De 5 zondes van je tijd (deel 1)

We organiseren ons werk zoals we dat gewend zijn en naar de mogelijkheden die onze organisatie ons biedt. Dat kan er echter voor zorgen, dat we nauwelijks op zoek gaan naar andere mogelijkheden die efficiënter zijn, waardoor er meer tijd overblijft voor ons inhoudelijke werk.

‘Bezondig’ jij je ook wel eens aan een of meer onderstaande zondes van je tijd? Doe er je voordeel mee, want bij elke zonde vind je een beschrijving hoe je het anders kunt organiseren. Hieronder vind je het eerste deel met 3 zondes van je tijd.

1. mededelingen bewaren voor vergadering
Een belangrijke tijdverslinder is vergaderen. Ook al vinden we dat allemaal, vergaderen blijft een belangrijke vorm voor het uitwisselen van informatie en besluiten nemen.
We weten ook allemaal dat een vergadering zonder concreet doel en onvoorbereide deelnemers efficiënt noch effectief is. Dat is eenvoudig op te lossen met werkafspraken en een goede voorzitter.
Maar wat denk je van in een overleg een half uur naar mededelingen van anderen luisteren. Ook zonde van je tijd. Terwijl je die ook online kunt delen in een gezamenlijke site of community en op een eigen gekozen moment snel kunt lezen ter voorbereiding op het overleg. Dan hoeft de voorzitter alleen nog eventuele aanvullingen of vragen te behandelen. Dit betekent weliswaar meer tijd voor degene die de mededeling toevoegt, echter, het scheelt de deelnemers van de vergadering veel tijd, want het lezen van een mededeling gaat vele malen sneller dan het aanhoren ervan. Dat kan dus heel eenvoudig slimmer.

2. altijd fysiek vergaderen
En wat dacht je van reizen voor een overleg dat je ook op een andere manier kunt volgen. Zonde van je tijd!
Uiteraard geniet het fysiek bijwonen van een overleg de voorkeur. Desalniettemin, steeds meer organisaties beschikken over mogelijkheden om bijvoorbeeld van het ene kantoor naar het andere kantoor te videobellen. Een zeer goed alternatief om onnodig reistijd te voorkomen. Echter, lang niet iedereen is bekend met de precieze mogelijkheden en gaat voor de meest eenvoudige en bekende manier door één vergaderruimte te reserveren en iedereen daarnaartoe te laten komen. Het vergt inderdaad iets meer regelwerk om twee of meerdere locaties te reserveren; het voordeel ligt vooral bij de deelnemerskant, en niet onbelangrijk, de kostenkant.

3. slepen met mailtjes in Outlook
Werk je met Outlook? En maak jij dan ook voor elk onderwerp, klant of project een apart mapje aan en bij voorkeur nog een paar submappen? Sleep je dan vervolgens e-mails in je Postvak IN naar het juiste mapje? Zonde van je tijd!

Al sinds de 2007-versie van Outlook kun je e-mails eenvoudig structureren en zoeken met zoekmappen, zonder sleepwerk naar je zelfgemaakte mappen. Weinig Outlook-gebruikers kennen deze optie. Met een zoekmap of eigenlijk een zoekterm laat je Outlook zoeken naar alle e-mails met deze zoekterm in het onderwerpveld of tekst. Zo laat je Outlook het werk doen, in plaats van dat je e-mails moet slepen. Je maakt eenmalig een zoekmap aan met de zoekterm van bijvoorbeeld Project X en zodra er mailtjes binnenkomen met ‘Project X’ in het onderwerpveld of tekst, vind je deze direct terug in de betreffende zoekmap. Het bespaart veel sleeptijd..
Een alternatief is regels aanmaken op mails met een bepaald onderwerp die vervolgens automatisch in een gewoon Outlook mapje terechtkomen. Het nadeel hiervan is dat je mailtje niet meer in je Postvak IN komt en je deze niet eenvoudig op je mobiele telefoon kunt lezen. Met het gebruik van zoekmappen komt je mailtje wel in je Postvak IN en blijft daar ook staan

hoe werkt dit? (uitleg Outlook 2010)
1. In de linkernavigatie van Outlook vind je onderaan ‘Zoekmappen’.
2. Klik op Zoekmappen met je rechtermuisknop en klik op de optie ‘Nieuwe zoekmap’.
3. Scroll naar beneden voor de laatste optie voor het aanmaken van een aangepaste zoekmap.
4. Klik op de knop ‘Kiezen’ en voer de naam in van de zoekmap (bijvoorbeeld de zoekterm waarop je de zoekmap je e-mail wilt laten doorzoeken).
5. Klik op ‘Criteria’ en typ de zoekterm(en) in de eerste regel.
6. Bij ‘In’ selecteer je ‘Onderwerpveld en tekst’ en klik tweemaal op OK.

En wat nu als de e-mail die zoekterm in het onderwerpveld of tekst niet heeft, maar het gaat er wel over? Dan heb je twee mogelijkheden: je past het onderwerpveld van de e-mail zelf aan of je stemt met je collega’s af dat je het onderwerp van e-mails voortaan laat beginnen met het betreffende onderwerp, klantnaam of projectnaam.

Delve maakt bloggen leuk, snel en simpel

blogpost

Delve maakt bloggen leuk, snel en simpel

Sinds de introductie van Delve ben ik fan en gebruik ik het dagelijks. Alle aangemaakte Office 365 documenten zie je er overzichtelijk gepresenteerd en kun je lezen, bewerken of bespreken via Yammer. Ook kun je documenten organiseren door gebruik te maken

lees verder
feedback