Dura Vermeer: medewerkers naar een slimmer werkniveau

Voor effectiever documentbeheer, slimmer samenwerken aan projecten, papierloos vergaderen én beter kennisdelen leent Microsoft SharePoint zich perfect als samenwerkingsplatform.
Maar, hoe draag je de zorg dat medewerkers – binnen een vrij complexe organisatiestructuur – daadwerkelijk gaan werken met het nieuwe platform?
e-office werkte samen met Dura Vermeer aan een heldere adoptiestrategie en de uitwerking van een mensgerichte aanpak, die het uitrollen van SharePoint binnen de organisatie vereenvoudigd.

informatie en kennis voor iedereen toegankelijk
‘Bij Dura Vermeer geldt een ‘Microsoft tenzij’ beleid. Wij geloven namelijk in de integratie van IT-oplossingen en daar speelt het Microsoft-portfolio goed op in. Met onze wensen voor een goede aansluiting van het platform op externe systemen, slimmer kunnen samenwerken binnen projecten en aan documenten én kennis beter toegankelijk maken, viel de keuze al snel op Microsoft SharePoint.’
SharePoint vormt nu de basis voor het interactieve samenwerkingsplatform SAM en het projectgedreven platform Organice.

‘Met weinig inspanning moet je de kennis kunnen vinden die relevant is voor jouw vraagstuk.’

samenwerken in projecten
‘SharePoint is sterk in het faciliteren van projecten. We hebben onze SharePoint omgeving voorzien van een extra schil; Organice. Organice ondersteunt het formele proces van de projectenorganisatie voor de divisies Infra en Bouw, zoals documentmanagement en projectplanning.’

sneller vinden van kennis
‘SharePoint stelt je in staat om kennis binnen de organisatie sneller toegankelijk te maken. Kennis opgeslagen in documenten, maar ook de kennis aanwezig in de hoofden van onze medewerkers, moet met weinig moeite benaderbaar zijn. Zowel Organice als het samenwerkingsplatform SAM zijn daarop ingericht.’ SAM is het interactieve intranet van Dura Vermeer en bevat onder meer diverse publicatiesites, afdelingensites en teamsites.

SharePoint adoptie
‘Vanzelfsprekend vereist de implementatie van een nieuw samenwerkingsplatform enige adoptie onder medewerkers. We beseften alleen niet dat adoptie van nieuwe technologie zo cruciaal is voor het succes van het platform. Daar kwamen we gedurende de implementatie achter. Ik volgde een bijeenkomst van e-office over ‘SharePoint user adoption’. Hun mentaliteit en mensgerichte aanpak (deels gebaseerd op de theorie van Michael Sampson, red.) sprak ons aan. Zo adviseert e-office om een selectie te maken van adoptiemiddelen die je organisatie het beste aanspreken.’

‘We ontwikkelden een standaard aanpak per werkmaatschappij, bestaande uit:

Een roadshow; we vertellen waarom we digitaal gaan samenwerken en stellen de doelstellingen voor de werkmaatschappij vast.
Kick-off project; vormgegeven door de key-users van het platform, directieleden en de projectleider vanuit e-office. Binnen dit kick-off project gaan we aan de slag met een implementatieplan met trainingen, het inrichten van sites, migratieplan en ‘trainers op locatie’.

Elke werkmaatschappij kan de standaard aanpak naar eigen inzicht aanvullen. Zo is er bij Infra behoefte aan extra trainers op locatie.’

trainen op de werkvloer
Deze ‘trainers op locatie’ zijn een krachtig middel voor de acceptatie van de nieuwe werkomgeving: ‘We zien dat medewerkers vol goede moed starten met SAM en Organice en na een training wordt men echt enthousiast. Maar gaandeweg, als medewerkers écht gaan werken met SharePoint, ontstaan er wat ongemakkelijkheden en irritaties. Want, je moet de oude en vertrouwde manier van werken loslaten en investeren in een nieuwe werkwijze en dat kost tijd en geduld. Daar helpt de inzet van de ‘trainer op locatie’ enorm bij. Zij adviseren proactief in hoe je slimmer kunt werken en spelen direct in op vragen.’

het succes van apps
Zogenaamde killer apps werken ook goed als stimulans voor adoptie. ‘Dura Vermeer heeft als doelstelling om papierarm te werken en de vergader-app voor SharePoint is dan ook de favoriete app binnen de organisatie.

lessons learned

‘Bij de introductie van SharePoint aan de organisatie niet alle functionaliteiten van SharePoint benoemen, maar stapsgewijs in te spelen op de drijfveren van mensen en de organisatie.’

‘We zijn goed op gang met de uitrol van SAM en Organice en verwachten eind dit jaar volledig rond te zijn. Het project heeft meer tijd en energie nodig dan dat ik mij vooraf realiseerde. Mijn ‘lesson learned’ is om bij de introductie van SharePoint aan de organisatie je niet te blind te staren op de functionaliteiten van de tool (want die zijn er legio), maar stapsgewijs in te spelen op de drijfveren van mensen en de organisatie. Zoals, het intranet wordt interactief, we gaan slimmer documenten delen met elkaar, we gaan kennisdelen en vertellen je hoe.’

bij Frank op de Bank #2

blogpost

bij Frank op de Bank #2

Deze week schoof Bastiaan Boerkamp van e-office aan bij Frank op de Bank! Bastiaan is business consultant en onder andere gespecialiseerd in secure productivity. En dat is ook het onderwerp van deze tweede aflevering van Frank op de Bank!

lees verder
juni 8

event

Dompel jezelf onder in Office 365!

Customer Immersion Experience bij Microsoft op Schiphol donderdag 8 juni  Het succes van veel bedrijven wordt bepaald door de mate waarin zij kunnen inspringen op de vraag vanuit de markt. Ook jouw organisatie staat vast voor de uitdaging om zich

lees verder
gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

blogpost

gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

Microsoft heeft april uitgeroepen tot de maand van de gebruikersadoptie. Microsoft begrijpt net zo goed als wij dat het implementeren van nieuwe technologie niet automatisch betekent dat gebruikers hiermee aan de slag gaan. FastTrack, het programma om op een snelle

lees verder
juni 1

event

Office 365 voor onderwijs Take-Off Day

Specifiek voor onderwijsorganisaties die aan het begin staan van de invoering van Microsoft Office 365 organiseert onderwijspartner e-office op 1 juni een programma om handvatten te bieden voor een succesvolle start. Deze Office 365 Take-Off Day vindt plaats bij Microsoft

lees verder
feedback