Intranet op SharePoint voor Van Lanschot

Van Lanschot is de oudste onafhankelijke bank van Nederland. Al sinds 1737 adviseert Van Lanschot mensen met vermogen. Hoeveel er ook veranderd is in die 275 jaar, persoonlijke aandacht staat nog steeds centraal. Met 1800 medewerkers is Van Lanschot een relatief kleine bank, die overigens ruim 60 miljard euro beheert voor particuliere en institutionele klanten. Om de focus op klanten waar te maken is het belangrijk om snel intern bij de juiste mensen, informatie en kennis te komen. Met dat doel vernieuwde Van Lanschot het intranet.
Jochem van de Laarschot is als directeur Communicatie bij Van Lanschot verantwoordelijk voor alle corporate communicatie. “En daarbij is interne communicatie een zeer belangrijke component”, benadrukt Van de Laarschot. “Het bestaande intranet was enige tijd geleden gebouwd met beperkte middelen en met name gericht op de nieuwsvoorziening. We hadden behoefte aan meer uitgebreide functionaliteit en een krachtige zoekfunctie. Het platform was bovendien verouderd dus het was tijd voor vernieuwing.”Van Lanschot intranet

eenvoud
Van Lanschot gebruikt veel software van Microsoft en had al een bescheiden SharePoint-toepassing in gebruik. De keuze voor een bredere toepassing van SharePoint lag dus voor de hand, maar er was nog weinig kennis van dat platform binnen de organisatie. Van de Laarschot: “Dus hadden we een externe partij nodig die ons kon behoeden voor valkuilen. SharePoint is een prachtig platform, maar de hoeveelheid functionaliteit maakt het ook lastig om je niet te laten afleiden van je doel. En dat doel is vooral: eenvoud! Voor eindgebruikers, voor Communicatie en voor IT. e-office heeft ons daar goed bij geholpen. Het was fijn om een partij aan boord te hebben die de kennis in huis heeft om je te helpen bij het vaststellen van prioriteiten. En die je altijd kunt bellen voor praktische hulp.”

andere taal
Het realiseren van het intranet was een gezamenlijk project van IT en Communicatie. “Dat is zeker deel van het succes, want beide afdelingen voelen zich verantwoordelijk en hebben moeite gedaan om elkaars taal te begrijpen”, aldus Van de Laarschot. “Want dat merkten we weer in dit project: als communicatiemensen moet je best een eind mee gaan in de techniek, maar dan is het fijn als de IT mensen zich ook kunnen verplaatsen in onze rol. Samen met de projectleider en e-office voelde het echt als een team. Dan kun je zo’n project ook realiseren binnen het gestelde budget en termijn”.

loslaten
Ook het design komt van e-office, die dat baseerde op de nieuwe huisstijl. Van de Laarschot is duidelijk trots op het eindproduct: het is overzichtelijk en klopt qua merkbeleving. “Uit interne evaluaties komen veel positieve reacties op het nieuwe intranet. Maar er zijn natuurlijk ook mensen die er aan moeten wennen, dat is nu eenmaal bij elke verandering het geval”, vertelt Van de Laarschot. Zo’n 80 collega’s uit de hele organisatie zijn inmiddels, zo’n 5 maanden na de lancering, getraind om zelf content te plaatsen. “Ook voor mijn communicatieteam een hele omslag, want we hebben de controle over de content op het intranet moeten loslaten. Klopt het qua taal, is het relevant voor iedereen en wordt er geen potentieel koersgevoelige informatie gepubliceerd? Voor ons is dat vanzelfsprekend, maar dat geldt natuurlijk niet voor iedereen in de organisatie. We weten nu dat het in 95% van de gevallen goed gaat, dus dat geeft vertrouwen. En het biedt het communicatieteam de ruimte om meer in een adviesrol te komen naar collega’s en dat is wat we graag willen”.

open tenzij
Het overzetten van de bestaande Notes-databases naar SharePoint is nog gaande. Van de Laarschot: “We hebben besloten om niet zo maar alles te migreren. We gebruiken het nieuwe intranet ook als aanleiding om op te schonen. Alleen informatie met een eigenaar die het up-to-date houdt, komt naar het nieuwe intranet. In dat proces krijg je natuurlijk interessante discussies, bijvoorbeeld over de interne toegankelijkheid van informatie. In de oude situatie was lang niet alles voor iedereen toegankelijk. Dat hebben we nu weten om te draaien: informatie wordt intern met iedereen gedeeld, tenzij er goede reden is om het niet te doen. Deze transparantie en openheid werkt prima en ik ben er van overtuigd dat onze klanten daar de vruchten van gaan plukken.”

governance
Om te zorgen dat de informatie op het intranet ook up-to-date blijft, is er goed nagedacht over het informatiemodel. “We hebben samen met IT ook een governance-overleg en dat helpt in het helder houden van wie waarvoor verantwoordelijk is”, legt Van de Laarschot uit. “En we hebben natuurlijk een wensenlijstje dat we geleidelijk gaan realiseren. Zo willen we graag dat profielen nog beter ingevuld worden, op LinkedIn-achtige wijze. En dat we de mobiele ontsluiting gaan verbeteren, want ook binnen Van Lanschot gebeurt steeds meer via tablets en smartphones. Meer interactie faciliteren staat ook hoog op dat lijstje, en het verder ondersteunen van interne samenwerking. Maar de basis staat als een huis en daar ben ik trots op. Natuurlijk telt het resultaat maar ook over het project ben ik positief. Zo was het fijn om gedurende het project dezelfde gezichten te zien van e-office die ons met kennis van zaken bijstonden”.

feedback