Exchange Online: hoe archiveer je mail van oude gebruikers?

Onlangs kregen wij een interessante vraag van een klant over het archiveren van mailboxen van gebruikers die uit dienst zijn. Bij het verwijderen van een gebruikersaccount binnen Microsoft Office 365 wordt de gebruiker inclusief zijn of haar gegevens nog 30 dagen bewaard. Na deze 30 dagen wordt zowel het useraccount als de bijbehorende mailboxen verwijderd.Maar wat als je de gegevens van deze gebruiker later nog nodig hebt? Betekent dit dan voor gebruikers die uit dienst zijn er een gekoppelde licentie behouden moet worden? Gelukkig is dat niet het geval. Binnen Exchange Online is het mogelijk om mailboxen van gebruikers voor (on)bepaalde tijd te archiveren zonder dat hiervoor extra licenties nodig zijn, of additionele kosten betaald moeten worden. De enige “catch 22” is dat hiervoor wel een Enterprise License van Office 365 nodig is.

Om een mailbox voor langere periode te archiveren dien je vooraf een “retention policy” in te stellen. Binnen deze policy kan worden ingesteld voor welke periode de gearchiveerde mailbox behouden moet blijven. Nadat de ingestelde periode is verstreken wordt de mailbox alsnog verwijderd. Uiteraard is het ook mogelijk om de mailbox voor onbepaalde tijd te bewaren.

Als je ervoor kiest om een mailbox te bewaren voor bepaalde tijd, betekent dit dat indien de periode van de bewaartermijn is verstreken, de items uit de gearchiveerde mailbox worden verwijderd. Deze tijd wordt berekend op basis van het moment dat het oorspronkelijke bestand in de “gearchiveerde” mailbox is ontvangen.

Het configureren van de archivering gaat als volgt:

  1. Wijs een Exchange Online (Plan 2) licentie of een Exchange Online Archiving licentie toe aan de “te archiveren”gebruikers zodat een In-Place Hold kan worden ingesteld op de mailbox. Note: Slechts een van deze licenties is nodig omdat deze tijdelijk wordt gebruikt. Zodra de mailbox is gemarkeerd als Inactive kan deze licentie weer worden hergebruikt bij de volgende gebruiker / mailbox.
  2. Log in op de Office 365 Admin center en ga naar het Exchange Admin Center
  3. Klik op Compliance Management aan de linkerzijde of selecteer In Place eDiscovery and Hold in het Dashboard exchange admin center archivering punt 3
  4. maak een nieuwe rule aan en noem deze bijvoorbeeld Terminated Employeesexchange admin center archivering punt 4
  5. voeg de gebruiker toe waarvan de mailbox gearchiveerd moet wordenexchange admin center archivering punt 5
  6. selecteer “include all user mailbox content” exchange admin center archivering punt 6
  7. klik op “finish”exchange admin center archivering punt 7
  8. de gebruiker staat nu ingesteld op “on hold” in het overzichtexchange admin center archivering punt 8
  9. de gebruiker kan je nu verwijderen vanuit het Office 365 Administration center. De mailbox wordt dan inactief en de licentie kan worden hergebruikt.exchange admin center archivering punt 9

 

Wil je meer informatie over Office 365 of andere Microsoft producten, neem dan contact op met mijn collega Bart of Wilko.

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

blogpost

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

Waar staat nu dat bestand? Is dit de laatste versie? Vooral onder tijdsdruk krijgen we het vaak op onze heupen en slaan we nog even snel dingen lokaal op of maken we nog een extra versie voor de zekerheid. Overzicht

lees verder
bij Frank op de Bank #2

blogpost

bij Frank op de Bank #2

Deze week schoof Bastiaan Boerkamp van e-office aan bij Frank op de Bank! Bastiaan is business consultant en onder andere gespecialiseerd in secure productivity. En dat is ook het onderwerp van deze tweede aflevering van Frank op de Bank!

lees verder
gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

blogpost

gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

Microsoft heeft april uitgeroepen tot de maand van de gebruikersadoptie. Microsoft begrijpt net zo goed als wij dat het implementeren van nieuwe technologie niet automatisch betekent dat gebruikers hiermee aan de slag gaan. FastTrack, het programma om op een snelle

lees verder
feedback