Dan hoor je het ook eens van een ander…

Onlangs hebben we weer eens mogen ervaren hoe waardevol samenwerken kan zijn. Niet alleen met je collega’s, maar ook met je relaties.
e-office en work21 werken onder één dak, maar we treffen elkaar ook bij onze opdrachtgevers. De ene keer doet ieder een eigen traject, vaak ook vullen we elkaar aan, bijvoorbeeld bij de implementatie van een nieuw samenwerkplatform zoals IBM Connections.
Onlangs begeleidden Mark Bouma van e-office en Petra Stuitje van work21 het Connections projectteam van een gemeenschappelijke opdrachtgever tijdens een bedrijfsbezoek. Dit team wilde wel eens een kijkje in de keuken nemen bij een organisatie die al wat verder gevorderd was in het implementatietraject. Een maand daarvoor had Petra al een succesvol bezoek georganiseerd en dat smaakte naar meer. Nu waren we dan op bezoek bij de projectleider van het traject waaraan Mark ook een bijdrage had geleverd.
De projectleider was goed voorbereid; op basis van de onderwerpen die het bezoekende projectteam vooraf had aangegeven had hij de nodige facts & figures verzameld. Ook zonder dat bleek er voldoende gespreksstof.

overeenkomsten
Al tijdens de voorstelronde bleek dat in beide organisaties de directie een belangrijke rol speelt in de adoptie van het samenwerkingsplatform. De intentie om aan te kunnen sluiten bij een veranderende omgeving en de medewerkers daarin te ondersteunen is een overeenkomst. Ook was er herkenning op het vlak van integratie van systemen; het intranet was bij beiden verrijkt met ‘doorkijkjes’ naar de Connections omgeving, zodat medewerkers al het relevante nieuws op één pagina krijgen voorgeschoteld. Integratie van e-mail in het Connections platform is een gemeenschappelijke wens.

van elkaar leren
Verandering kost tijd. En die hebben, krijgen of nemen we vaak niet om ons iets nieuws eigen te maken. IBM Connections vraagt een andere manier van werken. Verandering roept bij mensen nogal eens weerstand op. Je hebt dus geduld nodig als je Connections wilt laten ‘landen’ in je organisatie.  Vandaar de vraag aan de ervaringsdeskundige: Waar ben je tegenaan gelopen in de implementatiefase?
Weinig ervaring met social media vormt een drempel om met een nieuwe, sociale tool te gaan werken. Een hoge werkdruk en lage betrokkenheid van leidinggevenden maken die drempel in elk geval niet lager. Connections wordt veelal gezien als ‘weer iets nieuws erbij’; de integratie met bestaande tools kun je dan als voordeel presenteren: niet meer, maar anders.

successen delen
Wat hebben de inspanningen rondom de implementatie opgeleverd? Wat is het effect van trainen, presenteren, een communicatiecampagne en het inzetten van ambassadeurs? Welke successen zijn er te melden nu mensen werken met Connections? Naast cijfers en grafieken die laten zien dat het gebruik van Connections toeneemt, zijn er ook andere positieve effecten. Zo is er meer kennisdeling over afdelingen heen en helpen ‘onbekenden’ elkaar. Leidinggevenden onderkennen het belang van van Connections om samen te werken en kennis te delen. Er zijn medewerkers die zich als spontane ambassadeur hebben ontpopt. Bovendien zijn er mensen die niet meer zonder Connections willen werken!

elkaar inspireren
Wat is de sleutel tot het succes? Mark en Petra weten: daar is geen vast recept voor te geven. Uit verschillende projecten in uiteenlopende organisaties hebben we ‘de formule’ nog niet kunnen destilleren.
Wat we wel weten? Dat kennisdelen en samenwerken essentieel zijn voor succes. Dat is dan ook wat e-office en work21 doen, sámen met onze klanten. Goed luisteren naar de medewerkers en de wensen en uitdagingen van de organisatie.
De volgende tips die aan het slot van het bezoek werden gedeeld willen we u niet onthouden.

1. Kijk naar de werkprocessen en sluit daarbij aan.

2. Betrek de leidinggevenden en zorg voor een sterke sponsor.

3. Maar ook: laat mensen zelf ervaring opdoen in een praktische training en ondersteun ze op de werkplek. Het liefst door de eigen collega’s die vanuit hun enthousiasme een ambassadeur voor de verandering willen zijn.

voor herhaling vatbaar
Wij hebben dit bezoek als bijzonder inspirerend en leerzaam ervaren. Wat ons betreft gaan we deze manier van kennisdelen en samenwerken met onze relaties nog vaker organiseren.

Wil je meer weten, of zelf ook eens de connectie met andere organisaties maken? Neem gerust contact op met Mark Bouma of Petra Stuitje  en kijk op ons magazine voor andere inspirerende evenementen.

feedback