breek het ijs met TalkTeam voor vergaderingen

We horen en zien het steeds meer. Papierloos vergaderen. Meer flexibiliteit. Een nieuwe generatie van professionals komt op en nieuwe technologieën hebben grote impact op de manier waarop er gewerkt kan worden. We zouden e-office niet zijn als we daar geen rekening mee hielden.

Hier horen dan uiteraard ook veranderingen in organisatieculturen zoals we die nu kennen bij. Ouderwetse vergaderingen staan alom bekend als tijdverspilling. “Het had net zo goed een mailtje kunnen zijn.” is een uitspraak die steeds vaker klinkt wanneer medewerkers verveeld en slaperig het warme vergaderhok verlaten. Onvoorbereide agendapunten, collega’s die hun aandeel niet opgeleverd hebben of nog niet uitgeprint: het zijn allemaal ergernissen die productiviteit in vergaderingen tegenstaan. De enige echte Elon Musk heeft zich afgelopen jaar hier ook over uitgelaten. In een zestal waardevolle punten beschrijft hij wat er mis is met onze huidige vergadercultuur en waarom dit volledig achterhaald is.

“Communication should travel via the shortest path necessary to get the job done, not through the ‘chain of command’.”

Communicatie en de manier waarop we elkaar bereiken, aansturen en helpen is de sleutel naar succesvol vergaderen. Dit profeteren we al langer, samen met onze partners Microsoft en IBM. Het samenwerkingsplatform IBM Connections vervangt in zekere zin de noodzaak voor een ouderwets vergaderhok. Dit digitale platform brengt je de mogelijkheid om vanuit elke locatie nog steeds effectief onderdeel uit te maken van een team met je collega’s. Chatten, documenten delen en taken toewijzen bieden een oplossing voor de flexibiliteit die vele zoeken in een werkplek.

TalkTeam

Toch is dit lang niet voor elke organisatie al volledig geïntegreerd in de huidige manier van zakendoen. Face-to-face vergaderen zal zijn waarde voorlopig niet verliezen, hoewel er een hoop verbeterd kan worden. Voor dit probleem komt e-office met de oplossing: TalkTeam.

TalkTeam is een slimme toevoeging op IBM Connections, het onlinesamenwerkings programma waar vele organisaties reeds mee vertrouwd zijn. Als we naar buiten kijken zien we steeds meer en meer dat de organisatie van nu vraagt om structuur, duidelijke verwachtingen en (digitale) inzichten. TalkTeam treedt op als hulpmiddel om deze wensen van begin tot het eind van je vergadering mogelijk te maken.

functionaliteit

Vergaderingen worden vooraf online voorbereid. Alle toegevoegde leden krijgen toegang tot relevante documenten, actiepunten en beschikbare locaties. En dit is niet beperkt tot interne medewerkers. TalkTeam is ingericht om ook externe partners, stakeholders of belanghebbende te betrekken bij vergaderingen waar zij deel van uitmaken. Uiteraard staat het programma niet op zichzelf. TalkTeam is eenvoudig te koppelen aan digitale agenda’s, zodat er gemakkelijk afspraken gesynchroniseerd kunnen.

Tevens is het concept van één vergaderleider ook verleden tijd: in TalkTeam hebben alle deelnemers van de vergadering rechten en invloed om vergaderpunten toe te voegen en aantekeningen te maken waar nodig. Dit alles gebeurt vloeiend en in real-time op diverse apparaten. Vanzelfsprekend is er de pc-variant, maar TalkTeam werkt ook soepel vanuit de palm van je hand of op een tablet.

kom dichterbij

Machtsafstand is een begrip wat vaak aangehaald wordt, in verschillende landen en culturen. Zoals Musk beschrijft is een chain of command niet meer effectief te praktiseren in een snel en vloeiend bedrijf. Tegenwoordig zijn we als collega’s allemaal met elkaar verbonden via chats en teams. TalkTeam overbrugt afstand tussen manager en medewerker door iedereen een stem en invloed te geven in de materie die besproken gaat worden. Bij e-office werken we al lange tijd in zelfsturende teams, waar van dagelijkse controle door managers niet aan de orde is. Oplossingen als IBM Connections, Microsoft Teams en ook TalkTeam helpen ons om nauw (digitaal) samen te werken terwijl iedereen dagelijks het voortgangsproces kan volg.

maar waar vraagt de markt om?

Oplossingen voor flexibel en gestructureerd samenwerken en vergaderen zijn in trek. Papierloos werken is voor vele organisatie al de norm. De marktvraag is nog lang niet verzadigd en wereldwijd komen steeds meer landen mee in deze trend. e-office volgt deze ontwikkelingen nauw en vanuit onze visie ondersteunen wij organisaties graag bij hun ontwikkelingen in deze digitale revolutie. Ga het gesprek aan en ontdek hoe TalkTeam jouw organisatie naar een volgend level kan helpen.

meer weten over TalkTeam?

Rene Rietveld

business manager IBM

Sander van Loenen

accountmanager social business
feedback