Vereniging Eigen Huis migreert naar SharePoint 2010

samenwerken en kennisdelen binnen een social platform vormt de uitdaging voor de toekomst

Vereniging Eigen Huis (VEH), consumentenorganisatie voor eigenwoningbezitters koos in 2007 als een van de eerste organisaties in Nederland voor het SharePoint-platform (Microsoft Office SharePoint Server 2007, red.). Onlangs besloot VEH te migreren naar SharePoint 2010. SharePoint 2010 biedt namelijk meer social-functionaliteiten, zoals samenwerken binnen projectteams en het delen van kennis en expertise via my-sites.
Wij spreken met Radboud Verhoeven, projectmanager bij Vereniging Eigen Huis, over de strategische keuze voor SharePoint en de inzet van dit platform binnen de organisatie.

Verhoeven: ‘Meer integratie, dat is een van de belangrijkste redenen voor de migratie van onze oude SharePoint omgeving (op basis van MOSS2007) naar SharePoint 2010. SharePoint 2010 integreert goed met Office 2010, waarvan we sinds kort ook gebruikmaken. Niet alleen de integratie is belangrijk. Ook de sociale functionaliteiten van dit platform spelen een rol. We gebruiken SharePoint nu nog vooral als applicatieplatform. Maar het zal veel meer een interactieve werkomgeving worden, waarin samenwerken en kennisdelen centraal staan.’

impact-analyse
‘Om complicaties tijdens de migratie zoveel mogelijk te beperken, startten we met een proefmigratie’, vertelt Verhoeven. ‘Op deze manier konden we goed achterhalen hoe groot de impact zou zijn van de migratie. Die bleek niet groot te zijn, er waren namelijk maar weinig functionaliteiten die niet automatisch mee konden in de migratie. Binnen enkele weken konden we onze omgeving overzetten.’

faciliteren van workflows binnen SharePoint portals
Het SharePoint-platform biedt de mogelijkheid om portals te ontwikkelen voor het faciliteren van activiteiten en workflows. Verhoeven vertelt: ‘Een voordeel van SharePoint is dat je snel nieuwe portals kan bouwen. Zo werken we op dit moment onder meer aan een contractenportal, waarin we alle contracten met onze leveranciers beheren en workflows zijn ingesteld voor het accorderen van nieuwe contracten. Een ander initiatief is de ontwikkeling van een bouwkundigen-portal, voor onze bouwkundig-adviseurs. Wij werken, verspreid over het hele land, met 130 ZZP’ers die de inspectie en keuringen uitvoeren voor gebouwen. Door het opzetten van dit portaal, wordt het voor ons eenvoudiger om de planning en financiële afhandeling van keuringen met hen te organiseren.’

kennis van techniek
‘We hebben zelf flink wat SharePoint kennis in huis. Maar voor het uitvoeren van specialistische projecten, zoals de migratie en de bouw van de contractenportal, werken we graag samen met een partner. e-office heeft veel SharePoint expertise en kent de kneepjes van het vak,’ aldus Verhoeven.  

samenwerken aan een social platform
Naast de techniek, heeft ook adoptie een belangrijke focus in de aanpak van e-office. Verhoeven ziet met e-office graag de samenwerking aan onder meer de inzet van SharePoint als social platform en de adoptie van deze nieuwe manier van werken onder de medewerkers.
Verhoeven zegt: Allereerst willen we zorgen voor meer interactie op het Intranet, in plaats van alleen zenden van informatie door de communicatie-afdeling. We willen met elkaar kunnen samenwerken aan projecten binnen SharePoint. Medewerkers moeten ontdekken dat zij zelf kennis kunnen delen op het Intranet. Daarin gaan we ze begeleiden.
Binnen VEH komt steeds meer vraag om thuis te kunnen werken, of onderweg middels bijvoorbeeld de iPad. Daarom zijn er ook plannen om het Intranet zo in te richten, dat thuiswerken ook mogelijk wordt en willen we de omgeving beschikbaar maken voor de iPad. e-office heeft daar een eigen visie op én de expertise in huis om dit project op te zetten. We zullen hen dan ook om advies vragen bij deze nieuwe ontwikkelingen.’