de vijf zondes van je tijd (deel 2)

We organiseren ons werk zoals we dat gewend zijn en naar de mogelijkheden die onze organisatie ons biedt. Dat kan er echter voor zorgen, dat we nauwelijks op zoek gaan naar andere mogelijkheden die efficiënter zijn, waardoor er tijd overblijft voor de inhoudelijke kant van ons werk.
‘Bezondig’ jij je ook wel eens aan een of meer onderstaande zondes van je tijd? Doe er je voordeel mee, want bij elke zonde vind je een beschrijving hoe je het anders kunt organiseren. Hieronder vind je het laatste deel met 2 zondes van je tijd.

4. bijlagen mailen
Ben je met een aantal collega’s een document aan het bewerken? En verloopt deze samenwerking via e-mail met bijlagen? Stop daar snel mee. Het is echt de moeite waard om uit te zoeken hoe dit slimmer kan. Zo zonde van je tijd als je niet meer weet wat de laatste (concept-)versie is en het nodige zoekwerk benodigt om dit uit te zoeken. Ook zonde van de data-opslag als het document in meerdere mailboxen zit en ook op meerdere persoonlijke schijven staat.
Je kunt bijvoorbeeld beginnen met het aanvragen van een gezamenlijke map op de schijf indien mogelijk, als andere mogelijkheden om een document online te delen in je organisatie ontbreken. Mocht er wel een gezamenlijke digitale werkomgeving bestaan, onderzoek wat de mogelijkheden zijn voor het centraal delen van het document, zodat je je collega’s hiernaar kunt verwijzen en daarin kunt samenwerken aan het document.

5. kennis alleen bij je naaste collega’s zoeken
Als je al een tijdje voor een organisatie werkt, ken je je weg al aardig om de juiste collega’s en experts te vinden voor jouw vragen…. Maar is dat eigenlijk wel zo? Tenzij je in een kleine organisatie werkt, of je organisatie over een kennisplatform of ‘social business systeem’ beschikt, kun je je afvragen of jouw sociale kring van collega’s voldoende uitgerust is met de juiste expertise. Zeker als je organisatie uit meerdere locaties bestaat, zullen er mogelijk experts in huis zijn die jij niet of nauwelijks kent. Op zoek naar het juiste antwoord, boor je je eigen kring aan en is de kans aanwezig dat je zoektocht op niets uitloopt. Zonde van je tijd.

wat kun je doen als je organisatie nog niet beschikt over een eigen kennisplatform of ‘social business systeem’?
Wat zijn de mogelijkheden van het huidige intranet of telefoonboek? Kun je bijvoorbeeld ook op expertise zoeken in plaats van alleen op naam in de wie-is-wie? Wat zijn überhaupt de zoekmogelijkheden in het intranet? Typ eens een zoekterm en onderzoek welke filtermogelijkheden jouw intranet bevat, zodat je meer relevante zoekresultaten krijgt. De kans is aanwezig dat je bij de gevonden informatie ook een naam van een collega vindt. Deze kan de expert zijn of je mogelijk doorverwijzen naar de juiste persoon.
Wat dacht je van het inzetten van LinkedIN? Typ in het zoekveld de zoekterm en de naam van je bedrijf. De zoekresultaten leveren een overzicht van eerstelijnscollega’s in LinkedIN op en vervolgens tweedelijns. Zo heb je sneller die ene expert te pakken.

Hopelijk zetten al deze ideeën je aan tot nader onderzoek hoe je je werk efficiënter kunt organiseren en kunt samenwerken binnen de mogelijkheden die je organisatie biedt. Succes!

AskApp: de optimale inzet van brains

Klantverhaal

AskApp: de optimale inzet van brains

Natuurlijk weet je precies welke kennis en expertise jouw collega’s hebben, waar ze goed in zijn en wat er in hun hoofd omgaat. Hierdoor ontwikkelt jullie organisatie zich razendsnel; als er een goed idee is en je hiervoor aanvullende hulp

lees verder
OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Klantverhaal

OOZ: digitale werkplek voor 41 scholen

Met 41 scholen, meer dan 1400 medewerkers en ruim 11.000 leerlingen is OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) een grote netwerkorganisatie in de regio Zwolle. Om onderlinge kennisdelingen en samenwerking te vergemakkelijken is een portaal ingericht op basis van

lees verder
feedback