autonomie: sluitsteen voor een nieuwe organisatie

Dit blog gaat over het terugwinnen van autonomie. Voor mensen, medewerkers, organisaties, samenlevingen. Autonomie is het sleutelwoord voor nieuwe vormen van organiseren, leven, groeien. In het tijdperk van de industrialisatie is onze autonomie afgenomen en kunnen we nauwelijks meer functioneren zonder externe ondersteuning. In deze blog beschrijf ik hoe ik zelf heb meegemaakt hoe snel je meegaat in het laten ontmantelen van je autonomie, maar zal ook ingaan op het belang van het terugwinnen van autonomie.


ongelimiteerd aantal vrije dagen
Deze week kwam in het nieuws dat er een hightech bedrijf haar medewerkers de mogelijkheid geeft om ongelimiteerd vrije dagen op te nemen. Dit nieuws kan je niet ontgaan, overal dook het op. Ik denk een heel mooi verhaal, alleen moet je als directie en medewerkers heel stevig in je schoenen staan om dit waar te maken en vol te houden. Ik zal uitleggen waarom ik hier zo tegenaan kijk.

Toen wij in 1991 starten met e-office hadden medeoprichter Rutger (Stekelenburg) en ik zoiets van: we hebben te maken met slimme mensen die thuis allerlei belangrijke beslissingen kunnen nemen over hun hypotheek, kinderen, trouwen, verzekeringen, etc. Waarom zouden wij dan allerlei regels en procedures moeten bedenken om deze mensen te controleren? We geven ze alle informatie die wij zelf ook hebben, we spreken een paar regels met elkaar af, we hebben systemen om elkaar snel te vinden en samen te werken en hop, nu snel onze klanten helpen met mooie oplossingen. En oh ja, we registreren uiteraard geen vakantiedagen. Dat moest iedereen zelf maar doen, want, was de gedachte, als je ons daarmee voor de gek houdt, dan doe je dat waarschijnlijk op veel meer vlakken en dan moet je hier niet werken. En zo gingen we aan de slag.

teleurstelling
Na een aantal jaren ging dat mis en eigenlijk op twee vlakken. Omdat wij in 1991 ook hadden bedacht dat iedereen maar zelf moest bepalen wanneer hij/zij op kantoor was, werd het lastig om in geval van twijfel te checken hoe de afspraken werden nageleefd. We registreerden in die tijd ook niet heel veel over de tijdsbesteding van iedereen. Later bleek dat een aantal mensen wel degelijk veel meer vrije dagen opnam dan we vooraf hadden afgesproken. Dat was voor ons natuurlijk een grote teleurstelling. De tweede teleurstelling kwam van buitenaf: de accountant. Op een gegeven moment werd bij het opstellen van de jaarrekening de vraag gesteld hoeveel vakantiedagen er nog open stonden van alle medewerkers. Rutger en ik keken elkaar aan en zeiden: geen idee, dat houden we niet bij. Mis dus, je bouwt met niet gebruikte vakantiedagen boekhoudkundig een schuld op en die moet dus ook zichtbaar zijn in de boeken. Of wij maar netjes een registratie van alle vakantiedagen wilden aanleggen omdat we anders wel eens een hele fikse boete van de fiscus konden krijgen.

Daar ga je dus met je mooie plannen: aan de ene kant zijn er een paar medewerkers die de vrijheid niet aankunnen en aan de andere kant word je in een keurslijf gedwongen door de externe regelgeving. We moesten dus een vrije-dagen-administratie gaan voeren in een wereld waar we daar juist los van wilden komen. Wat dit met autonomie te maken heeft? In ieder geval dat wij er te gemakkelijk van zijn uitgegaan dat mensen de verantwoordelijkheid zomaar aankunnen om zelf hun vrije dagen bij te houden. En verantwoordelijkheid nemen is een van de belangrijke kenmerken van autonomie.

nog een voorbeeld
Wij regelden die eerste 10 jaar binnen e-office bijna niets waardoor iedereen eigenlijk van alles een beetje deed. Heel inefficiënt lijkt het in eerste instantie, maar ik vraag mij nu wel eens af of dat wel zo was. Het voordeel van alles een beetje doen is dat je jezelf ook voor alles verantwoordelijk voelt. Dus als er een propje op de vloer ligt raap je dat op, of je collega zegt daar iets over. Wanneer je de schoonmaak gaat regelen dan neem je daarmee de verantwoordelijkheid af van je medewerkers om je werkplek schoon te houden. Resultaat is dat je dat propje laat liggen.

