De Haagse Scholen: mensen verbinden en kennis delen

Met 52 scholen, 1800 medewerkers en 14.500 kinderen is Haagse Scholen éen van de grootste stichtingen voor primair onderwijs in Nederland. Het bestuur en facilitaire voorzieningen van de Stichting zetelt vlak naast de Haagse Hogeschool.

Vincent Heugen is beleidsadviseur ICT bij Haagse Scholen. Hij vertelt: “De scholen zijn deels nog autonoom in hun IT voorzieningen, maar steeds meer verzorgen we centraal. Denk aan internet en hardware, maar ook steeds meer applicaties”. In 2017 begon de overstap naar de Microsoft Cloud. Eerst werd de mail gemigreerd. “Eind 2017 waren we daarmee klaar en was het intranet aan de beurt. Dat zou onze derde SharePoint omgeving worden dus genoeg kennis in huis. Maar we wilden ook meteen de stap maken naar ‘zoveel mogelijk standaard’ omdat de cloud daar nu eenmaal om vraagt. En we hadden uit de eerdere trajecten geleerd dat we meer aandacht moesten besteden aan adoptie.”

Scenario’s

Vincent ging op zoek naar een partner en kwam uit bij e-office. “Wat voor ons de doorslag gaf om met e-office te gaan werken waren 2 dingen. De kant en klare ‘workspace in a box’  was precies wat we zochten en de kennis van gebruikersgerichte implementatie en adoptie sloot perfect aan bij onze wens om het intranet veel meer vanuit gebruikersscenario’s te gaan inrichten. Het oude intranet bestond eigenlijk uit 52 eilandjes met informatie, met weinig tot geen onderlinge kennisdeling. Vooral op bestuursniveau werd veel samen gewerkt maar om de ambitie van Haagse Scholen waar te maken was meer kennisdeling en samenwerking wenselijk. “

Modern SharePoint

“Net toen we begin 2018 gingen starten met het intranet kwam Microsoft met Modern SharePoint: een veel aantrekkelijker manier om SharePoint sites te presenteren. Samen met e-office besloten om het roer om te gooien en meteen met Modern SharePoint aan de gang te gaan, ook al waren de mogelijkheden bij de start nog wel beperkt. Een beslissing waardoor we meteen een voorsprong hebben genomen op de roadmap van Microsoft én ten opzichte van andere onderwijsorganisaties”.

e-office als kennispartner

Na de implementatie van het centrale intranet  (JIP, jouw informatiepunt) is een intensief adoptie- en communicatietraject gestart, waarbij e-office steeds als kennispartner is ingezet maar de uitvoering grotendeels door eigen communicatiemensen is uitgevoerd. “Ook op het gebied van Security en Compliancy hebben we bij e-office veel kennis opgedaan. Denk aan vraagstukken als: hoe wissel je veilig informatie uit en hoe richt je bijvoorbeeld je Active Directory zo in dat er ook kinderen in kunnen en lokale beheerpartijen.”

Power apps & Flow

Het IT-team van Haagse scholen heeft veel kennis in huis van SharePoint. Het oude intranet kende dan ook diverse maatwerkoplossingen zoals een cursuswinkel. Vincent: “Omdat we nu zoveel mogelijk standaard willen, heeft e-office met Power Apps en Flow een vergelijkbare oplossing gerealiseerd”.

De komende maanden worden alle scholen aangehaakt: ze krijgen ieder een eigen digitale werkomgeving, zodat ze geen eigen dataopslag meer hoeven te beheren. Dat maakt het de scholen op IT-vlak eenvoudiger. Vincent: “Ook zijn we nu met e-office aan het onderzoeken hoe we Yammer gaan inzetten om zo meer verbinding en interactie tussen de scholen te krijgen. Teams vinden we qua governance en compliancy nog wel een uitdaging: we denken dat we Teams vooral in kortdurende projecten gaan inzetten om vervolgens de inhoud te borgen op intranet.”

Samenwerking

Vincent over de samenwerking met e-office: “Ik ben trots op wat we met elkaar hebben neergezet: 500 unieke gebruikers per dag! De samenwerking was goed gestructureerd terwijl we met zoveel verschillende mensen met verschillende expertises contact hebben gehad. “

automatiseer zelf taken met Microsoft Flow

blogpost

automatiseer zelf taken met Microsoft Flow

Microsoft Flow is een service van Microsoft om werkstromen (workflows) te maken om processen en taken voor diverse applicaties te automatiseren. En dat werkt heel eenvoudig. Voor zeer veel applicaties zijn connectoren beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld een mail versturen als er een document in een

lees verder
Speciaal voor scholen: Microsoft Skype-a-Thon 2018!

blogpost

Speciaal voor scholen: Microsoft Skype-a-Thon 2018!

Microsoft organiseert in november een bijzonder event: de jaarlijkse Skype-a-Thon! Door middel van “Skype in de klas” worden scholen twee dagen lang met gast-experts van over de hele wereld verbonden. Het doel is om leerlingen kennis te laten maken met

lees verder
Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Klantverhaal

Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Quadraam is een bundeling van 13 VO-scholen in Gelderland die nauw met elkaar samenwerken. Ook als het gaat om IT en communicatie. Office 365 is de centrale applicatie die door alle leerlingen en medewerkers wordt gebruikt. Vanaf 2016 is e-office

lees verder
feedback