bouwen op betrouwbare projectdocumenten

Wat jaren terug begon met de adoptie van SharePoint mondde dit jaar uit in een nieuwe samenwerking. Dit succesvolle praktijkverhaal uit de bouwsector laat zien hoe we tegenwoordig steeds meer vanuit uitdagingen samen met klanten ontwikkelen. Het gaat om Dura Vermeer, het gerenommeerde bouwbedrijf in woningbouw, utiliteitsbouw en infrastructuur.

de uitdaging

Als er ergens een sector bestaat waarbij heel veel documenten een cruciale rol spelen dan is het wel de bouwsector. Denk aan projectafspraken, bouwtekeningen, leveringsvoorwaarden, informatie van onderaannemers, contractinformatie en nog veel meer. Maar er is nog iets wat tot complexiteit leidt. Al die documenten worden op allerlei verschillende plekken en manieren bewaard door een groot aantal betrokken personen. De uitdaging van de divisie Bouw & Vastgoed: hoe krijgen we meer controle op alle verspreide projectinformatie?

de start

Dura Vermeer en e-office waren geen onbekenden van elkaar. Een aantal jaren geleden werd aan e-office gevraagd om een adoptietraject voor Microsoft SharePoint te begeleiden. Een unieke start die niet begon vanuit hard- of softwareleveringen, maar vanuit de begeleiding van medewerkers om Microsoft applicaties beter te gebruiken.

samen stapsgewijs bouwen

Hoe krijgen we meer controle op alle verspreide projectinformatie? Dat was de kernuitdaging die opgelost moest worden, waarbij we allereerst tijdens een persoonlijk gesprek met veel betrokken personen alle pijnpunten en uitdagingen benoemden en opschreven. Daarna volgden deze stappen:

  • Het schetsen van een aantal denkrichtingen en mogelijke oplossingen, al in het eerste gesprek.
  • Vanuit deze denkrichtingen ging Dura Vermeer in overleg met de eigen IT afdeling en e-office consultants met de development afdeling.<
  • Een tweede afspraak volgde waarbij een technische consultant van e-office voorbeelden liet zien aan alle betrokkenen en live kon inrichten op wensen en eisen van de klant.
  • En zo gingen we verder…

Deze Scrum manier, waarbij in korte designsprints snel antwoord wordt gegeven op vragen en uitdagingen, is de methode geworden waarmee we ook in 2019 en hopelijk nog meerdere jaren samen blijven doorbouwen. Het resultaat staat inmiddels als een huis.

wat is er opgeleverd?

Een op Cloud gebaseerde oplossing waarmee bouw- en engineering projecten met veel meer controle en inzicht uitgevoerd worden. Zo werd een koppeling gemaakt met het huidige CRM systeem, waarin bouwprojecten benoemd staan. Door middel van een Azure app wordt ’s nachts automatisch gekeken naar nieuwe projecten en zonder tussenkomst van de mens een SharePoint locatie met bijbehorende structuur aangemaakt. De processen zijn dusdanig intelligent ingericht dat alle benodigde documenten en documentindelingen per projectfase automatisch als template gegenereerd worden. Daardoor wordt belangrijke projectinformatie nooit meer vergeten en elk project op een eenduidige manier gedocumenteerd en inzichtelijk gemaakt. Iedereen die bij het project betrokken is heeft toegang.

Noemenswaardig is dat het kunnen samenwerken in de Cloud aan één document meestal wel handig is, maar niet altijd wenselijk in de bouwsector. Bij bouwprojecten moet je altijd terug kunnen gaan naar datgene wat eerder was afgesproken. Daarom is het mogelijk gemaakt om documenten ook te kunnen bevriezen, zodat de oorspronkelijke afspraak, het bronbestand, duidelijk blijft.

resultaten

  • Volledige controle op bouw- en vastgoedprojecten.
  • Centrale toegang tot alle projectinformatie, in elke fase
  • Standaardisatie en eenvoudige creatie van de juiste projectdocumenten
  • Minder kans op fouten
  • Sneller, probleemloos bouwen

meer weten?

Onze collega Frank van Attekum, Solution Lead Engineering, is actief betrokken bij de ontwikkeling van deze applicatie. Interesse? Neem contact op met Frank via frt@e-office.com of laat je uitdaging hier achter.

Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Klantverhaal

Quadraam: moderne werkplek voor onderwijs

Quadraam is een bundeling van 13 VO-scholen in Gelderland die nauw met elkaar samenwerken. Ook als het gaat om IT en communicatie. Office 365 is de centrale applicatie die door alle leerlingen en medewerkers wordt gebruikt. Vanaf 2016 is e-office

lees verder
AskApp: de optimale inzet van brains

Klantverhaal

AskApp: de optimale inzet van brains

Natuurlijk weet je precies welke kennis en expertise jouw collega’s hebben, waar ze goed in zijn en wat er in hun hoofd omgaat. Hierdoor ontwikkelt jullie organisatie zich razendsnel; als er een goed idee is en je hiervoor aanvullende hulp

lees verder
feedback