Delve vs. Search

Thijs blogt vanuit Stockholm #espc15

Door de hoeveelheid data die er dagelijks, wekelijks en jaarlijks bij komt in je samenwerkingsomgeving wordt het vinden van de juiste documenten steeds lastiger. De huidige zoekfunctie in SharePoint/Office 365 veronderstelt dat je weet wat je zoekt en hoe je het moet gebruiken. Dit betekent dat je moet weten hoe de zoektool werkt, maar ook waar je precies op moet zoeken (je moet domeinkennis hebben).

Bij het inrichten van de zoekfunctie zijn er een heleboel zaken waar je van te voren over na moet denken, zoals:
• Navigation
• Search
• Accessibility
• Information architecture
• User experience
• User interactions (relevantie)
• User profile & persona
• Machine learning

Wanneer je dit niet doet zal de kwaliteit van de zoekfunctie afnemen.

Delve werkt iets anders. Delve legt de focus meer op ‘Discovery’ i.p.v. op alleen search. Door de slimme engine van Delve, Office Graph, zijn de zoekresultaten relevanter. Dit komt doordat Office Graph veel meer informatie verzamelt over acties en activiteiten die je in je dagelijkse werkzaamheden uitvoert.

Enkele voorbeelden van de activiteiten die Office Graph verzamelt zijn:
• Toevoegen van nieuwe documenten
• Conversaties (ook vanuit Yammer en Skype)
• aanpassen van documenten
• Ontvangen van mail
• Snelheid van reactie op verzonden mail (want dat zegt iets over hoe belangrijk jij bent voor diegene)

Delve vs Search

Doordat al deze informatie verzameld wordt, vind je zeer waarschijnlijk ook relevante content waar je het bestaan niet eens van wist. Tevens is Delve veel interactiever dan dat Search is, aangezien je direct acties vanuit de content kunt uitvoeren, zoals het direct delen op Yammer.

Handige functionaliteiten die wel in Delve zitten en niet in Search:

Boards
Alle informatie in Delve kun je toevoegen aan een board, een board kun je volgen zodat deze direct zichtbaar wordt in je navigatie. Wanneer je stopt met het volgen van een board dan blijft deze vindbaar als je daarop zoekt. Boards zijn altijd publiekelijk vindbaar, maar content in een board is security trimmed (dus je ziet alleen wat je mag zien). De board functionaliteit kun je vergelijken met hashtags. Boards zijn handig als je bijvoorbeeld research doet en je wilt snel informatie verzamelen omtrent een bepaald onderwerp

Favorite content
Je kunt content taggen als favorite, ze komen dan in een aparte favorite view terug. Favorites zijn altijd persoonlijk. Deze functionaliteit is handig om bijvoorbeeld mobiel te gebruiken. Je voegt de favorites via de mobile app toe zodat je ze kunt snel terug kunt vinden via de desktop omgeving om vervolgens met de content te gaan werken.

Naast alle voordelen van Delve zijn er nadelen.
Informatie in Delve kun je minder makkelijk structuren (zoals verfijnen in search) op basis van:
o Enterprise keywords
o Taxonomy structuur

Office Graph, de motor achter Delve
• Laat alleen zien wat relevant is voor jou (en waar jij permissies op hebt)
• Search, Social, Enterprise Intelligence, Big data, Machine translation (Ambient intelligence)
• Applicaties die ook gebruik maken van Office Graph zijn:
o Clutter (bepalen hoe belangrijk een email is o.b.v. data in Graph, bijv. je krijgt een nieuwe manager, dan wordt mail van die persoon belangrijker)
o Video’s (Recommending video’s)
o NextGen portals
• Actions kunnen private en public zijn, bijv. wanneer je een document bekijkt -> private, wanneer je een document aanpast-> public.
• Uitbreiden van Office Graph met actions is mogelijk vanuit bijvoorbeeld CRM (melding op de tijdlijn bij toevoegen nieuwe klant)

Nieuw! (nog niet beschikbaar)
• Er worden analytics toegevoegd aan Delve. Denk dan aan: hoeveel tijd je besteedt aan specifieke taken als email lezen en verwerken, hoeveel tijd je kwijt bent aan meetings in vergelijking met je collega’s
• In 2016 wordt het Delve profile vernieuwd
• Integratie met Outlook door middel van een add-in

outlook add-in screenshot

• Er wordt gewerkt aan een desktop applicatie voor Delve
• Er wordt gewerkt aan een windows universal app
• Er komen meer directe acties vanuit het Delve profile, zoals: “create a meeting” vanuit Delve profiel
• Integratie van groups in Delve / group heeft zijn eigen activity feed
Kortom: Delve krijgt steeds belangrijkere rol in Office 365.

• Team analytics, tijd aan meetings, interests, connecties (niet alle data wordt persoonsgebonden getoond i.v.m. privacy)
• Praise functionaliteit in Delve door middel van badges

Delve screenshot espc15Delve screenshot espc15

Hybrid en Delve
Delve is alleen beschikbaar in de cloud en zal nooit on premise beschikbaar komen.
De zoekfunctionaliteiten kunnen wel on premise ingezet worden. Maar de data komt altijd uit de cloud. Index leeft in de cloud, content blijft on-premise.

 

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

blogpost

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

Waar staat nu dat bestand? Is dit de laatste versie? Vooral onder tijdsdruk krijgen we het vaak op onze heupen en slaan we nog even snel dingen lokaal op of maken we nog een extra versie voor de zekerheid. Overzicht

lees verder
gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

blogpost

gebruikersadoptie: drie hoeraatjes voor Microsoft

Microsoft heeft april uitgeroepen tot de maand van de gebruikersadoptie. Microsoft begrijpt net zo goed als wij dat het implementeren van nieuwe technologie niet automatisch betekent dat gebruikers hiermee aan de slag gaan. FastTrack, het programma om op een snelle

lees verder
feedback