gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

Microsoft heeft april uitgeroepen tot de maand van de gebruikersadoptie. Microsoft begrijpt net zo goed als wij dat het implementeren van nieuwe technologie niet automatisch betekent dat gebruikers hiermee aan de slag gaan. FastTrack, het programma om op een snelle manier Microsoft technologie te implementeren, heeft daarom een plek gecreëerd voor het delen van tips, succesverhalen en documenten omtrent user adoption.adoption guide Microsoft

Eén van de documenten die ze daar delen is de Office 365 Adoption Guide, de adoptiegids van Microsoft voor een succesvolle implementatie van Office 365. Een mooi document, maar het bevat nog steeds 62 pagina’s om doorheen te struinen. Daarom heb ik de hoogtepunten van het document eruit gepikt.

Microsoft definieert drie fases voor een succesvolle implementatie: envision, onboard en drive value. Creëer een visie omtrent het gebruik en de uitrol van Office 365, maak een plan en voer dit uit om mensen aan boord te brengen van de Office 365-trein. Blijf vervolgens up to date met de technologie en blijf communiceren om er blijvend waarde uit te halen. Klinkt herkenbaar, toch?

1. Envision

Bedenk eerst waarom je dit doet. Een sterke visie gecombineerd met scenario’s zorgt ervoor dat Office 365 op de lange termijn zorgt voor succes in de organisatie. Deze fase bestaat uit drie stappen: een team van belangrijke spelers samenstellen, het identificeren van scenario’s en het vaststellen van een succesplan.

Stel je team samen

De eerste tip is om een team samen te stellen met mensen van verschillende afdelingen met verschillende rollen. Microsoft ziet daarin rollen in het adoptieteam voor champions, welke Office 365 promoten en bepaalde obstakels voor gebruikers wegnemen, en department leads die per afdeling bekijken hoe Office 365 ingezet kan worden en gebruik bevorderd kan worden. Dit sluit goed aan bij de werkwijze van e-office, ook wij werken vaak samen met ambassadeurs, welke een combinatie van de rollen als champion en department lead kunnen oppakken.

De rol van een executive sponsor wordt ook in de adoptiegids benadrukt. Iemand uit het management team kan een essentiële rol nemen in het succesvol maken van de implementatie van Office 365. Dit wisten wij natuurlijk allang, maar Microsoft weet dit goed te benadrukken met een duidelijke rolomschrijving en ABC (Activeer, Bouw, Communiceer)-richtlijn.

Meer informatie over de rollen die belangrijk zijn in het adoptieteam.

identificeer en prioriteer scenario’s

Microsoft levert richtlijnen in het samenstellen van scenario’s. Begin bijvoorbeeld met ‘als iemand in … [team], wil ik … [activiteit]’. Microsoft zet echter gelijk de volgende stap naar de oplossing, door toe te voegen met welke technologie die activiteit uitgevoerd moet worden. Ons advies is vaak om deze stap nog open te houden en de wens verder te ontdekken, om in een later stadium uit te vinden welke technologie het beste past bij het invullen van dit scenario. Probeer de redenatie van de activiteit te achterhalen door ‘zodat ik … [doel]’ toe te voegen aan het scenario. Daarmee krijg je inzicht in het doel van het scenario; waarom is het belangrijk deze activiteit uit te voeren? Bespaart het je team tijd of levert het iets op?

Kom je er niet helemaal uit bij het definiëren van scenario’s? Kijk ter inspiratie eens in de productivity library. Microsoft heeft hier een bibliotheek aangelegd met voorbeeldscenario’s.

Vervolgens is het zaak om deze scenario’s te prioriteren en meetbaar/SMART te maken. Microsoft biedt de optie om scenario’s te plotten op de assen van impact (laag-hoog) en moeilijkheid (laag-hoog). Output van deze stap is een backlog van alle wensen en scenario’s inclusief hun prioriteit en meetbare succes. De mooiste oplossingen liggen bij de hoge impact en lage moeilijkheid, de zogenaamde quick wins. Focus hierop om mensen zo snel mogelijk te helpen bij hun werk en enthousiast te maken over Office 365.

een succesplan

Volgende stap is het maken van een plan, of een roadmap. Dit zorgt ervoor dat je vervolgens je doelen met Office 365 daadwerkelijk gaat behalen. Het is van belang in dit plan mee te nemen wat de adoptie-activiteiten zullen zijn, wat het communicatieplan is en hoe mensen getraind gaan worden. Microsoft biedt op FastTrack de mogelijkheid het succesplan van jouw organisatie te plaatsen.

