Syntrus Achmea Vastgoed speelt met MobileIron in op de kansen van BYOD
Beleggen, financieren en ontwikkelen zijn de drie pijlers die Syntrus Achmea Vastgoed drijft. Ook de ontwikkelingen in de markt, en binnen de eigen organisatie, spelen een belangrijk rol voor de bedrijfsvoering, zoals de aanpak voor een Bring Your Own Device (BYOD) policy. Karen de Fouw, project coördinator, Rene Fase, applicatiebeheerder en Jelle Kamma, IT beheerder, allen werkzaam bij Syntrus Achmea Vastgoed, vertellen over hoe zij in staat waren snel in te spelen op de toenemende vraag voor BYOD vanuit de organisatie.

bring your own
De tijd dat IT bepaalde welke hardware en software binnen de organisatie gebruikt wordt, lijkt steeds vaker tot het verleden te behoren. Organisaties worden geconfronteerd met een generatie medewerkers die graag zelf bepaalt met welke producten zij werken. Daarmee neemt ook het belang van een heldere BYOD policy binnen de organisatie toe.

tijd-, plaats en device onafhankelijk werken
Ook de IT-afdeling van Syntrus Achmea Vastgoed kreeg vanuit de organisatie steeds vaker de vraag om zakelijk gebruik te kunnen maken van tablets en smartphones (als iPad, iPhone en Android). De veranderingen in de mobile strategie van Syntrus Achmea Vastgoed is ontstaan vanuit een bredere ontwikkeling, namelijk de invoering van Het Nieuwe Werken.

Fase: ‘Syntrus Achmea Vastgoed en e-office werken al langer samen. e-office is onze partner voor IBM Lotus Notes en BlackBerry. De ontwikkelingen van onze organisaties gaan aardig gelijk op. Wij zien dat de veranderingen in de markt (zoals Het Nieuwe Werken) steeds meer invloed krijgen op onze bedrijfsvoering en daarom vroegen we e-office om ons te voorzien van advies.
De vraag die vanuit onze medewerkers komt, is vrij concreet: hoe kan ik thuiswerken met een apparaat naar keuze? Privé beschikken veel medewerkers over een eigen pc, laptop of tablet. Ze willen de vrijheid hebben te werken op een tijd en plaats die hen schikt. Ook maken we binnen de organisatie zakelijk gebruik van verschillende typen smartphones, zoals iPhone en BlackBerry. Al gauw kreeg ons gesprek met e-office dan ook een andere wending en vertelden zij ons over de mogelijkheden die MobileIron biedt.’

MobileIron quick win voor BYOD
Het Amerikaanse product MobileIron stelt organisaties in staat iPhones, iPads en Android devices op een veilige manier te koppelen aan het bedrijfsproces en ze op afstand te beheren.
De Fouw: ‘We zagen direct de toegevoegde waarde van MobileIron voor onze organisatie. Het biedt ons een oplossing om snel het tijd-, plaats- én device onafhankelijk werken mogelijk te maken én beheersbaar te houden. Want met MobileIron kun je bij verlies of diefstal de inhoud van de tablet of smartphone op afstand wissen.'
Kamma is blij met de snelle doorlooptijd van de implementatie: ‘Binnen 14 dagen was de nieuwe omgeving ‘up and running’. We zijn nu bezig de omgeving nog verder te verfijnen.’

veiligheid versus toegankelijkheid
BYOD betekent nu vaak nog dat een medewerker privé een tablet of smartphone aanschaft en deze zakelijk wil gebruiken. Fase geeft aan: ‘Medewerkers moeten een veiligheidscode op hun apparaat installeren, voordat ze kunnen beschikken over toegang tot de bedrijfstoepassingen en gegevens. Dit vormt soms een drempel. Maar het is belangrijk om bedrijfsgegevens veilig en beheersbaar te houden. We zien nu al dat het enthousiasme bij de medewerkers die de veiligheidscode installeerden - en dus zakelijk gebruikmaken van bijvoorbeeld hun iPad - zo groot is, dat de drempel bij anderen steeds lager wordt.'

beheersbaar houden van applicaties
Kamma: ‘Een ander interessant voordeel van MobileIron is de  Enterprise Appstore voor organisaties, waaraan je inhouse applicaties kunt toevoegen en waarmee je applicaties aan medewerkers kunt aanbevelen. Je helpt collega’s zo snel op weg; ze hoeven niet te zoeken en je voorkomt een ratjetoe aan verschillende applicaties die binnen de organisatie gebruikt worden.’

Betekent dit dat medewerkers geen privé apps op hun smartphone en tablet mogen installeren? ‘We zijn momenteel bezig een gebruikersovereenkomst op te stellen om de juridische kant goed in te richten,’ zegt Fase. ‘Als de tablet of smartphone privé is aangeschaft, kan je het gebruik van privé applicaties niet verbieden. Maar voor de zakelijke apparaten mogen we wel een beleid voeren en is het dus niet toegestaan zonder toestemming applicaties te installeren.’

kritisch en korte lijnen maken samenwerking eenvoudig
De Fouw waardeert het open en eerlijke, maar ook kritische karakter van e-office: ‘De lijnen met e-office zijn kort en dat maakt de samenwerking prettig. We maken dezelfde ontwikkelingen door, en maken dan ook graag gebruik van de expertise en het advies van e-office bij nieuwe ontwikkelingen in de markt.’

Het Nieuwe Werken toekomstmuziek?
Het Nieuwe Werken is een actueel thema bij Syntrus Achmea. De Fouw geeft aan dat zij dit project stap voor stap oppakken en eerst op zoek gaan naar de quick wins, zoals de implementatie van MobileIron. ‘Het Nieuwe Werken vergt een verandering in de mindset van medewerkers en een cultuuromslag binnen de organisatie. En dat heeft tijd nodig,’ aldus de Fouw.