Wat denk je dat het organiseren van innovatie en sales heeft gedaan met de mindset van mensen. Steeds minder mensen voelden zich (mede)verantwoordelijk voor innovatie en sales. Dat doen zij toch!?! Daar hoef ik toch niet over na te denken? Langzaamaan groeide de overhead en nam het verantwoordelijkheidsgevoel af.

afpellen
En op die manier schil je steeds stukje bij beetje de verantwoordelijkheden van medewerkers af waardoor je mensen overhoudt die door allerlei ondersteunende diensten overeind gehouden moeten worden. In principe ‘houden’ ze ook niet meer van elkaar en kunnen vooral aanwijzen wat er niet goed gaat. Gewoon omdat het niet meer tot je eigen verantwoordelijkheid behoort, je bent toch niet meer in control.

overal
En dat gebeurt niet alleen binnen bedrijven, maar ook in onze maatschappij. We zien het in de zorg, met je pensioen, verzekeringen, de banken, de overheid. Al deze instellingen hebben een deel van je eigen verantwoordelijkheid overgenomen. En bepalen dus ook een groot deel van jouw toekomst en geluk. Je bent niet meer in control, dingen gaan je overkomen. We hebben ons de afgelopen honderd jaar afhankelijk laten maken van instituten waardoor we maximaal productief konden zijn (in fabrieken). Is dat nou vooruitgang? Een tijdje wellicht, maar nu zeker niet meer. De instituten worden te groot, het gaat niet meer om jou maar om de toekomst van de instituten, en je kan niet meer bewegen omdat je binnen de regeltjes van de instituten moet opereren.

verantwoordelijk, tenzij
Dat is toch te gek voor woorden, het is ons leven! Nu zijn we de melkkoeien van instituties geworden. Moeten we nou met zijn allen de kont tegen de krib gooien? Nee natuurlijk niet. Maar ik denk dat we voor ons eigen geluk wel een belangrijk deel van de verantwoordelijkheden weer naar onszelf toe moeten trekken. En ja, hoeveel je zelf aan kan, dat zal voor iedereen weer anders zijn, en ja er zullen mensen zijn die zelfs nog meer ondersteuning nodig hebben dan ze nu krijgen. Het gaat mij om het principe. Liefst zelf verantwoordelijk voor je eigen leven, tenzij. En natuurlijk spreken we wel een paar regels af om met elkaar samen te kunnen leven en werken zodat we niemand benadelen.

autonomie
Nu even naar autonomie. In een wereld die steeds complexer wordt is het nodig om snel goede beslissingen te nemen. Om een goede beslissing te kunnen nemen heb je een aantal ingrediënten nodig: 1) een vraagstuk, 2) de juiste context, 3) de juiste experts om tot een goede oplossing te komen en 4) een omgeving die je in staat stelt om beslissingen zelfstandig te kunnen en mogen nemen. Je kunt dus zelf bepalen of je dit vraagstuk kunt oplossen of dat je iemand anders aanhaakt. Je neemt je verantwoordelijkheid om het vraagstuk aan te pakken en op te lossen. Wanneer je dat ook doet binnen de gestelde spelregels dat kan je spreken over autonomie.

Wanneer wij allen meer autonoom konden werken en leven, dan kan het niet anders dan dat we samen minder kosten maken, sneller handelen en uiteindelijk gelukkiger zijn. De grote vraag is natuurlijk wel hoe we daar gaan komen. Want een ding is mij wel duidelijk geworden: mensen laten lastige klusjes graag door iemand anders oplossen. Als iemand weet hoe we ons deze sleutel-vaardigheid voor een nieuwe wereld eigen maken, dan hoor ik dat graag.

hoe nu verder
Hebben we onze droom van 25 jaar geleden opgegeven? Nee, zeker niet. Alleen kan je achteraf zeggen dat we de mensen slecht hadden voorbereid op een organisatie waar je voor en met elkaar probeert om klanten zo gelukkig mogelijk te maken. Dat lukt alleen wanneer je mensen aan boord hebt die autonoom kunnen opereren en willen groeien in hun autonomie. En die groei moet de organisatie dan weer faciliteren, iets wat we in 1991 niet goed voor elkaar hadden.

Wij gaan zeker weer terug naar de situatie dat er steeds minder geregeld is binnen e-office, dat medewerkers steeds completer worden en zich daardoor meer verantwoordelijk voelen voor zichzelf en hun omgeving. Alleen zal de invulling van de organisatie er wel heel anders uitzien. In ieder geval gaat het alleen lukken wanneer iedereen ook volledig wordt ondersteund met de juiste context en expertise via onze e-office workspace, waardoor onze medewerkers volledig verbonden zijn met hun collega’s, informatie, doelstellingen en onze ‘why’.

 

elastiekjes en slimme organisaties

blogpost

elastiekjes en slimme organisaties

Een complex vraagstuk opdelen in kleine stukjes lijkt slim omdat je dan hanteerbare brokjes overhoudt. Hetzelfde lijkt goed te werken met complexe producten. Taylor wist dat al heel lang en introduceerde een nieuwe manier van organiseren. Hak iets wat complex

lees verder
samenspel van disciplines brengt je intranet in beweging

blogpost

samenspel van disciplines brengt je intranet in beweging

Deze week hebben we intensief kennis uitgewisseld met grote internationale organisaties tijdens de Intranet & Workplace Summit 2014 in Chicago. Deze bedrijven hebben meestal 100.000+ medewerkers. Denk hierbij aan Coca Cola, Wells Fargo, Kraftfoods, Cricket Wireless (AT&T), Capital Power Corporation,

lees verder
feedback