automatiseer zelf taken met Microsoft Flow

Microsoft Flow is een service van Microsoft om werkstromen (workflows) te maken om processen en taken voor diverse applicaties te automatiseren. En dat werkt heel eenvoudig. Voor zeer veel applicaties zijn connectoren beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld een mail versturen als er een document in een SharePoint bibliotheek geplaatst wordt, of een Facebook bericht publiceren als er een video in een bepaald Youtube kanaal wordt geplaatst.
Ook voor Dynamics 365 is er een connector. Randvoorwaarde voor het maken van flows met betrekking tot Dynamics 365 is uiteraard dat de organisatie gebruik maakt van Dynamics 365 en dat je daar toegang toe hebt.   

snelstart

In deze blog maken we een Flow om wekelijks een overzicht van nieuwe verkoopkansen (opportunities) te ontvangen. Een flow kun je helemaal zelf maken, maar je kunt ook uitgaan van een template (sjabloon). Dit laatste is eenvoudiger en biedt een snelle start; ook voor deze flow maken we gebruik van zo’n template.
Ga voor Microsoft Flow naar https://flow.microsoft.com/en-us voor de Engelstalige versie, of, voor de Nederlandstalige versie, naar https://flow.microsoft.com/nl-nl. We gaan hier verder uit van de Engelstalige versie. 

  1. In het zoekvlak staat Find a template of connector to start with, vul hier in: Dynamics en druk op Enter. 
  2. Er verschijnt een overzicht met Flow-templates die met Dynamics 365 te maken hebben. Kies hier de template: Receive a weekly summary of new Dynamics 365 opportunities.  
  3. Op het volgende scherm staat enige uitleg over dit template. Kies: Use this template 
  4. Als je nog niet aangemeld bent, kun je je nu registreren of aanmelden. Aanmelden kan met je Office 365 account. 
  5. Na het aanmelden verschijnt een scherm met de gekozen template en de connectors die daarvoor gebruikt worden: 

 

 

  1. Kies, als de connecties goed zijn (ze zijn voorzien zijn van een groen vinkje of er staat niets), voor Continue 
  2. Hierna verschijnt de flow met de afzonderlijke stappen van de flow: 

 

 

Veel van de stappen zijn al met default waarden gevuld, maar dit kan uiteraard worden aangepast. 

In de eerste stap Recurrence staat bijvoorbeeld hoe vaak en wanneer de mail verzonden moet worden, de default is elke 7 dagen (vanaf nu).  

In dit geval kiezen we in de 3e stap (List records) de Dynamics 365 organisatie als deze nog niet is ingevuld:  

  1. klik in de 3e stap bij Organization Name in het zoekvlak 
  2. kies de juiste organisatie (meestal zal dit maar 1 zijn) 

We laten de andere waarden even zoals ze zijn, maar uiteraard kun je de flow later aanpassen. 

Druk op Save om de flow op te slaan. 

Als de flow goed is, zal deze vrijwel gelijk starten en ontvangt u een mail met het gevraagde overzicht. De flow is gereed! 

De flows die je maakt, kun je binnen Microsoft Flow terugvinden onder My Flows. In het onderstaande voorbeeld zie je de zojuist gemaakte flow, met daarbij onder andere de mogelijkheid om de flow uit te zetten, te bewerken of te delen met collega’s. 

 

feedback