Zorg er ook voor dat de helpdesk klaar is om vragen over Office 365 op te vangen. Dit document loodst helpdeskmedewerkers door de meest gestelde vragen.

Lees meer over hoe wij scenario’s gebruiken om een werkomgeving neer te zetten https://www.e-office.com/magazine/digitale-werkplek-van-de-toekomst/

2. Onboard

Het is tijd het succesplan uit te voeren en mensen gebruik te laten maken van Office 365. Microsoft zegt het zelf: 80% van de implementatie-efforts is gericht op de mensen, 20% op de techniek. Het gaat immers om een gedragsverandering die de implementatie van Office 365 succesvol maakt.

Microsoft adviseert te starten met een Early Adoption Program: een pilotgroep om het adoptieprogramma voor het eerst mee uit te voeren. Zo kunnen onderdelen in het succesplan getest worden en aangepast worden waar nodig. Misschien blijken bepaalde scenario’s meer prioriteit te hebben dan in het succesplan is gedefinieerd. Deze pilotadoptie geeft je ook de kans om een groep champions bij elkaar te brengen, welke in een later stadium kunnen helpen bij de implementatie.

Dit vroege adoptieprogramma is onderdeel van de pre-launch fase. De adoptiegids geeft een voorbeeld van een tijdlijn met de fases pre-launch, launch en post-launch. In het laatste stadium houd je mensen betrokken door tips en tricks voor gebruik van de applicatie te delen. Microsoft biedt templates voor de communicatie tijdens deze fases. Ze zijn hierbij erg gericht op e-mail, maar let ook eens op de andere kanalen om je mensen te bereiken! Door het gebruik van video of posters maak je mensen op een leuke manier bewust van de verandering op de werkvloer.

Lees hier hoe wij bij Dura Vermeer de nieuwe werkomgeving hebben geïmplementeerd.

e-office gebruikt ook scenario’s bij het onboarden van organisaties.

3. Drive value

Hartstikke mooi, die nieuwe mogelijkheden met Office 365. Maar hoe houd je mensen betrokken en creëer je succes op de lange termijn?

Meet, meet, meet. Zorg dat je data, kwalitatief én kwantitatief, hebt wat betreft de adoptie van Office 365 in jouw organisatie. Daarvoor kunnen bijvoorbeeld de rapporten in de beheercentrums van Office 365 gebruikt worden. Stuur vragenlijsten uit om de kwantitatieve informatie te verzamelen. Gebruik hierbij de doelen en scenario’s die eerder in het succesplan zijn vastgesteld. Microsoft heeft ook een template paraat voor het uitzetten van een survey.

Met deze data als input, kan bepaald worden welke communicatie- of trainingsactiviteiten ingepland moeten worden. Let daarbij ook op het delen van succesverhalen en het gebruiken van de bestaande communities van champions om het gebruik van Office 365 verder te promoten.

Verder, blijf op de hoogte van de ontwikkelingen bij Office 365. Houd de roadmap en blogs in de gaten en check geregeld het berichtencentrum in het beheercentrum van Office 365 om op tijd te weten welke veranderingen doorgevoerd worden op de tenant. Neem deze veranderingen vervolgens mee in de communicatie naar de gebruikers. Is dat lastig voor je team, kijk dan eens naar onze Secure Productivity Kit waarin we onder andere de roadmap voor klanten in de gaten houden.

De volledige Adoption Guide van Microsoft vind je hier

 

OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Klantverhaal

OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Met 41 scholen, meer dan 1400 medewerkers en ruim 11.000 leerlingen is OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) een grote netwerkorganisatie in de regio Zwolle. Om onderlinge kennisdelingen en samenwerking te vergemakkelijken is een portaal ingericht op basis van

lees verder
Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

blogpost

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

Waar staat nu dat bestand? Is dit de laatste versie? Vooral onder tijdsdruk krijgen we het vaak op onze heupen en slaan we nog even snel dingen lokaal op of maken we nog een extra versie voor de zekerheid. Overzicht

lees verder
feedback