehousing’”, vertelt IT manager Richard Ridderhof. “Dat betekent dat we voor klanten producten op voorraad houden”. De hoogste loods is volledig automatisch, daar komt geen mens binnen. Ooit in de jaren 70 neergezet door Philips Lightning en nog altijd volop in gebruik. De nieuwste loods van 10.000 m2 werd vorig jaar gerealiseerd en is half automatisch. Jan de Rijk Logistics heeft zich gespecialiseerd in het vervoeren en op voorraad houden van industriele producten, als halffabrikaten en onderdelen, high tech producten en verse producten als bloemen & planten.

moderne omgeving
In Nederland werken ongeveer 120 medewerkers op kantoor. Niet alleen in Roosendaal, maar ook op een viertal andere locaties verzorgen zij de planning en administratie. Ridderhof: “Dat proces willen we vanuit ICT beter gaan ondersteunen met een moderne samenwerkingsomgeving.” Na een gedegen besluitvormingsproces waarin verschillende opties en leveranciers zijn afgewogen, werd deze zomer besloten om naar IBM technologie over te stappen. “Voor ons heeft dat als grote voordeel dat je met IBM Notes meteen een applicatieplatform in huis hebt om snel bedrijfskritische applicaties te ontwikkelen, zodat je flexibel bent om op wensen van de organisatie in te spelen”.

gefaseerde aanpak
Eerste fase was het overzetten van de e-mail en agenda omgeving naar IBM Notes. Ook IBM Sametime (chat) en IBM Traveler werden daarin meegenomen. Stukje bij beetje werden de verschillende locaties overgezet. “Belangrijk in de aanpak was dat we iedereen hebben laten trainen door e-office. Terwijl de medewerkers in de training zaten, werd hun mailbox overgezet. Ieder die uit de training kwam kreeg een schone, nieuwe omgeving voor zijn of haar neus, want we hebben geen mail gemigreerd,” vertelt Ridderhof. “We hadden daar best wat weerstand verwacht, maar dat viel mee. Het overgrote deel van de mensen vond het wel fijn en verfrissend om met een lege omgeving te starten. Natuurlijk hebben we de mail vanuit Zimbra wel gearchiveerd, dus iedereen weet dat je er altijd nog bij kunt als het nodig is. Ook de trainingen bleken een goede greep: niet dat je dan meteen alles weet, maar je hebt in ieder geval gezien wat er allemaal kan.”
In totaal heeft e-office 140 mensen getraind op verschillende locaties, van Swalmen en Roosendaal tot aan Bulgarije.

Ridderhofs team dat de overgang heeft begeleid (Glenn, Ronald en Tim) beaamt dat. Glenn: “We hebben eigenlijk weinig gebruikersvragen gekregen. Natuurlijk, er zijn altijd kleine dingen die niet helemaal goed gaan. Zo zijn bijvoorbeeld terugkerende afspraken niet helemaal goed mee gekomen naar Domino, maar eigenlijk krijgen we van de meeste gebruikers alleen positieve reacties”. Ook voor henzelf bleek de overstap niet heel groot. “Het was even wennen, maar de installatie ging heel soepel. We kunnen er veel meer mee dan met Zimbra, dus dat maakt het voor ons vooral leuker”, vult Tim aan.

partnerschap
Ook over de samenwerking met e-office is Ridderhof tevreden: “Wij zoeken altijd naar partnerschap, dat is bij dit soort klussen echt belangrijk. Je maakt samen een plan naar beste weten en vervolgens ga je dat uitvoeren. Partnerschap houdt voor mij in dat je tijdens die uitvoering flexibel blijft en je plannen op basis van voortschrijdend inzicht kunt aanpassen. Zo kunnen we steeds de eindgebruiker en de wensen van de business centraal houden”.

focus op betere kennisdeling
Na deze eerste fase gaat het nieuwe IBM samenwerkingsplatform de komende maanden een steeds grotere rol spelen in het applicatielandschap van Jan de Rijk Logistics. Jan de Rijk heeft hiermee een stap gezet richting richting een sociaal samenwerkingsplatform door gebruik te maken van Profiles en Files. Door op deze manier samen te werken, wordt ook interne kennisdeling gemakkelijk en kan de organisatie optimaal gebruik maken van de kennis en vaardigheden van alle medewerkers.

e-office & IBM Offshore event

blogpost

e-office & IBM Offshore event

Op donderdagmiddag 16 maart 2017 stond er een praktische kennissessie op het programma, georganiseerd door e-office, Paperiton (Docmap) en DELTA Safety. De kennissessie werd gehouden in DELTA Safety Center te Rotterdam.

lees verder
feedback