de provincie Noord-Brabant richt blik op Bring Your Own DeviceMobileIron en e-office bieden veilig en beheersbaar management van de mobiele omgevingDe overheid focust de komende jaren op Het Nieuwe Werken. Dit brengt ook andere thema’s met zich mee, zoals het faciliteren van de IT-infrastructuur. De provincie Noord-Brabant maakt zich op voor een nieuwe manier van werken, waarbij onder meer het terugdringen van het papierverbruik de aanleiding vormde om de IT- en mobiele infrastructuur te flexibiliseren. Samen met e-office werken zij aan een Bring Your Own Device-beleid voor het ambtelijk apparaat en de Statenleden. We hebben een gesprek met Martin Kuijl, projectmanager IT bij de provincie Noord-Brabant, over hun aanpak in de realisatie van dit beleid.
BlackBerry-partnerDe provincie staat voor Brabant en de Brabanders. In hun belang neemt de provinciale organisatie initiatieven om maatschappelijke vragen op te lossen. Die vragen liggen op het terrein van ruimte, economie, milieu, mobiliteit en cultuur. Zo voert de provincie taken uit die te klein zijn voor het Rijk en te groot voor gemeentes. (bron
www.brabant.nl)
Martin Kuijl is binnen de provincie verantwoordelijk voor diverse IT-gerelateerde projecten, zoals de invoering van het ‘papierloos en digitaal werken met iPads’ voor de Statenleden en de verhuizing van het datacenter. Kuijl werkt vanuit zijn rol al een aantal jaren samen met e-office: ‘Toen ik startte bij de provincie, was de invoering van de BlackBerry smartphone een belangrijk thema. We hadden zelf niet de juiste expertise in huis en ook niet de wens deze op te bouwen. We vonden in e-office een partner met veel kennis van en ervaring met BlackBerry-projecten.
support vanaf de eerste lijn‘e-office zette onze BlackBerry-infrastructuur op en trainde de gebruikers,’ vervolgt Kuijl.‘ Ook verzorgen zij het support van onze omgeving vanaf de eerste lijn.
Voor ondersteuning kunnen onze medewerkers terecht bij het Dienstenplein. Het Dienstenplein faciliteert al het support binnen het provinciegebouw voor onder meer facilitair, het wagenparkbeheer en IT. Voor het indienen van een call kunnen medewerkers bellen naar een speciaal telefoonnummer, waarmee zij direct contact hebben met e-office e-vailable (het support- en beheerteam van e-office, red).’
Mobile Data Alerter maakt bewustKuijl: ‘We vinden het belangrijk dat medewerkers bewust omgaan met het verbruik van mobiele data. De e-office Mobile Data Alerter voor de BlackBerry geeft een waarschuwing als je over je data-limiet heen dreigt te gaan. We willen binnen de organisatie een Bring Your Own Device (BYOD) beleid gaan voeren, waarbij dit ook een belangrijke rol speelt.
een business case voor papierloos werken‘Het thema papierloos en digitaal werken speelt vanaf begin 2011 bij de provincie,’ vertelt Kuijl. ‘Vanuit de Statenleden kwam de wens om papierloos te gaan werken met iPads. Op vrijdag krijgen alle Statenleden de zogenoemde ‘vrijdagmiddagkoffer’ mee naar huis. Dit waren tot voor kort stapels papieren waarmee de Statenleden het werk voor de aankomende werkweek voorbereidden. De stukken verspreiden we nu steeds vaker digitaal via de iPad, daarmee hebben we het papierverbruik aanzienlijk verminderd. ‘
managementtool MobileIronKuijl zegt over de keuze voor MobileIron: ‘De invoering van de iPads bracht een ander thema met zich mee, namelijk het beheer van deze omgeving. Dat moet zowel veilig als eenvoudig beheerbaar zijn. Via e-office maakten we kennis met MobileIron, een krachtige managementtool waarvoor e-office ook het support kan oppakken.’
delen van tips en tricsKuijl: ‘Niet alleen een beheersbare managementtool is belangrijk voor het succesvol invoeren van het digitaal werken, ook moet de gebruiker met de nieuwe oplossing kunnen werken. Daarom promoten we vooral het delen van kennis en tips en trics met elkaar. Daarnaast volgde een aantal mensen een gebruikerstraining van e-office, die we organiseerden tijdens de uitrol van de iPads.’
voortgang van het BYOD beleid‘Het BYOD thema kwam pas echt van de grond na uitrol van de iPads aan onze Statenleden,’ zegt Kuijl. Het ging daarbij niet alleen om het beschikbaar stellen van iPads. BYOD staat bij ons voor het mogen én kunnen gebruiken van je eigen smartphone voor zakelijke doeleinden. Een medewerker schaft zelf een smartphone aan, wij faciliteren het abonnement. We ondersteunen, naast de BlackBerrry smartphones, ook al enkele iPhones.
We zitten midden in het proces. Het BYOD-beleid richten we op dit moment alleen nog op het ambtelijk apparaat (uiteindelijk 1400 gebruikers), later gaan we dit waarschijnlijk ook inzetten voor de Statenleden. We kwantificeren nu de kwesties binnen het beleid als regelgeving en het opzetten van een fair-use policy. e-office voorziet ons hierin van advies. Uiteindelijk zullen we geen gebruik meer maken van DECT-toestellen en zal het gebruik van Gsm-toestellen (dat wordt vervangen door het gebruik van smartphones, red.) binnen de provincie aanzienlijk verminderen.’
hands-on samenwerking‘De samenwerking met e-office vind ik erg prettig’, zegt Kuijl. ‘We hebben beiden een hands-on mentaliteit en zijn vooral gestart met ‘doen’. Dit houdt wel in dat je goede afspraken met elkaar moet maken over de exacte inhoud van het beheer.’
Het Nieuwe Werken heeft de toekomstHet Nieuwe Werken leeft bij de provincie Noord-Brabant. Zo stelt het provinciehuis bijvoorbeeld de locatie beschikbaar voor seminars over Het Nieuwe Werken voor derden. Kuijl vertelt dat ook de provincie binnenkort overgaat op een nieuwe manier van werken. Kuijl: ‘Het provinciehuis wordt gerenoveerd, het nieuwe pand wordt helemaal ingericht volgens Het Nieuwe Werken. Zo zijn er straks flexwerkplekken, is Wifi beschikbaar in het gehele pand, en wordt virtueel werken mogelijk. Momenteel kunnen al 600 van de 1500 medewerkers vanuit andere locaties dan het provinciegebouw werken.’