EuroMBA: internationale studenten werken samen in IBM Connections

EuroMBA, ruim 20 jaar geleden gestart als één van de eerste online MBA-programma’s ter wereld, is nog steeds een bijzonder MBA-programma. Niet alleen vanwege het online-karakter van de opleiding, want die zijn er inmiddels meer, maar ook omdat het een samenwerking is tussen zes internationale business schools en universiteiten. De zes partners zijn gevestigd in Frankrijk (2 locaties), Spanje, Duitsland, Polen en Nederland (Maastricht University). De studenten komen echter vanuit heel de wereld, al zijn Europeanen wel in de meerderheid.

historie
Rut Berns, directeur Operations bij EuroMBA: ”Om die studenten te ondersteunen en te laten samenwerken, wilden we een IT omgeving die los staat van de 6 partners. We zijn al vanaf de jaren ’90 klant van IBM, eerst voor hardware en later voor Lotus Notes, want dat was de eerste software die je kon inzetten voor samenwerken. Alles draaide destijds op een Dominoserver, inbellen gebeurde met behulp van een een modem. Best uitdagend, met partners en studenten in zoveel verschillende landen. Na het overwinnen van de kinderziektes, was het zeer goed werkbaar met Lotus Notes.”

De duur van het EuroMBA programma is 2 jaar met twee instroommomenten per jaar. Afhankelijk van wanneer je start, in september of januari, bepaalt dat de volgorde van de modules en met wie je deelneemt. Dit modulaire systeem biedt veel flexibiliteit. Berns: “Flexibiliteit is meteen ook de sleutel in de EuroMBA leeromgeving. EuroMBA biedt haar studenten de mogelijkheid om te studeren vanuit huis of werkplek met de ondersteuning van professionals uit de hele wereld. Dit vraagt om een goed ingerichte samenwerkings- en communicatieomgeving.”

”In januari 2015 introduceerden we IBM Connections voor studenten en docenten. Dat de live-bijeenkomst van studenten in Maastricht was, maakte het een mooi startmoment. Zo konden we iedereen tegelijk met IBM Connections laten kennismaken.”

online samenwerken
EuroMBA koos voor IBM Connections omdat het heel goed aansluit bij de behoefte van de opleiding om zoveel mogelijk interactie tussen student en docent, én studenten onderling voor elkaar te krijgen. Naast het delen van documenten, bladwijzers en informatie kun je op allerlei manieren samenwerken met IBM Connections. Elke docent en elk vak vraagt weer andere dingen van de omgeving. Berns: “ IBM Connections biedt standaard veel mogelijkheden, het is nog zoeken voor docenten welke onderdelen waarvoor geschikt zijn. Soms zal dat een wiki zijn, een andere keer een blog. De module International management is bijvoorbeeld heel interactief, de docent stelt iedere week een vraag aan de studenten op Connections (poll of open vraag). Accountancy heeft juist meer behoefte aan verwerken en overdragen van gegevens (files).”

Louise Stijnen, IT Support EuroMBA, vult aan: “De volgende module gaat het ideation blog in Connections gebruiken. In deze module moeten alle studenten een idee aanleveren voor een product en dat kan nu heel simpel in IBM Connections. Voorheen deden wij dit in Domino. Maar in de nieuwe situatie gaat dit veel makkelijker en sneller!”

De reacties van de studenten zijn zeer positief, het valt op dat zij vooral gebruik maken van de Connections App op een tablet. Video’s van lezingen worden gedeeld en bekeken, eigen wiki’s worden ontwikkeld en er is voldoende ruimte en gelegenheid om te bloggen. IBM Connections is rijk aan tools die de hedendaagse managers moeten beheersen. “In het MBA-programma is het maken van de scriptie altijd een lastig deel voor onze studenten, die nu eenmaal bijna altijd fulltime werken.”, vervolgt Stijnen, “daarom bieden we daar veel begeleiding bij en gaan we nu ook kijken hoe wij Connections kunnen inzetten om extra hulp te bieden.”

alumni
Alumni vormen een belangrijke groep voor EuroMBA: zij zijn de ambassadeurs van de opleiding en worden ook actief ingezet bij de werving van nieuwe studenten. Berns: “ We hebben ook onze oud-studenten toegang gegeven tot Connections. Naast de alumni-events die we regelmatig organiseren, denken we dat IBM Connections een belangrijke rol kan spelen in het betrokken houden van deze groep.

Naast dat ze elkaar dan gemakkelijk kunnen vinden, kunnen we ze ook inhoudelijke informatie toespelen. Het inzetten van webinars is een van de ideeën. Stijnen: “We gebruiken nu nog Webex voor webinars, maar willen over naar Sametime.  Ooit bedacht door een student zijn zogenaamde Funbinars: webinars over een onderwerp waar iemand veel van weet. Erg leuk omdat de studenten zulke verschillende achtergronden hebben.”

techniek
“IBM Connections vroeg aan de achterkant om een uitbreiding van 2 naar 9 virtuele servers. Hiervoor hebben wij e-office ingeschakeld. Zij hebben jaren ervaring met Domino, Notes en Connections. De installatie is echt super gegaan.” zo zegt Berns. Begin 2015 is er een presentatie geweest voor iedereen binnen EuroMBA, docenten, studenten maar ook alle back-office medewerkers. En we bieden praktische trainingen aan over het gebruik van IBM Connections. Met de nadruk op structuur; waar ga je zaken borgen, hoe ga je het delen?”

De relatie tussen EuroMBA en e-office gaat al jaren terug. Connections is de eerste implementatie die EuroMBA in zijn geheel heeft uitbesteed. Een volgende stap zou kunnen zijn om naar de cloud te gaan, voor een internationale organisatie als EuroMBA heeft dat veel voordelen. “En ook voor ons als IT”, benadrukt Berns. “Wij willen zo goed mogelijk het onderwijs ondersteunen met slimme IT en liever niet onze tijd kwijt zijn aan beheertaken. De concurrentie voor onze opleiding zit tenslotte ook niet stil, dus we moeten blijven innoveren in ons curriculum. En in een online opleiding is IT dan een belangrijke factor.”

“Dus toch kijken of we ons programma kunnen uitbreiden met bijvoorbeeld een cursus voor alumni, als een verlenging van het 2-jarig traject. Maar we onderzoeken ook het aanbieden van losse cursussen en hoe dit te integreren in IBM Connections” vervolgt Berns, “Wij ervaren dat Connections echt wordt gedragen en gevoed door de studenten, en daar gaat het tenslotte om”.

website
Ook de website werd in 2014 aangepakt. e-office bouwde de website op basis van Domino met behulp van XPages en zorgde er direct voor dat deze op mobiele devices goed functioneerde. Stijnen: “Dat was best een pittig traject. Bij een website komen zoveel verschillende belangen bij elkaar, dat onderschat je al snel. Als IT-er kijk je vooral naar de achterkant van de website, maar marketing kijkt vooral naar de voorkant. Afstand en verschillen in moedertaal helpen ook niet, dus het was zoeken naar de juiste samenwerking en balans. Je kunt veel op afstand doen, maar soms moet je ook echt bij elkaar komen, dat hebben we ook in dit project weer gemerkt. We zijn blij met het eindresultaat!“

feedback