de ommekeer: van Notes naar Outlook en weer terug

Binnen e-office help ik bedrijven en hun werknemers om te gaan met de veranderingen die optreden als gevolg van een e-mail platform migratie. Deze week is in die zin nogal frappant geweest, omdat ik de ene dag een klant heb geholpen bij de verhuizing van Notes naar Outlook, terwijl ik de volgende dag hielp met de overgang van Outlook naar Notes. Ook al gaat het slechts om het vervangen van een Mail en Agenda platform door een ander systeem – en lijkt deze verandering niet zo groot te zijn – zijn er toch vaak een aantal pijnpunten bij medewerkers.informeren over verandering
De belangrijkste focus bij dergelijke migratie projecten is om medewerkers goed voor te bereiden en te informeren over wat er gaat gebeuren. Wanneer en hoe, zodat de overgang zo vlot mogelijk kan verlopen. Dat kan je doen door het vormen van een groep ‘heavy users’ of ‘ambassadeurs’. Zij ervaren al eerste alle nieuwe functionaliteiten en kunnen communicatie- en documentatiemateriaal maken voor de rest van de medewerkers. Het is belangrijk om alle medewerkers op een tijdige en repetitieve wijze te informeren over wat er gaat veranderen, en waarom. Werknemers zullen zitten met vragen als ‘zal ik nog steeds in staat zijn om mijn oudere e-mails te vinden?’ Of ‘heb ik mijn contacten straks nog en zullen ze synchroniseren met mijn mobiel?’ Dan moet je een antwoord klaar hebben.

sommige veranderende functies vergen een nieuwe manier van werken
Gaat u migreren van Notes naar Outlook of van Outlook naar Notes. Er zijn een aantal interessantie verschillen tussen deze twee platforms, omdat ze een andere werkwijze of werkafspreken kunnen vergen:

alle documenten en zoeken
Outlook heeft geen ‘alle documenten’ weergave, dus als Notes-gebruikers gewend zijn via de functie ‘Alle documenten’ te zoeken, dan zullen zij een nieuwe manier moeten vinden. Zoeken via (full text search) van de volledige Outlook-mailbox is geen probleem, maar met ‘Alle documenten’ is het ook mogelijk om te sorteren op kolommen (Wie, Onderwerp, Datum, Grootte) en dat is een andere manier van zoeken.

gelezen / ongelezen markeringen
In Outlook betekent de ‘ongelezen markering’ dat het e-mail bericht ongelezen is. In Notes betekent de ‘ongelezen markering’ dat JIJ dat bericht niet gelezen hebt. Dit is vooral belangrijk voor de groepmailboxen en voor gedelegeerden (mensen die toegang hebben tot iemand anders mailbox). Als een secretaresse in Outlook in de managers mailbox kijkt, ziet die welke berichten gelezen / ongelezen zijn, maar niet door wie. Het zou dus kunnen dat het bericht is gelezen door de manager of door de secretaresse zelf. De manager ziet precies dezelfde gelezen / ongelezen markeringen.

In een gedeelde mailbox in Outlook, waar meerdere mensen in kunnen werken, is de algemene manier van werken dat de ongelezen berichten worden ‘opgepakt’ door de eerste die het bericht leest. Medewerkers kunnen er op rekenen dat als er een bericht gelezen is, iemand anders het al heeft oppakt. In Notes is dat niet het geval. Een collega die het bericht heeft lezen en heeft opgepakt, ziet het bericht als gelezen gemarkeerd. Maar dat geldt niet voor de andere collega’s. Die zien het bericht nog steeds als ongelezen gemarkeerd staan. Daarom is in Notes een andere manier van samenwerken vereist. Misschien met het gebruik van mappen (een map voor elke werknemer, of mappen voor de status in het proces: ‘in uitvoering’ en ‘gesloten’). Of misschien door het gebruik van Follow Up Flags.

bijlagen bij e-mailberichten
Het toevoegen van bestanden aan een e-mail is verschillend in Notes en Outlook. In Notes verschijnt een bijlage in de ‘body’ van het bericht, in Outlook wordt een bijlage altijd weergegeven in een aparte balk aan de bovenkant van de boodscha (, in de buurt van het Onderwerp). Er zijn voor-en nadelen voor elke manier. Het is gewoon anders.

Afbeelding1

afbeelding 1. bijlage in een Notes e-mailbericht

Afbeelding2

afbeelding 2. bijlage in een Outlook-e-mailbericht

Mail en Calendar delegatie
In Notes is het opzetten van een delegatie vrij eenvoudig. Delegatie kun je instellen door een andere medewerker toegang geven tot alleen je agenda, To Do en Contactpersonen, of je Mail, Agenda, To Do en Contacten. De volgende stap is om te beslissen hoeveel toegang (lezen, creëren, bewerken) een collega precies krijgt op al deze onderdelen. In Outlook kan de toegang delegatie worden ingesteld op een veel gedetailleerder niveau, waardoor er meer variatie mogelijk is. Je kunt toegang en rol aan een collega per component afzonderlijk toekennen (To Do, Contacten, Agenda, Mail). Dus een secretaresse kan de toegang tot het Postvak IN krijgen, Verzonden en sommige mappen, maar niet naar een specifieke map waar vertrouwelijke e-mail wordt afgeleverd (door het inzeten van een regel bijvoorbeeld).

