de donkere kant van dark data

Recent vroeg ik mij af of ‘jij jouw dark data al hebt gevonden’. De afgelopen weken ben ik hierop diverse keren aangesproken. Want wat bedoel ik dan precies met dark data en wat is onze visie op hoe je deze data kunt ontsluiten op een manier dat je het ook kunt  inzetten. Binnen interne informatiesystemen maar juist ook extern – in bijvoorbeeld nieuwe businessmodellen.

Natuurlijk is het positief dat men kijkt naar de kansen die het in kaart brengen van  dark data jou kan bieden. Zo zijn wij op het moment van schrijven bezig een van onze opdrachtgevers nieuwe inzichten te geven aan de hand van historische klantdata die her en der op het bedrijfsnetwerk verspreid stond. Door deze data te benutten blijkt men beter in te kunnen schatten waar hun potentiële klanten zich bevinden. Zo eenvoudig – en waardevol – kan het dus zijn.

dark data en GDPR

Mij viel echter op dat niemand in eerste instantie kijkt naar de keerzijde. Op deze plek wil ik dan ook wijzen op de risico’s van de aanwezigheid van dark data. In het bijzonder vanwege huidige en komende wet- en regelgeving zoals GDPR.

ideale situatie

Veel van de aanwezige dark data binnen bedrijven zijn namelijk gelieerd aan klantgegevens. Zoals bijvoorbeeld op de verkoopafdeling van je organisatie of in het klant contactcentrum. In de ideale wereld werken we allemaal in een centraal informatiesysteem zoals CRM. We registreren netjes alle klantgegevens en bouwen een dossier op van onze klanten. Het CRM is zo geconfigureerd dat exporteren van data onmogelijk is en uiteraard is het systeem helemaal compliant en voldoet aan alle laatste standaarden. Kortom een geruststellende gedachte… Toch?

voorbeelden

Wat dark data nu precies is, is in zekere mate afhankelijk aan wie je het vraagt. Zo kan het zijn dat men refereert aan data verzameld door je koelkast of je auto maar die verder niet van waarde is omdat deze (nog…) niet is gekoppeld aan andere systemen. Weer andere zien dark data als bijvoorbeeld Google Analytics voor het verkeer van je website. Je kijk er één keer in de zoveel maanden eens naar maar verder acteer je niet op de verzamelde data en je zet het verder niet in voor andere doeleinden. Het derde en meest concrete voorbeeld wat wij zien is archiefdata op een fileserver ergens in de kelder – of natuurlijk in de cloud.

verdwaalde klantgegevens

Dark data kan dus ook zijn al die Excel en/of Word documenten die worden aangemaakt op fileshares, lokaal bij de gebruikers staan en/of van mailbox naar mailbox verschuiven. Veelal voorzien van klantgegevens. Er wordt één keer naar gekeken (een export van historische klantdata uit een oud CRM systeem bijvoorbeeld) en vervolgens blijft het bestaan zonder dat het nog waarde heeft en/of wordt geraadpleegd. Dat het geen waarde (meer) heeft op dat moment wil niet zeggen dat men zich dan ook bewust is wat de waarde zou kunnen zijn in het geval van – je raad het al – een datalek. Buiten het feit dat dit schadelijk kan zijn voor je reputatie als organisatie kan het ook nog eens heel veel geld kosten.

Secure productivity check

Heb je dit in kaart? Ben je in staat hier op te sturen en dit risico af te vangen? Wanneer het antwoord op voorgaande vragen keer op keer ja is..? Gefeliciteerd! Je bent geheel compliant en hoeft je geen zorgen te maken. De andere 99% zou ik willen uitnodigen om dit onderwerp eens met elkaar te bespreken. En wie weet levert het ook nog nieuwe inzichten wanneer het gaat om nieuwe businessmodellen 😉

 

bij Frank op de Bank: Dynamics 365 for Talent

blogpost

bij Frank op de Bank: Dynamics 365 for Talent

Afgelopen dinsdag 27 maart kreeg Frank een nieuwe gast in een wel heel nieuwe setting: Mark Nieuwenhuizen nam deel aan de eerste live-versie! In dit webinar hebben de heren gesproken over wat er te verwachten valt van het nieuwe HR-pakket

lees verder
Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

blogpost

Data Governance: cruciaal voor GDPR/AVG

Waar staat nu dat bestand? Is dit de laatste versie? Vooral onder tijdsdruk krijgen we het vaak op onze heupen en slaan we nog even snel dingen lokaal op of maken we nog een extra versie voor de zekerheid. Overzicht

lees verder
feedback