Digitale hongerwinter of corporate brain?

Iedereen worstelt met digitale documenten, we willen allemaal een mooi systeem dat alles voor ons bewaart en in een flits alles weer terug vindt. Bestaat zo’n systeem en waarom willen we dit eigenlijk?Deze vragen houden mij bezig en samen met mij ook vele klanten. Zuchtend en steunend sparren we over het werken met digitale documenten en mijmeren we over de oude tijd waarin papier toch geduldig was.

hamster-DNA
Tijdens deze sessies constateer ik regelmatig dat mensen (in het algemeen natuurlijk, nooit jij als deelnemer) toch een stuk hamster-DNA bevatten. Ze sparen alles op en gooien nooit iets weg. Dat DNA is zo hardnekkig, dat iedereen er ook extra hangwangen van krijgt. Niet fysiek natuurlijk, maar digitale extra hangwangen. Geen idee waar ik het over heb? Denk dan eens aan je D schijf, je e-mail mappen (archief), je extra kopie op de Q schijf en die insteekmapjes in je ladeblok. Allemaal hangwangen. Zelf verzameld en zelf bewaard. Je eigen archief.

Voor de deelnemers is deze metafoor meestal erg herkenbaar, ze zien ook wel dat dit niet de manier is om te bouwen aan een corporate brain. Maar voortschrijdend inzicht maakte het alleen nog maar erger. Niet alleen verzamelen we de documenten voor eigen gebruik op eigen plekken, we vergeten ook nog eens waar we ze hebben gelaten! Dus vanaf nu noem ik ons gewoon “eekhoorns”. Alles verzamelen wat je kan vinden, opbergen op plaatsen die jij alleen kent om vervolgens te vergeten waar je het hebt gelaten.

digitale hongerwinter
Als we zo doorgaan hebben we met z’n allen digitale honger in de winter! Geen hergebruik van reeds bedachte ideeën, geen idee welke collega nu met wat bezig is, geen toevoeging aan je organisatie als je eens iets moois hebt bedacht. Kortom, geen corporate brain. Ondanks al onze tools en opslagmogelijkheden hebben we toch nog honger!

Als tegenwerping hoor ik vaak dat de zoekmachine niet goed werkt. Dat is inderdaad vaak het geval, omdat ‘terug vinden’ niet altijd bovenaan de wensenlijst staat als het gaat om het inrichten van een systeem. Een plek om het op te slaan haalt de requirementslijst vaak wel. Zeker als we redeneren vanuit onze welbekende Q schijf.

Met de volgende basisprincipes komt je eigenlijk al een heel eind:

basis principes voor het systeem

  • het systeem is ingericht om terug te vinden, niet om op te slaan
  • met extra informatie over je document help je anderen om het terug te vinden
  • openbaar, tenzij (in het systeem en in je hoofd)
  • er is maar 1 exemplaar en het zelf opslaan van een kopie is al teveel werk

basis principes voor je hoofd

  • wat je maakt is voor iedereen in je organisatie
  • denk niet na wie hier nou op zit te wachten, deel het onvoorwaardelijk
  • een kopie van een document mag, maar het is een vernietigbaar exemplaar (en zeker niet de laatste versie)
  • accepteer dat een systeem vele malen beter is in versiebeheer dan jij (echt waar)

what’s in it for me?
De beloning voor beter nadenken over digitale documenten zit in je eigen hergebruik van je collega’s materialen. Als je dat niet wenst, niet wil of niet doet, dan mis je alle jaren ervaring die in je eigen organisatie rond loopt. Leer met een klein groepje gebruik te maken van het corporate brain. Je zult zien dat de aanpassing van je routine dan veel gemakkelijker verloopt dan je denkt.

Misschien ontwikkelen we dan wel van eekhoorns naar stokstaartjes? Zij kijken altijd om zich heen naar nieuwe informatie en houden elkaar keurig op de hoogte. Ik ben benieuwd naar jouw evolutie.

feedback