Afbeelding3

afbeelding 3. Outlook-map machtigingen

Afbeelding4

afbeelding 4. Notes toegang en delegatie

Gemachtigden in Notes verzenden een e-mail bericht vanuit de managers mailbox, waar ze een nieuw bericht kunnen maken. Het bericht wordt automatisch verzonden uit naam van de manager (getoond aan ontvangers als afzender), maar verzonden door de gemachtigde. In Outlook stuurt de gemachtigde een e-mailbericht vanuit de eigen Mailbox en maakt gebruik van het ‘Van’veld om aan te geven dat het bericht van de manager afkomstig is. Wanneer een gemachtigde het bericht op deze manier stuurt, zal de ontvanger de tekst [Delegate Name] namens [Naam manager] naast ‘Van’ zien staan.

Afbeelding5

afbeelding 5. een bericht sturen namens de manager in Outlook via ‘Van’ veld

handtekeningen
Outlook kan verschillende e-mail handtekeningen definiëren, waar Notes er slechts één kan opslaan. Wanneer medewerkers e-mailberichten in verschillende talen sturen of vanuit verschillende rollen is het in Outlook vrij eenvoudig om een andere handtekening toe te voegen aan verschillende berichten. In Notes kan er slechts één handtekening worden gemaakt. Zodat de oplossing hier ligt in werken met verschillende e-mail bericht sjablonen met daarin een andere handtekening. Bovendien heeft Outlook de mogelijkheid om een andere handtekening te kiezen voor een nieuw bericht en voor Antwoorden / Doorsturen. Dit voorkomt dat e-mail conversaties worden volgestopt met lange handtekeningen.

organiseren door middel van kleur categorieën
Kleur categorieën in Outlook en Notes starten vanuit een ander concept. In Outlook zijn er al lange tijd kleur categorieën. Je kunt een kleur categorie samen met een label handmatig toewijzen aan e-mailberichten en afspraken. Je kunt ook gebruikmaken van regels om berichten en afspraken een kleur categorie te geven. Er is één gezamenlijke lijst voor zowel Mail en Agenda kleur categorieën. In Notes zijn de kleur categorieën voor Mail en Agenda volledig gescheiden. In Mail kunnen kleuren automatisch worden toegewezen op basis van wie de afzender van het ontvangen bericht is. In de Agenda zijn kleur categorieën (beschikbaar sinds aantekeningen versie Notes 9) gebaseerd op de categorieën die al lang beschikbaar waren. Agenda-items die een categorie (handmatig) krijgen toegewezen, worden weergegeven in de Agenda in de corresponderende kleur.
Zowel de kleur categorieën in Outlook als in Notes Agenda zijn zeer geschikt voor een onderscheid tussen typen items (reizen, @Home, Op kantoor per locatie/gebouw, Vakantie, Klant, etcetera). Zowel in Outlook als in Notes is het mogelijk om te filteren of de Agenda-items per categorie te tonen.

beschikbaar, niet beschikbaar of vrij?
Beschikbaarheid instellingen in Outlook en Notes zijn anders. In Outlook kun je ervoor kiezen om een afspraak of vergadering weer te geven als: Free, Working elsewhere, Tentative, Busy, Out of Office, Outside of working hours. In Notes zijn de opties gedeeltelijk vooraf geconfigureerd, afhankelijk van het soort item (Appointment, Meeting, Aniversary, Reminder) en de opties zijn: Available (voor Anniversary en Reminder standaard en voor Appointment een selectievakje ‘Mark available’), Busy (al iets gepland), en Unavailable (buiten werkschema).

Afbeelding6

afbeelding 6. ‘mark available’ selectievakje toont je agenda op dat tijdstip als ‘beschikbaar’

Afbeelding7

afbeelding 7. Meeting Planner in Outlook

Afbeelding8

afbeelding 8. ‘show as…’ om aan te geven dat je agenda op dit tijdstip Busy of Available moet weergeven

Specifiek voor gebruikers die van Notes naar Outlook migreren is de status Free vaak verwarrend. In het Nederlands suggereert Free dat je niet aan het werk bent (vrij, vakantie). Maar wat hier bedoeld wordt in Outlook is dat je juist beschikbaar bent (voor het werk!).

ruimtes
Ruimtes reserveren direct vanuit een Appointment in Notes, helpt medewerkers om een beschikbare kamer te vinden, zelfs voordat je gaat kijken in de Planner. Notes zal beschikbare kamers op basis van datum / tijd, EN kamer capaciteit tonen (aantal genodigden en hoeveel mensen de ruimte kan hebben). In Outlook moet je bij het boeken van een kamer in de Planning Assistant kijken om van de geselecteerde kamer de beschikbaarheid te zien. En zelfs dan is er geen rekening gehouden met de capaciteit van de ruimte.

Het beste is om de Room Finder als add-on in Outlook te configureren. Deze kan namelijk de beschikbare ruimtes op basis van datum, tijd en capaciteit kan aangeven. De Room Finder wordt weergegeven in de rechter zijbalk.

Afbeelding9

afbeelding 9. Room Finder Sidebar paneel in Outlook helpt je bij vinden van beschikbare en geschikte ruimtes

Dit is niet een uitgebreide lijst van functionele verschillen. Maar het biedt wel een overzicht van de belangrijkste verschillen die enige impact kunnen hebben op de manier waarop mensen werken. Wanneer medewerkers geconfronteerd worden met de migratie naar een nieuwe e-mailplatform, is het verstandig om hen over deze verschillen te informeren. Ontdek samen hoe de manier waarop men nu werkt met behulp van de nieuwe tool zal (moeten) veranderen, om uiteindelijk hetzelfde resultaat te bereiken.

AskApp: de optimale inzet van brains

Klantverhaal

AskApp: de optimale inzet van brains

Natuurlijk weet je precies welke kennis en expertise jouw collega’s hebben, waar ze goed in zijn en wat er in hun hoofd omgaat. Hierdoor ontwikkelt jullie organisatie zich razendsnel; als er een goed idee is en je hiervoor aanvullende hulp

lees verder
feedback